Dokumente? Social? Semantik?

Was braucht das Business wirklich?

Claudia Baumer, Marketing Communication Manager, intelligent views gmbh
Bruno Schliersmair, Geschäftsführer, MindSeeds

Betrachtet man Enterprise Collaboration- und Social Business-Ansätze, sind sie im Prinzip klassische Wissensmanagement-Ansätze, die den Zweck verfolgen, konkrete Probleme im Unternehmen durch Wissensaustausch und -bereitstellung zu lösen und eine einfachere und effizientere Zusammenarbeit zu gewährleisten. Doch mit dem Stichwort Wissensmanagement assoziieren die meisten Mitarbeiter umfangreiches Dokumentieren, das Ausfüllen von Formularen im Intranet und vor allem einen Mehraufwand, der zunächst keinen unmittelbaren eigenen Nutzen erkennen lässt.

Der Grund: Viele Wissensmanagementsysteme setzen voraus, dass einzelne Benutzer ihr Wissen formalisieren. Erfahrungswissen soll in Textform niedergeschrieben und zusätzlich noch vordefinierten Kategorien oder Tags zugeordnet werden. Der Schritt der Externalisierung und Formalisierung zwingt Nutzer darüber hinaus nicht nur dazu, ihr Wissen systematisch zu dokumentieren, sondern auch die möglichen Rezipienten zu berücksichtigen. Das impliziert Fragen, die nichts mit den Inhalten zu tun haben: Wie viel Wissen kann man voraussetzen? Anhand welches abstrakten Beispiels man den Fall erklären? Sind die Erläuterungen auch für Nicht-Spezialisten verständlich? Die Aufforderung, Wissen zu dokumentieren, wird somit meist in der Form wahrgenommen, als müsste eine Formel oder ein Patentrezept aus dem eigenen Vorgehen abgeleitet (Deduktion) und breitgestellt werden, so dass die Dokumentation dann 1:1 auf andere Anwendungsszenarien übertragen werden kann (Induktion).

Social Media als Alternative zum klassischen Wissensmanagement

Bei Social-Software ist der Grundsatz ein anderer und dies ist vermutlich auch der Grund, weshalb sie so beliebt ist. Die Zahlen sprechen für sich: Über 80 Prozent der Unternehmen, die in der BITKOM Studie „Social Media in deutschen Unternehmen“ [1] befragt wurden, setzen auf den Einsatz von Sozialen Netzwerken wie Xing oder Facebook. Der Vorteil: Im Gegensatz zu klassischen Wissensmanagement-Anwendungen können Nutzer auf einfache Art Informationen bereitstellen und müssen sich kaum an formale Regeln halten.

Dieses Prinzip der „Einfachheit“ wurde auch auf den internen Unternehmenskontext übertragen – und der Einsatzbereich von Social Tools ist mittlerweile vielfältig: Chats, Microblogging, Activity Streams, Blogs, Communities, Wikis, Foren, öffentliche oder private Gruppen bringen das mit, was die Nutzer bereits aus ihrem privaten Umfeld kennen: Man dokumentiert dabei nicht, wie man ein Problem unter allem möglichen Umständen lösen kann, sondern man beschreibt, was man in diesem konkreten Fall unternommen hat – ohne Anspruch, dass Andere diese Information verwerten können. Zu den Aktivitäten gehört darüber hinaus, ganz selbstverständlich Tags zu vergeben und auf diese Weise für die Auffindbarkeit der Inhalte zu sorgen. Eines also eint also alle Social Media-Tools: Sie „leben“ und sie agieren in einem fortwährenden, fortlaufenden Stream.

Semantik als Lösung für das Problem der Auffindbarkeit

Traditionell setzen semantische Netze die Business-Objekte (Projekte, Abteilungen, Kunden, Lieferanten, die Produktionsgüter usw.) eines Unternehmens miteinander in Verbindung. Diese werden über sogenannte Relationen miteinander vernetzt: Die Abteilung xy „beschäftigt Mitarbeiter“ Müller, der „betreut“ den Kunden K, der wiederum „wird beliefert mit“ Produkt P. Produkt P wiederum „ist zusammengesetzt“ aus dem Modul M („ist selbsproduziert“) und Modul L („ist fremdproduziert“), welches „wird zugliefert von“ Lieferanten Z usw.

So ergibt sich ein Geflecht, das nichts anderes ist, als ein Index, eine Datenbank, die in der Lage ist, die bereits vorhandenen strukturierten wie unstrukturierten Daten zu interpretieren (und zwar aus ihrem jeweiligen Sinnzusammenhang heraus). Dies erleichtert die Suche über die vorhandenen Datenbestände erheblich und erlaubt zudem eine kontextsensitive generische Bereitstellung passgenauer Informationen als Push-Service.

Tags: neue Inseln in der Informationslandschaft?

Wie stellt sich die Informationslandschaft eines Unternehmens nun dar? Die vorhandenen Informationsbestände werden in Social-Software-Anwendungen zwar durch ergänzt Tags, doch ergeben diese üblicherweise eine relativ lose, nicht zusammenhängende Struktur ohne formalen Sinnzusammenhang. Selbst wenn Systeme versuchen, mit relativer Ordnung zu arbeiten (z.B. über Tag-Vorschläge), hat man es meist mit Tag-Clouds zu tun, die nicht in der Lage sind, inhaltliche Sinnzusammenhänge zwischen den einzelnen Annotationen abzubilden.

Klassische Suchmaschinen stehen hier vor einer schwierigen Aufgabe, denn eine wirkliche Integration ist in der Regel zu aufwändig. Somit wird die Suche über die neuen Systeme üblicherweise ausgeweitet und im besten Falle werden die vergebenen Tags über eine Volltextsuche gefunden. Ein semantisches Netz hingegen kann an dieser Stelle sehr viel mehr beitragen: Es kann die in den Social-Software-Anwendungen vergebenen Tags mit in seine Struktur einbeziehen und so interpretierbar machen. Bei jeder über ein semantisches Netz ausgeführten Suche wird somit eine Mischung aus Bestandsinformation und der „Social Documentation“ angeboten.

Mind Map-Tags als Grundlage des Informationsnetzes

So viel versprechend die Kombination von schnellem „Social“ mit erprobter Semantik ist, die meisten Social-Software-Anwendungen sind dafür (noch) nicht gerüstet. Auch die bereits angedeutete „immer ist alles im Stream“-Problematik von Social-Software-Anwendungen ist so noch nicht gelöst, denn der fortwährende Informationsstrom bedarf immer einer aktiv vom Nutzer ausgeführten Suche – und bietet nicht automatisch Informationen am „Point of Demand“ an. Allerdings kommen immer mehr Lösungen auf den Markt, die dieses Problem adressieren.

Der vorgestellte Lösungsansatz zeigt nun auf, wie Informationen mithilfe von „Mind Maps“ genutzt werden können. Mind Mapping wurde in den 70er Jahren von Tony Buzan entwickelt und gilt seitdem als gehirngerechte Methode für Visualisierungs- und Kreativtechniken. Sie unterstützt beim Festhalten, Strukturieren und Kombinieren von Gedanken und wird deshalb sehr häufig bei kreativen Prozessen und zur Ideenfindung verwendet. Die Struktur von Mind Maps zeigt darüber hinaus den Sinnzusammenhang von Stichwörtern auf und macht somit die vielfach als mühevollen Mehraufwand empfundene Dokumentation über rein textuelle Beschreibungen obsolet – denn Stichwörter sind schnell und einfach vergeben. Jedoch: In der Praxis werden diese Tags nicht systematisch eingesetzt.

An diesem Punkt setzt die Lösung „MindSeeds“ an und fügt Arbeitswerkzeug, Indexierung und Suche zusammen. Durch Verknüpfung einzelner Mind Maps werden diese zu einem großen „Wissensnetz“ zusammengeführt und durch jeden neuen Eintrag in einer Mind Map wächst dieses im Hintergrund. Für den Benutzer zeigt sich das Werkzeug allerdings als „normales“ Mind Mapping-Tool. Bereits während des Erstellungsprozesses werden die Inhalte einer Mind Map (die Tags) vom System indexiert. Dieser Index gleicht sich mit dem im Hintergrund liegenden semantischen Wissensnetz ab und prüft dies auf passende Inhalte.

art2_bild1Ergänzung einer Mind Map – Vorschläge

Semantische Interpretation der Baumstruktur

Die Wissensnetz-Tag-Basis kann über Importe vorbefüllt werden. Das Taggen selbst ist Teil des Bearbeitungsprozesses der Mind Map und kein zusätzlicher Schritt bei Fertigstellung eines Dokumentes – und somit kein realer oder gefühlter „Mehraufwand“ für den Nutzer.

Die Tags werden dabei nicht, wie üblich, auf das „Dokument“ bezogen, sondern auf den Knoten in der Mind Map. Über die Baumstruktur der Mind Map wird zudem ermittelt, wie die verschiedenen Tags zueinander stehen. Diese Kombination erlaubt es dem System, die Semantik der Suchanfrage zu „interpretieren“ und kann so bessere Suchergebnisse liefern. Durch typeahead und semantische Suche werden auch Synonyme identifiziert.

Kontextsensitives Informationsangebot im Wissensnetz

Während des Arbeitsprozesses wird von Beginn an über die gesamte Netzstruktur nach ähnlichen und relevanten Inhalten im Wissensnetz gesucht, die dann in Form von Kontextinformation angezeigt werden. Wichtig ist dabei, den Workflow nicht zu unterbrechen. Durch das kontextsensitive Informationsangebot können sich die Nutzer zudem informieren, welche Gedanken sich Andere bereits zu dem Thema gemacht haben. Der Zugriff auf das rohe Brainstorming macht hier wichtige Informationen zugänglich, unabhängig davon, ob das geschilderte Vorgehen zum Ziel geführt hat oder nicht. Denn eine „negative“ Darstellung kann beispielsweise verhindern, in eine (bereits bekannte) Sackgasse zu laufen.

Der Aufbau einer neuen Mind Map funktioniert wie Tagging, einfach leicht und schnell. Werden beim Bearbeiten für das Wissensnetz neue Inhalte erstellt, fließen diese automatisiert ein und stellen für den Nutzer daher keinen Mehraufwand dar. Sollte eine Mind Map existieren, die sich mit ähnlichen Inhalten befasst, kann diese direkt aus dem Tool geöffnet werden. Existieren dort Informationen, die man wiederverwenden kann, lassen sich diese in die eigene Mind Map übernehmen. Durch die Strukturierung der Inhalte werden zudem zielgerichtet Informationen angeboten. So können z.B. Personen, Dokumente, oder Webressourcen ermittelt werden.

art2_bild2Informationen zu der Mind Map – Ansprechpartner und Projekte

art2_bild3Informationen zu der Mind Map – vergleichbare Mind Maps

Einer der entscheidendsten Punkte an dieser Stelle ist: Das Informationsangebot kommt „on Demand“. Der Nutzer muss nicht permanent einen Informationsstream mitlesen oder unterschiedliche Suchen auslösen, um die gewünschten Informationen entweder nicht zu verpassen oder sie (hoffentlich) aufzuspüren. Gleichzeitig kann das Angebot sowohl angenommen als auch ignoriert werden und stört den Brainstorming-Prozess nicht. Der Mehrwert für Unternehmen liegt auf der Hand. Der zeit- und kostenintensive Denkprozess wird nachhaltig unterstützt. Und das Ergebnis ist jederzeit präsent, wenn es gebraucht wird.

 Quelle:

[1] Bitkom-Studie: http://www.bitkom.org/files/documents/Social_Media_in_deutschen_Unternehmen.pdf

http://www.i-views.de
http://www.mind-seeds.com/

Claudia Baumer ist Marketing Communication Manager der intelligent views gmbh, die führend im industriellen Einsatz semantischer Technologie ist. Der Schwerpunkt des Unternehmens liegt in der Umsetzung agiler, vernetzter, graph-basierter Projekte.

Bruno Schliersmair ist Geschäftsführer von MindSeeds und setzt bei seinen Kunden ein erstmalig auf semantischen Netzen basierendes Mind-Mapping-Produkt ein. Der Fokus von MindSeeds liegt in einer neuartigen Form von Collaboration und Wissenstransfer.