Vereinfachte Regeln steigern Akzeptanz von E-Invoicing

    Thomas Rundel, Mitglied der Geschäftsführung und Vertriebsleiter, P.M. Belz Agentur für Informatik GmbH (AFI)

    Seit dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 steigt die Akzeptanz von elektronischen Rechnungen im B2B-Umfeld. Bis zu diesem Zeitpunkt wurde der elektronische Rechnungsaustausch aufgrund der damit verbundenen hohen Kosten und technischen Aufwände kaum genutzt. Über Jahre hinweg setzten sich weder das EDI-Verfahren noch die elektronische Rechnungsstellung mit digitaler Signatur durch. Lediglich wenige Unternehmen mit sehr hohem Rechnungsvolumen konnten diese Möglichkeit wirtschaftlich nutzen.

    Mit dem Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen vom 01.07.2011 wurde der Weg der papierlosen Rechnung wesentlich vereinfacht. Am 02.07.2012 nahm das Ministerium in einem BMF-Schreiben nochmals Bezug auf die Neufassung des § 14 Abs. 1 und 3 UStG vom 01.07.2011, um offene Fragen zu beantworten. Es beschreibt die Anforderungen und nimmt eindeutig Stellung zur Gleichstellung der Papierrechnungen und elektronischen Rechnungen. Durch die technische und rechtliche Vereinfachung der elektronischen Rechnungsstellung ergeben sich einige Vorteile, aber auch Regeln, auf die ein Unternehmen bei der Einführung achten muss. Größter Vorteil ist die Tatsache, dass die digitale Signatur nicht mehr erforderlich ist.

    Freie Wahl bei der Rechnungsübermittlung – Einverständnis vorausgesetzt

    Als elektronische Rechnung werden alle Rechnungsdokumente angesehen, welche in einem elektronischen Format ausgestellt und elektronisch empfangen werden. Elektronische Übermittlungen sind zum Beispiel E-Mail, Internet-Download, elektronischer Datenaustausch (EDI, EDIFACT, XML, etc.) Computer-Fax oder Fax-Server. Vor der Neufassung des Umsatzsteuergesetztes musste eine elektronische Rechnung, um steuerlich anerkannt zu werden, mit einer qualifizierten Signatur versehen werden. Andere Verfahren waren nicht zulässig.

    Laut dem Steuervereinfachungsgesetz spielt es keine Rolle mehr, auf welchem technischen Weg und in welchem Format die Rechnung übermittelt wird. Selbst die Zustellung einer einfachen E-Mail kann zum Vorsteuerabzug berechtigen. Wichtig dabei ist, dass die Lesbarkeit, Herkunft (Authentizität) und Unversehrtheit (Integrität) der Rechnung gewährleistet ist. Der Gesetzgeber verlangt hierzu lediglich ein beliebiges innerbetriebliches Kontrollverfahren, das den Prüfpfad zwischen Leistungserbringung und Rechnung dokumentiert.

    Zwingend beachtet werden muss dabei aber das Format der Rechnung. Wurde eine Rechnung einmal elektronisch empfangen und akzeptiert, muss diese im ursprünglich eingegangen Format aufbewahrt werden. Dabei gilt die rechtskonforme Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren. Das Ausdrucken der elektronischen Rechnung mit anschließender Aufbewahrung als Papierrechnung ist nicht zulässig. Zulässig wäre jedoch das Einscannen einer Papierrechnung mit anschließender elektronischer Archivierung. Für beide Verfahren gelten die Vorschriften der Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU), sowie die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung und Datenverarbeitung gestützter Buchführungssysteme (GoBS).

    Bereits heute senden Unternehmen ihre Rechnung als E-Mail-Anhang an den Leistungs-/Warenempfänger. Dabei muss er dieses Verfahren nicht automatisch akzeptieren. Der Versender ist verpflichtet, das Einverständnis für den elektronischen Rechnungsaustausch einzuholen. Die Einwilligung kann in schriftlicher Form erfolgen, aber auch das Bezahlen der Rechnung gilt bereits als Einwilligung zum elektronischen Verfahren.

    E-Commerce-Risiken minimieren

    Mit der Einführung des elektronischen Rechnungsverfahrens können beim Rechnungssteller Papier-, Druck-, Kuvertier-, Frankier- und Versandkosten eingespart werden. Der Leistungs-/Warenempfänger hingegen spart Zeit bei der Entgegennahme, der internen Verteilungen, dem Öffnen und der manuellen Dateneingabe. Zugleich minimiert er bei der Datenerfassung Eingabefehler, da die Rechnungsdaten bereits in elektronischer Form vorliegen. Manche Lieferanten stellen Papierrechnungen mittlerweile sogar nur noch gegen Aufpreis zu und erheben nicht selten eine Gebühr von bis zu fünf Euro pro Rechnung.

    Um die Vorteile des elektronischen Rechnungsverfahrens bestmöglich zu nutzen, muss der Prozess bei Rechnungssteller und -Empfänger angepasst werden. Um den Vorsteuerabzug nicht zu gefährden, sollten mögliche Gefahrenquellen im Vorfeld identifiziert und ausgeschlossen werden. Sichergestellt werden muss, dass die allgemeinen Risiken des E-Commerce minimiert werden. Es muss überlegt werden, wie mit Systemausfällen, gefälschten E-Mails, Viren und neuen bzw. unbekannten Geschäftspartnern umgegangen wird. Nach Klarstellung bietet sich eine Testphase mit einer Auswahl von Lieferanten an. Nach erfolgreicher Beendigung kann das Rechnungswesen die restlichen Lieferanten über die Einführung des neuen elektronischen Verfahrens informieren.

    Vorteilhaft: Elektronische Freigabeprozesse und Archivierung

    Durch die Einführung eines elektronischen Rechnungsverfahrens und die Vorteile, die sich daraus ergeben, können die freigewordenen Mitarbeiter-Ressourcen anderweitig eingesetzt werden. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, die digitalen Rechnungsdaten in einen elektronischen Genehmigungsprozess zu geben. Hier besteht der Vorteil hauptsächlich in der Transparenz, sofern ein elektronisches und übersichtliches Rechnungseingangsbuch enthalten ist. Damit ist für die Finanzbuchhaltung zu jedem Zeitpunkt die Nachvollziehbarkeit über den Status jeder im Unternehmen befindlichen Lieferantenrechnung gegeben.

    Die gesamte Rechnungsfreigabe kann elektronisch durch passende Software abgebildet werden. Möglich ist sogar, dass Rechnungen mit Bestellbezug direkt, regelbasiert gebucht werden können, ohne dass ein Mitarbeiter die Richtigkeit prüfen muss. Eine ausgereifte Software protokolliert jeden Schritt im Freigabeprozess und legt das Protokoll im revisionssicheren digitalen Archiv ab.

     online_art_1Bild: Beispiel für Umsetzungsvarianten

     Auch bei der Archivierung der Eingangsrechnungen ist die elektronische Verwaltung effizienter: Ein physikalisches Archiv hat oft hohe Betriebskosten und das Recherchieren nach Belegen ist umständlich, zeitaufwendig und somit teuer. Auch ist ein Papierarchiv immer an einen Standort gebunden. Bei der elektronischen Archivierung dagegen stehen alle notwendigen Daten zentral zur Verfügung. Darüber hinaus ist ein elektronisches Archiv revisionssicher. Revisionssicherheit schließt sichere Abläufe, ordnungsgemäße Nutzung sowie den sicheren Betrieb ein. Der Wirtschaftsprüfer hat bei seiner alljährlichen Aufgabe ebenfalls die Möglichkeit, die Vorteile einer elektronischen Eingangsrechnungsbearbeitung zu nutzen, seine Prüfung kann schneller erledigt sein.

    Elektronischer Rechnungseingang – Beispiele für die Umsetzung

    Bei der in SAP® integrierten modularen Softwarelösung Direct-InvoiceControl werden die Daten je nach Format entweder direkt bearbeitet oder zuvor mittels einer Erkennungssoftware ausgelesen. Das Modul e-Invoice Mailbox importiert elektronische Rechnungen, die per E-Mail empfangen werden, das e-Invoice Filesystem ist ähnlich der Mailbox, jedoch wird hier ein unternehmensinternes Datenverzeichnis überwacht. Elektronische Rechnungsformate werden bei e-Invoice EDI vollautomatisch verarbeitet – zum Beispiel die Formate der gängigen Dienstleister wie der Deutschen Telekom, Arcor, Vodafone, E-Plus, Lufthansa, MasterCard, ARAL, Shell und FedEx. Beliebige EDI-Formate und demnächst auch das Containerformat PDF/A-3 mit dem Datenmodell ZUGFeRD sind ebenso möglich.

    www.afi-solutions.com

    Thomas Rundel ist Mitglied der Geschäftsführung sowie Vertriebsleiter bei der P.M. Belz Agentur für Informatik GmbH (AFI) und seit 1995 an der Entwicklung der AFI beteiligt. Das Unternehmen ist Hersteller von Software zur Optimierung von Dokumentenprozessen in und um SAP®. Durch SAP®-Add-Ins, die Realisierung von ECM-/DMS-Lösungen sowie den Einsatz „cleverer Tools“ optimiert die AFI die Prozesse Purchase-to-Pay und Order-to-Cash.