Vorsprung durch Wissen

Autorin: Barbara Pöggeler, Produktmanagerin, Haufe-Lexware GmbH & Co. KG

Unternehmen stehen in einem immer härteren Wettbewerb. Um langfristig bestehen zu können, müssen sie deshalb ihre Potenziale und ihre Chancen am Markt kennen, diese bestmöglich einsetzen und die vorhandenen Ressourcen voll ausschöpfen. Neben neuen Technologien und den Mitarbeitern spielt gerade auch das Know-how eines Unternehmens eine bedeutende Rolle. Doch gerade die Ressource Wissen wird bislang häufig noch nicht produktiv eingesetzt. Dabei benötigen Unternehmen kein großangelegtes Change-Projekt, um ihr Wissensmanagement auf eine solide Basis zu stellen.

1. Schritt: Leidensdruck identifizieren
Zunächst einmal geht es darum, herausfinden, bei welchen Mitarbeitern der Leidensdruck am höchsten ist. Sollte das nicht bekannt sein, können Gespräche mit Abteilungsleitern helfen. Meist kennen sie die Aufgaben, Probleme und die Belastung ihrer Mitarbeiter gut und können einschätzen, wer besonders von einer ungenügenden Wissensbasis betroffen ist. Es ist wichtig, Wissensmanagementprojekte immer genau dort anzusiedeln, wo die Not am größten ist. Denn nur wenn unmittelbar betroffene Mitarbeiter mit ins Boot geholt werden, ist die Relevanz wie auch die Nachhaltigkeit des Projekts sichergestellt.

2. Schritt: Verantwortliche definieren
Ein Großteil der Mitarbeiter benötigt eine aktuelle und umfassende Informationsbasis, um Aufgaben erfolgreich erledigen zu können. Doch in vielen Unternehmen ist niemand zuständig für Wissensmanagement. Stattdessen ist der effektive und effiziente Einsatz von Wissen Aufgabe der einzelnen Abteilungen. Unternehmen sollten – abhängig von Struktur und Größe – im ersten Schritt einen oder mehrere Verantwortliche dafür benennen.

3. Schritt: Ist-Zustand analysieren
Unternehmen müssen sich gezielt und detailliert damit befassen, warum es bei der produktiven Wissensnutzung Nachholbedarf gibt. Es müssen Fragen geklärt werden wie: Wird Know-how erfasst? Wenn ja, wie? Können alle Mitarbeiter darauf zugreifen? Wo wird das Wissen archiviert? Inwieweit werden Informationen in Print berücksichtigt? Wie wird das Wissen in den Köpfen der Mitarbeiter erfasst? Welche technischen Werkzeuge stehen zur Verfügung? Möglich ist auch, hierzu eine Projektgruppe zu bilden, in der besonders gut im Unternehmen vernetzte Mitarbeiter diese Analysen durchführen.

4. Schritt: Zentraler Ablageort

Digitale Dokumente, Fachinformationen oder der Erfahrungs- und Wissensschatz in den Köpfen der Mitarbeiter – in vielen Firmen ist Wissen nicht zentral erfasst und abgelegt. Deshalb sollten Unternehmen gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern einen verbindlichen Ablageort definieren, der sich nahtlos in die täglichen Arbeitsprozesse der Menschen integrieren lässt. Wichtig: Dieser zentrale Wissensspeicher muss allen Mitarbeitern zugänglich sein.

5. Schritt: Verbindliche Ablagestrukturen
Damit einzelne Dokumente nicht nur abgelegt, sondern auch schnell und einfach wieder aufgefunden werden können, sollte eine einheitliche und verbindliche Ablagestruktur eingeführt werden. Diese darf nicht zu komplex aufgebaut sein und muss den Bedürfnissen der Mitarbeiter Rechnung tragen. Wichtig: Alle Mitarbeiter müssen umfassend über diese Änderungen informiert werden und gerade zu Beginn sollten bei Fragen hierzu Ansprechpartner zur Verfügung stehen.

6. Schritt: Suchaufwand reduzieren
Häufig suchen Mitarbeiter nicht nach einem einzigen Dokument, sondern nach allen verfügbaren Informationen „rund um ein Thema“. Das strukturierte und zentrale Ablegen von Know-how ist eine Voraussetzung, um alle benötigten Informationen zu finden. Dennoch sind Mitarbeiter auf leistungsstarke Unterstützung bei Recherchen angewiesen. Besonders wertvoll sind semantische Suchfunktionen, die „mitdenken“ und den Nutzer da hinführen, wo er hinmöchte. Das bedeutet, dass immer auch alle Dateien angezeigt werden sollen, die thematisch mit dem Suchbegriff eng verbunden sind, diesen aber nicht zwingend enthalten müssen.

7. Schritt: Knackpunkt Unternehmenskultur
Damit Wissensmanagement erfolgreich wird, muss der Austausch von Know-how in der Unternehmenskultur verankert und dadurch zur Selbstverständlichkeit werden. Ausschlaggebend für das Beharren auf Herrschaftswissen ist häufig die Angst, andernfalls leicht ersetzbar zu werden. Hier sind gerade Geschäftsführer und Vorgesetzte in der Pflicht: Sie müssen einerseits das aktive Weitergeben von Know-how vorleben. Andererseits sind sie auch für die Einführung und Umsetzung von Prozessen und Werkzeugen für Wissensmanagement verantwortlich.

8. Schritt: Anreize schaffen
Um den Erfolg eines solchen Projekts zu fördern, kann es helfen, verschiedene Modelle der Wertschätzung zu schaffen. Immaterielle Anreize können sein: Lob und Anerkennung, das Übertragen von strategisch wichtigen Zusatzaufgaben sowie mehr Verantwortung. Zu den materiellen Anreizen zählen Boni oder Gehaltssteigerungen, Gutscheine, Essenszuschüsse, ein extra Urlaubstag oder kleine Geschenke. Damit erreichen Unternehmen, dass Mitarbeiter sich stärker engagieren und eher bereit sind, auch Wissen, das nur in ihren Köpfen schlummert, zu erfassen und dadurch nachhaltig zu machen.

Ideale Helfer für erfolgreiches Wissensmanagement
Angesichts der Menge an verfügbaren Informationen wird meist schnell klar, dass Mitarbeiter Know-how ohne technologische Unterstützung nicht produktiv nutzen können. Die richtige Software hilft dabei, Wissen effizient aufzubereiten, zu vernetzen und für andere im Unternehmen zugänglich zu machen. Sind die vorhandenen technischen Möglichkeiten nicht ausreichend, lohnt die Anschaffung einer Wissensmanagement-Software. Eine Möglichkeit hierfür ist die webbasierte Lösung Haufe Suite.

Bei der Haufe Suite arbeiten die Mitarbeiter in ihrer gewohnten Umgebung – egal ob online oder offline – und die Daten werden automatisch mittels einer WebDAV-Verbindung mit dem System synchronisiert und verschlagwortet. Für die Mitarbeiter entsteht dadurch keinerlei Mehraufwand, Fehler beim Einpflegen von Know-how in die Datenbank werden vermieden und jeder greift immer auf die identischen Informationen zu. Das erhöht die Transparenz und sorgt für einen einheitlichen Wissensstand bei allen Beteiligten.

Der technische Aufwand für die Implementierung einer Software-Lösung zum Wissensmanagement sollte so gering wie möglich sein. Deshalb verfügt die Haufe Suite über standardisierte Schnittstellen wie beispielsweise SSO, die es ermöglichen, die Lösung nahtlos in die bestehende IT-Landschaft zu integrieren. Die Nutzer können problemlos in bestehende Systeme abspringen. Zudem gibt es Schnittstellen zu allen integrierten Lösungen von Haufe wie z.B. dem Haufe Zeugnismanager oder umantis Talent Management.

Semantik ist Trumpf
Doch mit der Vernetzung von Wissen ist es noch nicht getan. Mitarbeiter müssen auch schnell und einfach die benötigten Informationen finden können. Haufe setzt dazu auf die Hochleistungssuchmaschine L4 von moresophy. Der Nutzer erhält nicht nur innerhalb weniger Sekunden eine präzise Trefferliste, sondern darüber hinaus auch Verweise auf Beiträge, die einen engen thematischen Bezug zum eingegebenen Suchbegriff aufweisen. Darüber hinaus unterstützt das System den Anwender aktiv bei der Volltextsuche: Mit Hilfe logischer Relationen werden unmittelbar verwandte Suchbegriffe vorgeschlagen, so dass der Benutzer seine Suche verfeinern und noch passendere Ergebnisse erzielen kann.

Fazit: Investitionen in Wissensmanagement lohnen sich
Wissen gehört zweifelsohne zu den wichtigsten Erfolgsfaktoren. Bereits mit wenigen Veränderungen kann der Umgang mit Know-how in Organisationen deutlich optimiert werden. Denn nur wenn die Ressource effektiv und effizient eingesetzt wird, profitieren Unternehmen wie auch Mitarbeiter davon: Sie arbeiten effizienter, machen weniger Fehler und sind motivierter. Das schlägt sich auch in der Firmenbilanz nieder.

http://suite.haufe.de/

Barbara Pöggeler, Produktmanagerin Haufe-Lexware. Die Marke Haufe steht für integrierte Arbeitsplatz- und Gesamtlösungen zur erfolgreichen Gestaltung steuerlicher, wirtschaftlicher und rechtlicher Aufgaben. Die Lösungen umfassen Fachinformationen, Applikationen, Services, Dienstleistungen, Online-Communitys und Fachportale sowie Weiterbildungs- und Qualifizierungsmöglichkeiten bis hin zur Personal- und Organisationsentwicklung.