Vertragsmanagement – mehr als reine Aktenablage!

Autor – Andreas Carlsen, Abteilungsleiter ECM R&D, CENIT AG

Die Digitalisierung von Prozessen in Unternehmen stellt erhöhte Anforderungen an das unternehmensinterne Vertragsmanagement. Denn neben der Bereithaltung von Akten und Dokumenten unterstützt ein effizientes Vertragsmanagement zahlreiche Dokumentenprozesse in Unternehmen: So wird jederzeit der Überblick über die laufenden Verträge, alle zugehörigen Dokumente und Fristen bereitgestellt, so dass bei zeitlichen oder inhaltlichen Veränderungen sofort reagiert werden kann.

Unter dem Aspekt des Qualitätsmanagements wird darüber hinaus die Erstellung, Änderung und Erweiterung von Verträgen und Dokumenten sicher und effizient gestaltet – idealerweise ohne Medienbrüche und Schnittstellen. Um dies leisten zu können, erfordert ein optimal aufgesetztes Vertragsmanagement den Einsatz der richtigen Werkzeuge.

Zentrale Anforderungen an die digitale Vertragsakte

Zentrales Element des Vertragsmanagements ist die digitale Vertragsakte, deren Implementierung im Unternehmen gleichzeitig die Vielzahl der Anforderungen an das Vertragsmanagement beschreibt:

• Definition von spezifischen Vertragstypen mit unterschiedlichen Kennzahlen und Daten
• Einheitliche und nach den Qualitätsmanagement-Vorgaben standardisierte Ablagestruktur für die jeweiligen Vertragstypen
• Verwaltung aller zu dem Vertrag zugehörigen Dokumente in der Vertragsakte
• Transparente Nachvollziehbarkeit aller Änderungen an den Verträgen
• Schnelle und einfache Suchfunktion der Verträge und zugehörigen Dokumente
• Prozessunterstützung bei der Erstellung, Änderung und Erweiterung der Verträge
• Fristenüberwachung der Verträge
• Konfigurierbarkeit der Aktenarten, Vorlagen und Dokumentarten
• Kundenindividuelle Erweiterbarkeit der Lösung, damit Anforderungen über den Standard hinaus realisiert werden können

Diese Anforderungen stellen den Ausgangspunkt zur Etablierung und Implementierung eines leistungsfähigen Vertragsmanagements dar.

Vertragsmanagement – ein Blick auf die Situation

Um die Frage nach einem verlässlichen und erfolgversprechenden Vorgehen zu beantworten, lohnt ein Blick auf eine reale Kundensituation: Die MTU Aero Engines entwickelt, fertigt, vertreibt und betreut zivile und militärische Luftfahrtantriebe. Innerhalb des Unternehmens ist die MTU Maintenance Gruppe für Reparatur und Instandsetzung verantwortlich. Um die Serviceverträge mit Kunden zu unterschiedlichen Triebwerkstypen nicht wie bisher auf Basis von Papierakten zu verwalten, führte die MTU Maintenance Gruppe ein digitales Vertragsmanagement ein. Ziel war es, die Effizienz innerhalb der Fachabteilung zu steigern: Es sollte nur ein zentrales Dokumentenmanagementsystem geben. Dabei war einer der Hauptgründe für die Implementierung die bislang fehlende Transparenz über alle zum Vertrag gehörenden Dokumente, da diese nicht zusammen in einer Vertragsakte verwaltet wurden. Ein weiterer Grund: die fehlende Prozessunterstützung für die internen Freigaben, wodurch die Qualitätssicherung gemäß den Vorgaben des Qualitätsmanagements nicht optimal unterstützt wurde.

Das Vertragsmanagement sollte somit die gesamte Abwicklung und Bearbeitung eines Vertrags transparent gestalten sowie den Datenschutz sicherstellen. Dabei stellte das Verwalten der Verträge, inklusive der dazugehörigen E-Mails und Korrespondenzen, die Hauptanforderung des Projekts dar. Denn durch die meist langjährigen Laufzeiten mussten auch zugehörige Vertragsveränderungen und -erweiterungen transparent abgebildet werden. Weitere Ziele, wie die Standardisierung der Aktenstruktur durch Vorlagen und spezielle Suchfunktionen sowie eine Verbesserung des Datenschutzes, waren ebenfalls von großer Bedeutung.

Vertragsakten‒ kombiniert mit ECM-Systemen

Gemeinsam mit MTU entwickelte die CENIT eine Lösung, die die oben genannten notwendigen Bestandteile für eine digitale Vertragsakte optimal erfüllt: Mit CENIT ECLISO entschied man sich für eine leicht zu bedienende Anwendung zur Informationsverwaltung, die die Funktionalitäten einer digitalen Akte sowie einer Vorgangsbearbeitung mit den Möglichkeiten eines Enterprise Content Management-Systems kombiniert. Damit können die Mitarbeiter der MTU digitalisierte Dokumente und Informationen nun komfortabel und ohne Medienbrüche bearbeiten, verwalten und archivieren. Die Akten-basierte Arbeitsweise reduziert die Komplexität des Dokumentenmanagements durch standardisierte und intuitive Prozesse.

Das Vertragsmanagement ist speziell darauf ausgelegt, den Großteil der Kundenanforderungen durch Konfiguration umsetzen zu können. Kundenindividuelle Erweiterungen waren im Projekt jedoch ebenfalls jederzeit möglich. Eine enge Integration in das bestehende Office-System und eine auf die jeweiligen Anforderungen abgestimmte Benutzeroberfläche trug vereinfachend dazu bei, die Arbeitsweise der jeweiligen Anwender optimal zu unterstützen. Der Anforderung zur Skalierbarkeit und Erweiterungsfähigkeit der Lösung konnte im Projekt durch die dem Produkt zugrundeliegenden, bewährten IBM ECM-Systeme IBM FileNet P8 und IBM Content Manager Rechnung getragen werden.

Digitales Vertragsmanagement – Leistungsmerkmale
Vertragsverwaltung optimiert Prozessunterstützung

Durch die Nutzung der Lösung werden nun alle relevanten Informationen hinsichtlich eines Vorgangs in einer digitalen Akte zusammengeführt. In den Vertragsakten werden alle zu einem Vertrag gehörenden Dokumente wie Korrespondenz und E-Mails in einer gemäß der QM-Vorgaben einheitlichen Ablagestruktur verwaltet und zusätzlich die relevanten Kennzahlen und Daten im Aktendeckel zur Verfügung gestellt. Mit Funktionalitäten wie Versionierung und Protokollierung werden jederzeit die geforderte Nachvollziehbarkeit der Änderungen an der Vertragsakte und den Dokumenten sichergestellt. Auch die Anforderung nach einer Unterstützung von internen Freigaben wurde unter Verwendung der Vorgangsbearbeitung mit dem elektronischen Postkorb umgesetzt und hat zu einer Verbesserung der internen Prozesse geführt.

Fazit

Das Beispiel zeigt, dass Unternehmen durch den Einsatz einer digitalen Akte und der Implementierung eines effizienten Vertragsmanagements wesentliche Verbesserungen in der Verwaltung von Verträgen erreichen können – und zwar unabhängig von ihrer Branchenzugehörigkeit. Eine weitere – durchaus geforderte – „Begleiterscheinung“ ist die Steigerung der allgemeinen Prozessqualität. Der Einsatz einer digitalen Akte für das Vertragsmanagement zeigt somit hohes Potenzial zur Optimierung nicht nur des Vertragsmanagements an sich, sondern einer ganzen Reihe von internen Prozessen eines Unternehmens.

www.cenit.com

Andreas Carlsen, Abteilungsleiter ECM R&D bei der CENIT AG. CENIT ist als führender Beratungs- und Softwarespezialist für die Optimierung von Geschäftsprozessen seit über 26 Jahren erfolgreich aktiv. Standardlösungen von strategischen Partnern ergänzt CENIT um etablierte, eigene Softwareentwicklungen.