„Wer zählt die Daten, nennt die Namen …“

Autorin – Christine Balonier, freie Redakteurin, für forcont business technology gmbh

Bei der Vermietung, Verwaltung und Instandhaltung von Immobilien fällt für Wohnungsgesellschaften eine Vielzahl von Dokumenten an, beispielsweise Mietverträge, Betriebskostenabrechnungen, Korrespondenz mit Mietern und Partnern oder Übergabeprotokolle. Für ein reibungsloses Tagesgeschäft müssen diese Unterlagen jederzeit zugänglich sein und darüber hinaus systematisch und revisionssicher archiviert werden. Eine enorme Fülle an Dokumenten ist auch bei der Vermarktung der Einheiten zu bändigen: Zu vermietende Objekte werden in den einschlägigen Online-Portalen ausgeschrieben und dort unter anderem mit Fotos beworben – auf diese Weise kommen Tausende von Mediadateien zusammen.

Diese immense Anzahl an Dokumenten verschiedenster Arten zu managen, ist insofern geschäftskritisch, als der Leerstand von Objekten möglichst gering gehalten werden soll. Für das effiziente Dokumentenmanagement ist ein leistungsfähiges Enterprise-Content-Management-System Voraussetzung. So setzt die Deutsche Wohnen AG, eine der führenden Wohnungsgesellschaften in Deutschland, zum Beispiel ein zentrales, mit dem eigenen SAP-System verknüpftes OpenText-Archiv ein ‒ erweitert um mehrere Anwendungen aus der ECM-Suite forcont factory FX. Zusätzlich sind noch Lösungen für das Media Asset Management (MAM) und für das digitale Vertragsmanagement im Einsatz.

Alle Fotos auf einen Klick

Eine funktionierende Media-Asset-Management-Lösung ist vor allem bei einem Mieterwechsel gefragt: In diesem Fall muss eine Wohnung unverzüglich in die verschiedenen Online-Immobilienportale eingestellt werden. Dasselbe gilt, wenn neue Objekte erworben werden. Eine Auswahl an ansprechenden Bildern, die Interessenten zusätzlich zu der Beschreibung in Textform auch einen optischen Eindruck der Wohnung verschaffen, ist dabei unabdingbar.

Voraussetzung für ein entsprechendes Vorgehen ist, dass Mediadateien automatisiert den zugehörigen Immobilienobjekten zugeordnet werden können. So wird bei der Deutsche Wohnen mit einer browserbasierten Lösung auf Basis der ECM-Suite forcont factory FX auf die Mediadateien zugegriffen. Über eine Schnittstelle zu SAP wird dabei in der Mediathek die Struktur der Wohneinheiten eins zu eins abgebildet. Diese sind in einer Baumstruktur organisiert: Größere Gebäudekomplexe, sogenannte Wirtschaftseinheiten, untergliedern sich zunächst in Gebäude- und dann in die einzelnen Wohneinheiten. Damit kann man in der Mediathek objektbezogen arbeiten und Fotos zu einer bestimmten Wohnung, aber auch zu dem übergeordneten Gebäude finden sich mit wenigen Klicks ‒ genauso wie mit einer normalen SAP-Anwendung.

Schnittstelle zum CRM-System

Ein weiteres Plus der MAM-Lösung ist eine leistungsfähige Schnittstelle zum CRM-System ImmoSolve. Mitarbeiter können direkt von der Mediathek aus die Vermarktungs- und Vertriebslösung adressieren – aus der heraus wiederum die Online-Portale befüllt werden – und Bilder für einzelne oder auch eine Gruppe von Objekten freischalten. Die Reihenfolge der Bilder kann der Nutzer in der Mediathek per Drag and Drop festlegen. Auch Bildunterschriften und andere Metadaten lassen sich hier hinzufügen. Einmal täglich gleicht ImmoSolve automatisch den Datenbestand mit dem der Mediathek ab und übernimmt sämtliche Änderungen.

Dank einer übersichtlichen, Bedienoberfläche benötigten Mitarbeiter nur eine kurze Einarbeitungszeit, um sich mit den einzelnen Funktionen vertraut zu machen. Denn die Workflows, um Bildergalerien der zu vermarktenden Objekte anzulegen oder Bilder in die Datenbank einzupflegen, sind in weiten Teilen automatisiert. Die Fotodateien müssen etwa nur noch nach einem bestimmten Schema benannt werden, die Mediathek sorgt dann selbstständig für die richtige Ablage. Selbst große Dateimengen sind leicht zu handhaben: Über eine eigene Funktion lassen sich hunderte Bilder auf einmal in die Mediathek einstellen.

Objektdaten in der Mediathek

Automatisierte Archivierung

Zur effizienten und gesetzeskonformen Archivierung von Mietverträgen, Betriebskostenabrechnungen usw. wurde ein zentrales OpenText-Archiv in die SAP-basierte Mieterakte eingebunden. In dem elektronischen Archiv werden alle in SAP generierten und abgelegten Dokumente automatisiert gespeichert. Müssen papierbasierte Dokumente für die Mieterakte digitalisiert werden, können die Mitarbeiter mit einer einfachen DMS-Funktion einen Barcode generieren und ausdrucken. Dieser Barcode wird dann zusammen mit dem Dokument eingescannt und die Geschäftslogik des SAP-Systems legt das Dokument entsprechend an der richtigen Stelle in der Mieterakte ab. Dieses Vorgehen ist einfach, sicher und mit minimalem Zeitaufwand verbunden.

Auch bei Zukäufen stehen Wohnungsgesellschaften immer wieder vor der Aufgabe, große Mengen an vorhandenen Dokumenten der Vorbesitzer in die unternehmensinterne digitale Mieterakte zu integrieren. Das System arbeitet auch hier zuverlässig, damit die Unterlagen innerhalb kürzester Zeit ordnungsgemäß in die Mieterakte eingepflegt werden und damit für die nachfolgenden Prozesse schnell zur Verfügung stehen. Notwendig wird dabei von Fall zu Fall, die Einteilung der Mieterakte um neue mögliche Dokumentenarten zu erweitern.

Effiziente Dokumentenrecherche

Um Dokumente zusätzlich mit Schlagworten und Notizen versehen zu können, wurde das bestehende SAP-System um eine zusätzliche Dokumentenmanagement-Lösung erweitert. Auf diese Weise werden die Recherchemöglichkeiten deutlich verbessert. Denn die Ordnerstruktur der Mieterakte wurde damit insgesamt flacher: Während etwa „Versicherung“ und „Instandhaltung“ vorher eigene Ordner darstellten, erhalten die Dokumente nun stattdessen Schlagworte als Tags und erscheinen in der Akte unter dem nächsthöheren Ordner. Des Weiteren wurde das Dokumentenumfeld vergrößert, das bei den einzelnen Akten angezeigt wird. So können mehr Dokumente objektübergreifend aufgerufen werden.

Systematische Vertragsverwaltung

Über die Verwaltung der Mieterakten hinaus sollten auch bei der Deutsche Wohnen die weiteren Geschäftsbeziehungen mit Energieversorgern, Anbietern von Bauleistungen, Grünflächenpflege und Ähnlichem über ein digitales Vertragsmanagement verwaltet werden. Nach der Realisierung sind nun auch sämtliche Lieferantenverträge in einem zentralen, elektronischen Ablagesystem verfügbar. Genau wie bei Mediathek und Mieterakte ermöglicht das System auch hier, ein Dokument dem entsprechenden Immobilienobjekt zuzuordnen.

Eine weitere wichtige Funktion ist das Terminmanagement: Sobald der Ablauf einer Frist, etwa zur Vertragskündigung, kurz bevorsteht, wird mit einer E-Mail daran erinnert. Wiederholte Erinnerungen per E-Mail sowie eine automatische Benachrichtigung an weitere Vertragsverantwortliche verhindern, dass wichtige Fristen und Termine versäumt werden. Darüber hinaus bildet das Vertragsmanagement auch die Beziehungen zwischen einzelnen Verträgen ab. Die Art der Vertragsbeziehung, ob Rahmenvertrag oder Liefervertrag, unter- oder übergeordnet, lässt sich dabei individuell anpassen.

Vertragsmanagement ‒ Startseite

Fazit

Archivierung, Dokumentenmanagement, Media Asset Management, Vertragsmanagement: Bei diesen Projekten ist oberstes Gebot, Geschäftsprozesse eines Unternehmens ‒ hier einer Wohnungsgesellschaft ‒ auf effiziente Weise digital zu unterstützen. Um schnell und einfach auf die benötigten Informationen zugreifen und mit ihnen operieren zu können, muss bereits bei der Konzeption sorgfältig vorgegangen werden, so dass nachträgliche Anpassungen nur in minimalem Umfang notwendig sind.

www.forcont.de

Christine Balonier, freie Redakteurin, für die forcont business technology gmbh, ein auf ECM spezialisiertes Softwarehaus mit Hauptsitz in Leipzig und einer Geschäftsstelle in Berlin. Das Unternehmen bietet standardisierte Anwendungsprodukte und individuelle Projektlösungen zur Steuerung dokumentenlastiger Geschäftsprozesse – alternativ auch als Software-as-a-Service (SaaS) aus der Cloud. Die technologische Basis ist die Software forcont factory FX.