Das Sahnehäubchen auf dem Content

    Autor – Lucas Schnabel, Business Development Manager, Canto GmbH

    Gutes Marketing setzt gute Inhalte voraus. Entsprechend investieren Unternehmen viel Zeit, Energie und Geld in die Erstellung hochwertiger Inhalte, die zu Wertgegenständen, zu sogenannten „digitalen Assets“ werden. Im weiteren Verlauf werden diese Assets dann genutzt, um Kunden zu gewinnen, die eigene Marke zu positionieren und Aufmerksamkeit zu erzeugen. In der Praxis ist es deshalb wichtig, die Inhalte schnell zu publizieren, eine reibungslose Distribution zu gewährleisten und die Inhalte einfach und effektiv für sämtliche Marketingkanäle nutzen zu können.

    Content Management Systeme (CMS) sind verbreitet und haben sich für die Online-Publikation von digitalen Inhalten bewährt. Mit der Organisation großer Mengen von Mediendateien sind sie jedoch überfordert. Hier kommt Digital Asset Management (DAM) ins Spiel – eine Technologie, um digitale Inhalte dem ganzen Unternehmen zur Verfügung zu stellen. Als zentrales Repository unterstützt ein DAM die Arbeit aller Mitarbeiter und aller Systeme und ermöglicht es Unternehmen, die Herausforderungen bei der Nutzung und Verbreitung digitaler Inhalte systematisch anzugehen und zu meistern.

    Herausforderung: Content Marketing & CI

    Den Wert digitaler Inhalte maximieren
    Je mehr Menschen und Systeme in einer Organisation mit den gleichen Mediendateien arbeiten, desto schwerer wird es, den Überblick zu behalten. Wichtige Dateien liegen häufig verstreut auf Desktop-Festplatten und Netzwerklaufwerken – dadurch entstehen unnötige Duplikate und verschiedene Varianten, die es Mitarbeitern schwer machen, die benötigte Version einer Datei zu identifizieren.

    Eine Digital Asset Management-Lösung bietet ein durchdachtes Metadaten-System, das mit Such- und Filterfunktionen hilft, digitale Inhalte besser zu finden und besser zu nutzen. Der Kerngedanke eines DAM besteht darin, Dateien über den gesamten Lebenszyklus zu begleiten: Von der Erstellung über den Approval-Prozess bis zur Verbreitung. Auch das „Recyceln“ von Content für neue Marketing-Materialien ist mit einem DAM effizienter. Wenn zum Beispiel ein neues Produkt-Bundle beworben werden soll, kann sich der Grafiker direkt im Katalog bei archivierten Bildern bedienen, um eine neue Anzeige zu entwerfen. Die Organisation der Inhalte in einem Digital Asset Management sorgt dafür, dass die richtige Datei immer zeitnah griffbereit ist.

    Verbreitung über verschiedene Kanäle
    Digitale Inhalte werden typischerweise über mehrere Kommunikationskanäle verbreitet und genutzt. Das bringt zahlreiche Herausforderungen mit: Ist die Verwendung in verschiedenen Medien überhaupt von der Content-Lizenz abgedeckt? Befinden sich veraltete Fotos auf den Unterseiten der Website? Welche PowerPoint-Präsentation enthält die schon vom Management freigegebenen Diagramme?

    Ein Digital Asset Management-System kann durch eine Integration in das CMS Unternehmen nicht nur dabei unterstützen, Fotos, Dokumente oder Videos zu publizieren – es kann auch die Nutzung optimieren. Über den Verwendungsnachweis kann ein DAM etwa Auskunft darüber geben, in welchen Broschüren oder auf welchen Webseiten bestimmte Bilder verwendet wurden. Gleichzeitig kann es Web-Redakteure über auslaufende Lizenzrechte von Stockfotos alarmieren. Viele Aufgaben wie die Konvertierung großformatiger Fotos für die Ausgabe in verschiedenen Web- oder Print-Formaten können darüber hinaus durch Digital Asset Management vollständig automatisiert werden – wenige Klicks reichen zur Publikation, während sich das DAM um die Content Delivery der PowerPoint-Folien, Fotos oder Videos für das jeweilige Endgerät kümmert.

    Customer Experience und Time-to-Market
    Es gibt ständig neue Kanäle, auf denen Brand-Engagement erzeugt werden kann – aber nur wenn diese zeitnah bedient werden, ist es möglich, die eigene Marke gezielt zu positionieren. Die Zeit ist ein entscheidender Erfolgsfaktor, um die Kommunikation der Marke aktiv zu gestalten – langwierige Arbeitsprozesse sind hier ein Wettbewerbsnachteil.

    Durch schlankere und effizientere Workflows hilft Digital Asset Management der Marketing-Abteilung, schneller zu sein. Digitaler Content gelangt mit wenigen Klicks auf die Webseite und steht zeitnah für die Distribution über andere Kanäle bereit. Fotos werden zum Beispiel direkt über das DAM an das CMS ausgeliefert – gesperrte oder veraltete Bilder gelangen so gar nicht erst in Umlauf. Ein DAM sorgt dafür, dass der Markenauftritt konsistent gestaltet ist und dass Unternehmen zeitnah auf neue Anforderungen reagieren können.

    art3_bild2DAM – Repository für digitale Inhalte

    Digital Asset Management – zentrales Repository

    Das Prinzip eines Digital Asset Management-Systems beruht darauf, immer die „Hoheit“ über die Dateien zu behalten und so jeden Arbeitsschritt zu begleiten. Durch eine Integration in das Content Management System, wird ein DAM der ideale Partner für Online-Publishing. Dies kann technisch auf verschiedene Arten realisiert werden.

    Verwendung der Assets direkt im CMS
    Je nach Typ des eingesetzten Content Management Systems, variiert auch die Funktionsweise der Integration und deren Feature-Umfang. Die Variante mit der bestmöglichen User Experience ist die Einbindung eines eigenen Asset-Browsers direkt in das CMS – über die Oberfläche innerhalb des CMS kann der Anwender so direkt im gewohnten Backend die benötigte Datei aus dem Asset-Katalog des DAM auswählen. Im Hintergrund kümmert sich die Integration um die Weitergabe der Inhalte und aller relevanten Metadaten an das CMS. Die Kommunikation zwischen DAM und CMS findet über die RESTful WebServices-Technologie statt.

    Eine andere Variante besteht darin, die beiden Systeme über das externe Publishing-Portal mit einander zu verbinden. Auch bei diesem Lösungsweg können Benutzer aus dem CMS heraus den Katalog des DAM durchsuchen und Dateien zur Nutzung auswählen. Anders als in der zuerst vorgestellten Variante funktioniert die Rückkopplung an das DAM hier über die Callback-Funktion des Digital Asset Management-Systems. Welche Metadaten an das CMS weitergereicht werden, variiert je nach eingesetzter Software und Unterstützung des Herstellers.

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    Zentrale Recherche im Katalog des DAM

    Duplikate vermeiden: Asset-Links vs. Asset-Kopien

    In tagtäglichen Marketing-Workflows stellen Duplikate ein echtes Problem dar. Zum einen, weil sie Speicherplatz verschwenden, vor allem aber auch, weil sie Arbeitsprozesse extrem verlangsamen. Ein DAM als zentrale Content-Quelle hat die Aufgabe, identische Kopien von Dateien zu vermeiden. Je nach eingesetztem CMS und Integration ist es deshalb effizienter, nicht das Asset selbst an das CMS weiterzugeben, sondern einen Asset-Link. Eine Grafik oder ein Foto, das über das CMS in einem Blog-Artikel eingebettet wurde, kann dann durch die Aktualisierung des Assets im DAM automatisch auch im CMS aktualisiert werden.

    Die Weitergabe erfolgt bei einem Asset-Link in Form einer Http-URL an das CMS, über die direkt auf das Asset im DAM zugegriffen wird. Somit wird nicht nur sichergestellt, dass immer die aktuellste Variante einer Datei online verwendet wird – die Auslieferung von Fotos, deren Lizenzen abgelaufen sind, kann durch das DAM von vornherein verhindert werden. Die Vermeidung von Duplikaten spart nicht nur Zeit, sondern schafft auch mehr Sicherheit und Kontrolle bei der Arbeit mit digitalen Assets.

    Zusatzfunktion: Verwendungsnachweis ablegen
    Im DAM kann – unabhängig von der verwendeten Einbindungsvariante – ein entsprechender Verwendungsnachweis zu dem Asset abgelegt wird. Dieser Nachweis kann eine einfache boolesche (true/false) Information sein oder komplexere Datenstrukturen umfassen wie z.B. Datum, Benutzer, CMS-Referenz, etc. Außerdem ist es möglich, die Verwendungs-Historie als Tabelle zu protokollieren.

    Aktualisierung und Änderung von Metadaten
    Wenn sich im DAM Metadaten ändern, die bereits im CMS verwendet werden, kann das CMS über die Änderung informiert werden. Falls gewünscht, können die Änderungen auch direkt übertragen werden – oder bestimmte Funktionen auslösen. So kann ein Bild automatisch von der Webseite genommen werden, wenn die Lizenz ausgelaufen ist. Auch das Löschen eines Assets kann über diese Technologie an das CMS weitergegeben werden.

    Fazit

    Unabhängig davon, wie die Integration von Content Management System und Digital Asset Management technisch gelöst wird – die gemeinsame Verwendung der beiden Lösungen ist eine wertvolle Unterstützung für Unternehmen, ihre digitalen Inhalte effizient zu nutzen und über verschiedene Onlinekanäle auszuliefern.

    Der klare Vorteil einer Integration ergibt sich aus der nachhaltigen Verbesserung tagtäglich ausgeführter Workflows wie der Redaktion von Webseiten und der Aktualisierung von Fotos auf Webseiten. Über den direkten Zugriff auf ein gemeinsam genutztes und intelligent designtes Bild-Archiv finden Web-Redakteure nicht nur schneller den richtigen Content – mit dem durchdachten Organisationssystem werden auch viele typische Fehler abgefangen. Unternehmen können durch die Einführung einer integrativen Media Asset Management-Lösung ihre Workflows zielsicher optimieren, effektives Content-Marketing betreiben und einen einheitlichen Markenauftritt sicherstellen.

    www.canto.com/de/

    Lucas Schnabel, Business Development Manager, Canto. Digitale Inhalte auf intelligente Weise zugänglich machen – dies bietet Canto als führendes Unternehmen im Bereich Digital Asset Management. Canto bietet skalierbare Software und Dienstleistungen, die auf die Anforderungen der Kunden zugeschnitten sind und die sich nahtlos an die vorhandene Infrastruktur anpasst. Canto betreut in Kooperation mit einem globalen Partnernetzwerk mehr als 2.500 Kunden