Geschäftsprozesse – Ziel und Quelle von Information

    Herbert Kindermann, Vorstand und CEO, Metasonic AG.

    Die hohe Geschwindigkeit der Anforderungsänderungen macht die klassische Vorgehensweise in Projekten immer schwieriger. Die subjektorientierte Geschäftsprozessmethodik und neue Technologien wie Collaborative Modeling und Semantische Echtzeitanalyse von Daten bringen neue Chancen für die Steigerung von Effektivität und Effizienz.

    Geschäftsprozesse spiegeln die Abläufe eines Unternehmens wider. Optimale Geschäftsprozesse bedeuten darüber hinaus, dass Mitarbeiter für jeden Arbeitsschritt genau die IT-Unterstützung erhalten, die sie benötigen. Dieser Anforderung müssen BPM-Lösungen heute gerecht werden – und den Austausch von Informationen bei maximaler Flexibilität unterstützen.

    Da sich Abläufe in einem Unternehmen oft ändern, bedeutet dies in letzter Konsequenz, dass Mitarbeiter ihre Prozesse selbst gestalten können müssen. Die Information, die zu der Entstehung eines Geschäftsprozesses führt, kommt demnach von den einzelnen Akteuren oder Prozessbeteiligten, indem sie die in ihrem Fokus liegenden Aufgaben bzw. Prozessschritte beschreiben. Da sich in einer globalisierten Welt mit ihrer rasanten Änderungsrate in vielen Bereichen die Anforderungen stetig wandeln, ist Prozessmodellierung kein einmaliger Vorgang. Vielmehr wird das Ändern, Optimieren, Erweitern und Anpassen von Geschäftsprozessen zu einem Dauerzustand für ein Unternehmen.

    Eine erfolgreiche Strategie für Geschäftsprozesse muss all diesen Dingen Rechnung tragen. Sie soll jeden Einzelnen abholen sowie ein funktionierendes Ganzes gewährleisten und dabei auch noch sicherstellen, dass diese Aufgabe sich schnell und zügig erledigen lässt. Somit werden Effektivität und Effizienz auch für die Modellierung selbst zu relevanten Aspekten.

    Prozessmodellierung und Prozessausführung als Bestandteile des Kommunikationsflusses

    Betrachtet man den Informationsfluss, kommunizieren Mitarbeiter in zwei Richtungen mit der BPM-Lösung:

    • Definieren oder optimieren Mitarbeiter ihre Abläufe und entsprechend die dafür nötige IT-Unterstützung, ist der Prozess das Ziel dieser Information (Prozessmodellierung).
    • Führen sie die Prozesse dann operational aus, unterstützen diese Prozesse im Gegenzug die Mitarbeiter und sind Quelle von Information (Prozessausführung).

    Bei der Prozessmodellierung fließt betriebliches Fachwissen vom späteren Prozessbeteiligten (dem fachlichen Spezialisten bzw. Fachanwendern) in die Prozessmodelle ein. Es handelt sich hierbei um die Definition einer generellen Handlungsweise für die optimale Erledigung von Aufgaben im Prozess. Bei der Prozessausführung hingegen fließen auch betriebliche Fakten von der Prozessanwendung an den Beteiligten. Dabei handelt es sich um detaillierte Information zu einzelnen konkreten Geschäftsvorfällen. Wichtig ist, dass dieser bilaterale Kommunikationsfluss effektiv und effizient abläuft.

    Das Verständnis einer möglichst direkten Einbindung des Fachanwenders ist hier deswegen wichtig, da Effektivität und Effizienz die oft gestellten Forderungen an einen Mitarbeiter sind. Doch wirklich einfordern darf man sie nur unter einer Voraussetzung: Die Prozessplattform, also der virtuelle Arbeitsplatz des Mitarbeiters, muss ihm in die Hände spielen – und darf ihn nicht zu ineffizientem Handeln zwingen. Deswegen müssen die Prozessbeteiligten ihren Prozessarbeitsplatz selbst gestalten dürfen. Außerdem muss das modellierte Modell dem ausgeführten Modell entsprechen, damit der Fachanwender auch wirklich das Werkzeug bekommt, das er angefordert hat (siehe Bild 1).

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    Bild : Prozessmodelle als Ziel (Modellierung) und Quelle (Ausführung) von Information mit der subjektorientierten Methodik

    Ein grundsätzliches Problem für die Effizienz beim Modellieren ist auch die Komplexität der Anforderungen. Da man real existierende Sachverhalte jedoch nicht ignorieren kann, bleibt nur, das komplexe Ganze in einfache Teile zu zerlegen (Isolation). Die Frage ist nur: Anhand welchen Kriteriums zerlegt man einen Geschäftsprozess in einfache Teile, die idealer Weise getrennt voneinander und parallel bearbeitet werden können, ohne dabei das Funktionieren des Ganzen zu gefährden?

    Subjektorientierte Geschäftsprozesse und Collaborative Modeling

    Subjektorientiertes Geschäftsprozessmanagement (S-BPM) versucht, all diese Fragen zu berücksichtigen. Dabei ist die Lösung so einfach wie natürlich, denn S-BPM versteht einen Geschäftsprozess als eine Reihe von Subjekten bzw. Akteuren (Menschen, Systeme, Dienste, Maschinen), welche jeweils gewisse Teilaufgaben erledigen und diese mittels strukturierter Kommunikation so koordinieren, dass die Gesamtaufgabe erfüllt wird.

    Der erste Schritt ist, wie beim herkömmlichen BPM-Ansatz, die Frage nach den Inputs und den Outputs (Objekten) des Prozesses. Daraus lassen sich die im Prozess notwendigen Einzelaktivitäten ableiten. Diese wiederum bestimmen die einzubindenden Akteure des Prozesses, die als Voraussetzung die notwendige Qualifikation mitbringen müssen. Jeder Akteur übernimmt anschließend die Teilaufgaben, die in seinem Kompetenzbereich liegen, und versendet sie mittels Nachricht an den nächsten Akteur bzw. an das nächste Subjekt. So wird mit S-BPM Compliance erreicht.

    Nun kommt der flexible Teil: Die Art und Weise, wie die Subjekte bzw. die Akteure des Prozesses ihre Aufgaben erledigen, können diese selbst bestimmen. Sie müssen nur am Ende die definierten Teilergebnisse liefern und übergeben. Somit kann jeder menschliche Akteur mit den drei S-BPM-Zustandstypen „Tun“ (gelb), „Senden“ (rot) und „Empfangen“ (grün) sein eigenes individuelles Subjekt modellieren (siehe Bild 2).

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    Bild : Subjekte (blau) und ihre ausgetauschten Nachrichten stehen schon fest, das interne Verhalten der Subjekte kann parallel und individuell gestaltet werden

    Diese Unabhängigkeit bei der Modellierung von Subjekten (Isolation) bringt auch den Vorteil, dass sie parallel bearbeitet werden können. Kollaboration bei der Modellierung heißt bei S-BPM, dass von mehreren Modellierern gleichzeitig an einem einzigen Prozessmodell gearbeitet werden kann. Auf diese Weise entfallen die auch aus Meetings bekannten Leerlaufzeiten. Niemand muss mehr eine Diskussion über Modellierungsaspekte verfolgen, die für ihn selbst keine wirkliche Relevanz hat. So wird auch bei der Modellierung die optimale Effizienz erreicht. Die Tatsache, dass jeder fachliche Spezialist sich selbst frei und aus der Ich-Perspektive in das Modell einbringen kann, garantiert hingegen die optimale Effektivität.

    Subjektorientierte Geschäftsprozesse und semantische Datenanalyse

    Bei der Prozessausführung ist der Geschäftsprozess nicht nur Ziel, sondern auch Quelle von Information. Vom Prozess aus werden Datenbanken gefüllt, Dienste oder Systeme mit entsprechenden Daten aufgerufen und schlussendlich wird auch der menschliche Prozessbeteiligte mit Daten versorgt. Selbst bei definierten Prozesswegen benötigen menschliche Akteure für die Erarbeitung einer Lösung eine Masse an inhomogenen Daten und Fakten. Der Standardweg ist hier, die entsprechenden Datenbanken und Systeme anzubinden.

    Doch IT-Integrationen sind langwierig und am Ende beschränkend für den Benutzer. Was nicht angebunden ist, steht nicht zu Verfügung. Um dies zu vermeiden, sollten auch die Bedürfnisse menschlicher Prozessteilnehmer berücksichtigt werden. Die Art der Aufbereitung von Daten durch den Prozess für den Menschen kann bei entsprechend häufig ausgeführten Prozessen sehr relevant für dessen Effizienz werden. Auch helfen die richtigen Daten zu richtigen Zeit dabei, die richtigen Entscheidungen zu treffen

    Eine Alternative besteht in der Verwendung einer intelligenten Suchsoftware (Semantic Middleware). Letztere hat, je nach Konfiguration, Zugriff auf weite Datenräume, die sich über die Systeme eines ganzen Unternehmens sowie auch das Internet erstrecken können. Es entsteht ein Netz aus Daten und Beziehungen, über welche von einem Datensatz zum nächsten navigiert werden kann. Ein automatischer Hintergrundprozess ist ständig dabei, das Netz aus Datenknoten derart umzusortieren, dass die relevantesten Daten stets zuerst angezeigt werden.

    Die S-BPM-Suite stellt diesem Hintergrundprozess dabei Informationen über das Subjekt des jeweiligen Benutzers, den aktuellen Prozessschritt und auch die Datenablage des Subjektes in ihrem derzeitigen Prozessschritt zur Verfügung. Somit sortiert die Semantic Middleware die Information des gesamten Datenraumes anhand der aktuellen Perspektive, dem aktuellen Prozessschritt und dem bisherigen Stand der erarbeiteten Information in der Datenablage (siehe Bild 3).

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    Bild : Dynamische Echtzeitdatenanzeige anhand des aktuellen Prozessschrittes

    Somit sorgen die dem Menschen entgegenkommende Strukturen von S-BPM-Prozessen, die Möglichkeit, parallel an einem Modell zu arbeiten, und die semantische Datenanalyse für die optimale Effektivität und Effizienz bei der Modellierung und der Ausführung von Geschäftsprozessen.

    www.metasonic.de

    Herbert Kindermann, Vorstand und CEO der Metasonic AG. Das Unternehmen entwickelt eine Lösung für dynamisches BPM, welche durch eine intuitive Methode ihren Fachanwendern erlaubt, sich kontinuierlich bei der Gestaltung der Prozesse einzubringen. Simulationen und Analysemöglichkeiten von Echtzeitprozessen unterstützen bei den richtigen Entscheidungen, ein solides Integrationskonzept ermöglicht eine schnelle Umsetzung von Änderungen.