Frische Brise für die elektronische Signatur

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Enrico Entschew (Dipl.-Betriebswirt FH), Senior Business Developer für die Bundesdruckerei GmbH

Per Hand geleistete Unterschriften auf Verträgen und Vereinbarungen sind eine der größten Hürden für durchgängige digitale Workflows. Eine rechtlich anerkannte und technologische ausgereifte Alternative sind elektronische Signaturen. Doch ist deren Einsatz noch von starker Zurückhaltung geprägt. Zu kompliziert, zu teuer, zu gering die Nutzenpotenziale, so die kritischen Stimmen. Neue Signatur-Lösungen im Internet und für die mobile Nutzung sowie eine Vereinheitlichung des rechtlichen Rahmens auf europäischer Ebene werden hier für ein Umdenken sorgen, sowohl bei Verträgen und Vereinbarungen im Unternehmensbereich als auch bei Formularen und Genehmigungen im Behördenumfeld.

In der Praxis ist es dagegen immer noch Usus, digital erstellte Dokumente auszudrucken, zu unterschreiben und dann für das elektronische Archiv wieder einzuscannen – wie eine Studie des Internationalen Dokumentenmanagement-Verbandes AIIM (Association for Information and Image Management) herausfand [1]. Demnach verschicken 60 Prozent der Unternehmen weltweit ihre Verträge und Vereinbarungen auf Papier. Kein Wunder, dass die Hälfte der IT-Anwender händische Unterschriften als größte Hürde auf dem Weg zu papierfreien Prozessen bezeichnet. Daher kommt der elektronischen Signatur bei der digitalen Abwicklung von Geschäftsprozessen eine besondere Bedeutung zu.

QES ermöglichen eContracting und eGovernment

Digitale Signaturen sorgen für die Unversehrtheit der Daten und die dokumentierte Willenserklärung. Eine besondere Form der elektronischen Signatur ist die Qualifizierte Elektronische Signatur (QES). Die QES entspricht der Schriftform nach § 126 a BGB. Sie ist der handschriftlichen Unterschrift, bis auf gesetzlich definierte Ausnahmen, in der Rechtswirkung gleichgestellt. Das bedeutet: Nur Dokumente mit Qualifizierter Elektronischer Signatur sind rechtswirksam und als Beweismittel in Gerichtsverfahren zulässig.

Zentraler Einsatzbereich der QES ist das eContracting, das die komplette elektronische Abbildung eines beliebigen Vertragsprozesses beinhaltet. Beim eContracting werden alle Prozessschritte von der ersten Angebotserstellung bis zur finalen Auftragserteilung nachweisbar digital dokumentiert. Typische Dokumente im eContracting-Umfeld sind zum Beispiel Anträge bei einer Behörde, Hypotheken- und Leasingverträge, Kreditanträge, Kaufverträge, Vertraulichkeitsvereinbarungen oder unternehmensinterne Genehmigungen.

Doch nicht nur Unternehmen, sondern auch Behörden profitieren von den Möglichkeiten der rechtsverbindlichen elektronischen Unterschrift. Das betrifft Gewerbeanmeldungen und SEPA-Lastschriftmandate. Aber auch andere Dokumententypen wie Förderanträge, öffentliche Ausschreibungen und unterschiedliche behördliche Genehmigungen wie beispielsweise Bauanträge sind prädestiniert für die Qualifizierte Elektronische Signatur. Das E-Government-Gesetz schreibt darüber hinaus vor, dass Bundesbehörden mit der QES versehene Formulare und Anträge annehmen müssen.

Einführung von Signaturlösungen verläuft zögerlich

Die EU-Kommission hat die Vorteile eines Einsatzes der Qualifizierten Elektronischen Signatur am Beispiel öffentlicher Ausschreibungen detailliert beziffert. Demnach reduziert sich der Zeitaufwand, der durch den Austausch von Papierdokumenten entsteht, von vorher ein bis zwei Wochen auf Stunden bzw. wenige Tage. Und die Kosten betragen in einem rechtssicheren elektronischen Workflow ein Fünftel bis ein Zehntel der Ausgaben, die durch den Austausch von Papierdokumenten anfallen.

 

Grafik_Vorteile_Elektronische_SignaturVorteile der Qualifizierten Elektronischen Signatur (QES)

Trotz dieser eindeutigen Nutzenvorteile kommen digitale Signaturen im Allgemeinen und die Qualifizierte Elektronische Signatur im Besonderen nur sehr zögerlich zum Einsatz. Nach einer Befragung der Consulting-Firma Artur D. Little unter IT-Anwendern sind noch mehrere Herausforderungen zu bewältigen [2]. Demnach hängt die Einführung digitaler Signaturen stark von vertrauenswürdigen, einfach zu handhabenden Lösungen ab. Zudem gab es unter den Teilnehmern der Untersuchung den Eindruck, dass Signatur-Lösungen mit hohen Investitionen verbunden sind.

Rechtssicherheit durch web-basierte Lösung

Die Bundesdruckerei hat eine im Vergleich zur Client-Installation kostengünstigere und komfortablere Alternative entwickelt. Die Internet-Plattform „sign-me“ deckt den gesamten Prozess des elektronischen Unterschreibens ab, so dass die Installation spezieller Signatur-Software oder das Hinzuziehen von Signaturexperten entfällt. Dabei legt das Online-Portal großen Wert auf eine intuitive Bedienung und eine hohe Benutzerfreundlichkeit.

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Web-Lösung für die elektronische Signatur

Die Unterschrift kann sowohl mit einer klassischen Signaturkarte oder dem Personalausweis als auch einfach über einen bei der D-Trust hinterlegten Schlüssel erfolgen. Die Internet-Plattform bietet eine hohe Rechts- und Datensicherheit. So erfolgt der Betrieb der Lösung auf einem Server des Trustcenters der Bundesdruckerei. Trustcenter erfüllen höchste Sicherheitsstandards und unterliegen strengen behördlichen Kontrollen. Zudem entspricht „sign-me“ dem deutschen Signaturgesetz und schon heute der neuen europäischen eIDAS-Verordnung.

Europaweite elektronische Identifizierung

Die eIDAS-Verordnung ist ein zentraler Baustein in der europaweiten Adaption digitaler Signaturen. Mit der Verordnung über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt der Europäischen Union (eIDAS) wurde die Basis für eine europaweite rechtsgültige elektronische Kommunikation und sichere elektronische Identifizierung geschaffen. Die eIDAS-Verordnung ist bereits geltendes Recht in allen EU-Staaten und wird die bestehende EU-Signaturrichtlinie (1999/93/EG) am 01.07.2016 ablösen. Dann gilt: Eine eIDAS-konform getätigte elektronische Unterschrift besitzt in allen 28 Mitgliedsstaaten der Europäischen Union Gültigkeit.

Von der technischen Seite her spezifiziert die eIDAS-Verordnung die Formate der Signaturen, um die EU-weite Interoperabilität sicher zu stellen. Gleichzeitig beschränkt sie das Mittel zur Signatur-Erstellung nicht mehr auf eine Chipkarte. Vielmehr ist es zulässig, die elektronischen Daten auch auf sicheren Signaturerstellungseinheiten (Hardware Security Module – HSM) eines Vertrauensdiensteanbieters vorzuhalten. Damit ist die Grundlage für Fernsignaturen gegeben. Der Anwender kann die Signatur aus der Ferne auslösen, zum Beispiel auch über ein mobiles Endgerät. Die elektronische Unterschrift mit dem Smartphone wird auf diese Weise bald Realität.

Fazit

Elektronische Signaturen leisten einen wichtigen Beitrag zur Entwicklung des elektronischen Geschäftsverkehrs im E-Business und E-Government. Durch ihren Einsatz werden erhebliche Einsparungseffekte erzielt und Geschäftsprozesse optimiert. Verträge, Formulare, Genehmigungen und andere Vereinbarungen, die einer händischen Unterschrift bedürfen, können erstmals in durchgängige elektronische Workflows integriert werden. Bestehende Herausforderungen in Punkto Handhabung und Implementierungskosten lassen sich durch neue Web-basierte Lösungen bewältigen. Zusätzlich ermöglicht die Mitte 2016 umzusetzende eIDAS-Verordnung die europaweite Nutzung elektronischer Signaturen und erweitert die Anwendungsmöglichkeiten in Richtung mobiles Signieren. Somit werden digitale Signaturen langfristig Unterschriften auf Papier ersetzen

www.bundesdruckerei.de

Enrico Entschew (Dipl.-Betriebswirt FH) ist als Senior Business Developer für die Bundesdruckerei GmbH tätig und verantwortet die Signaturlösung „sign-me“. Die Bundesdruckerei GmbH bietet komplette IT-Sicherheitslösungen für Unternehmen, Staaten und Behörden. Mit Technologien und Dienstleistungen „Made in Germany“ schützt sie sensible Daten, Kommunikation und Infrastrukturen.

Quellen

[1] AIIM (Association for Infor- mation and Image Management), Industry Watch – Paper Wars 2014 – an update from the battlefield www.aiim.org/Research-and-Pub- lications/Research/Indust- ry-Watch/Paper-Wars-2014

[2] Arthur D. Little: Digitale Signaturen – Auf dem Weg zu einem digitalen Europa http://www.adlittle.de/studien. html?&no_cache=1&view=836