Robert Reichmuth, CEO der Docucom AG
Entgegen mancher Darstellung in den Medien sind die klassischen Korrespondenzarten und papiergebundenen Prozesse weiterhin verbreitet und ein bevorzugtes Kommunikationsmedium, wenn es um einen festgelegten und verlässlichen Austausch von Informationen zwischen zwei Parteien geht.
Aus diesem Grund haben etablierte Hersteller von Inbound- oder Outbound-Lösungen in den vergangenen Jahren technologische Plattformen entwickelt, um mehrstufige Abläufe gestalten und steuern zu können. Neben der visuell gestützten Modellierung wurde dabei ein besonderes Augenmerk auf die Abbildung der herstellerspezifischen Abläufe und die Integration der eigenen Werkzeuglandschaft gelegt. Die Fokussierung auf die eigenen Kernfunktionalitäten und die nachrangige Einbindung von Drittprodukten hatte zwangsläufig zur Folge, dass Anwender sehr stark auf die Produkte und Services des jeweiligen Herstellers angewiesen waren.
Verbindung zwischen Inbound- und Outbound-Bereich
Eine innovative Verbindung führt nun Posteingangs- und Postausgangs-Prozesse zusammen: Mit einer Integrationsplattform wie beispielsweise Domtrac können die Modellierung und Steuerung von dokumentenbasierten Prozessen visuell erstellt werden und erlauben es vordefinierte Module, Produkte und Services verschiedenster Hersteller einfach und ohne Programmierkenntnisse einzubinden.
In der einheitlichen, grafischen Konfigurationsoberfläche werden Abläufe einfach administriert – unabhängig davon, welchem Prozessbereich diese zugeordnet werden. Eine oft vorhandene Trennung zwischen den Teams für die Eingangs- und Ausgangsverarbeitung kann entfallen. Die Zuständigkeit für den gesamten Dokumentprozess in einer Organisation kann zentral wahrgenommen und zugeordnet werden.
Eine Integrationsplattform führt Posteingangs- und Postausgangs-Prozesse zusammen
Integration in bestehende Anwendungen
Vorhandene Anwendungen und Lösungen sind in der Regel mit großem Expertenwissen angereichert und für den dedizierten Einsatz im Unternehmen optimiert. Über Standard-Schnittstellen oder die reichhaltige Modulbibliothek können diese in die Plattform integriert werden. Investitionen in Lösungen beispielsweise für OCR, Formatierung, Konvertierung, elektronische Signaturen, Archivierung, Verschlüsselung oder Directory Services sind auf diese Weise geschützt. Kostspielige und schwierig zu wartende Zusatzentwicklungen entfallen. Crossover können dabei Programme und Services der Inbound- und Outbound-Prozesse wechselseitig verwendet werden, was eine sehr einfache und schnelle Bereitstellung von neuen Prozessen und Services ermöglicht.
Verbindung zwischen Posteingang und Postausgang
Die Verbindung zwischen modernen Digitalisierungsanstrengungen und dem klassischen Papier-Medium ist ein immer wichtig werdender Use Case. Das DomLink-Element, welches im Postein- und Postausgang standardmäßig eingebunden wird, ermöglicht die eindeutige Identifikation des Dokumentes und stellt die Verknüpfung mit dem entsprechenden Business-Prozess respektive den Metadaten her.
Mittels dynamischer QR-Codes auf Dokumentebene wird der Medienbruch zwischen Papier und Digital überbrückt
Rückläufer und Rückantworten können so nach der Rücksendung im Posteingang mit einer nahezu einhundertprozentigen Erkennungsrate maschinell eingelesen und weiterverarbeitet werden. Aufgrund der mit dem Code zur Verfügung stehenden Metadaten kann ein vordefinierter bzw. terminierter Prozess angestoßen bzw. wieder aufgenommen werden. Die Rückantwort besitzt dabei die Besonderheit, dass zusätzlich der Zeitraum für die Rücksendung der Antwort vorgegeben werden kann. Wird die Rückantwort nicht innerhalb des vordefinierten Zeitrahmens zurückgesendet und durch den Inbound-Prozess verarbeitet, kann ein automatisiertes Erinnerungsschreiben im Outbound erzeugt werden.
Fachliche Kernsysteme bleiben im Mittelpunkt
Das physikalisch gedruckte Papier reicht folglich die Information des Ausgangsprozesses zum Eingangsprozess durch und ermöglicht die Automatisierung und Beschleunigung der Verarbeitung im Posteingang und nachgelagerten Prozessen. Dabei sind und bleiben führende Anwendungen die fachlichen Kernsysteme, welche die Prozesse für den Postausgang anstoßen und mit Transaktionsinformationen aus dem Posteingang beliefert werden.
Die Lösung kommuniziert bi-direktional mit dem Kernsystem über eine festgelegte Schnittstelle – und als zentrale Workflow- und Steuerungsplattform stellt sie das einfache Zusammenspiel von Posteingangs- und Postausgangsprozessen sicher. Während der Verarbeitung wird das Kernsystem mit den Informationen und Stati versorgt, die für eine reibungslose Bearbeitung des Geschäftsfalls benötigt werden. Auf der Basis von vordefinierten, konfigurierbaren Modulen werden Abläufe per Drag & Drop erstellt
Fazit
Durch die Verwendung einer zentralen Steuerungsplattform für Inbound- und Outbound-Prozesse werden zwei getrennte Welten miteinander verbunden. Eine einheitliche Administrations- und Konfigurationsoberfläche ermöglicht dabei die vollständige End-to-End Betrachtung von Dokumentprozessen. Prozessbedingte Medienbrüche zwischen zwei vermeintlich unabhängigen Technologiewelten werden überbrückt, ohne den Kontext zum jeweiligen Business-Prozess zu verlieren. Klassisches Papier als Transportmedium für wichtige Informationen steht dem angestrebten Ausbau der Digitalisierung nicht im Weg.
Docucom ist einer der größten Anbieter von Dienstleistungen im Bereich Document Output Management und Marktführer für Archivmigrationen in der Schweiz. Nach über 25 Jahren Projekt- und Implementationserfahrung wurde 2013 mit Domtrac™ eine eigenständige Document Process Management Anwendung entwickelt.
