Autor – Florian Döring, Marketing Manager bei ICOM Software
Für Unternehmen aller Größen und Branchen liegen die Einsparmöglichkeiten im Postversand in der effizienten Nutzung und Optimierung der vorhandenen Datenströme. Insbesondere größere Unternehmen profitierten bislang von den Möglichkeiten zur intelligenten Steuerung ihres Outputs. Nun können auch kleine und mittelständische Unternehmen die manuellen Tätigkeiten im Kuvertier- und Frankierprozess auf ein Mindestmaß reduzieren – ein bislang ohnehin recht fehleranfälliges und kostenintensives System. Damit wird die DV-Freimachung als finanzierbare Lösung für den Mittelstand greifbar.
Bestehende Geschäftsprozesse müssen dazu nicht verändert werden, ganz gleich, wie diese bisher organisiert sind, da die Software in bestehende Abläufe integriert wird. Dazu wird anstelle des realen Druckers ein virtueller Drucker dazwischengeschaltet. Die Daten werden abgefangen, passend und konvertierungsfrei ohne Veränderungen oder Verfälschungen verarbeitet und mit Steuerzeichen und gegebenenfalls DV-Freimachung für den nun erfolgenden Druckprozess weitergegeben.
OMR-Codes
Bei der Automatisierung der Briefsortierung muss vor allem eines funktionieren: Die Blattanzahl pro Kuvert muss stimmen, denn ansonsten werden fehlerhafte Briefe produziert und schlimmstenfalls sogar verschickt. Aus diesem Grund wird die Sortierung der Sendungen nach Blattanzahl und Kuvertgröße vielfach immer noch per Hand vorgenommen. Mit einer Softwarelösung entfällt dieser Arbeitsschritt, der gesamte Prozess wird vollautomatisiert gesteuert. Die erforderlichen Barcodes wie OMR-, Data Matrix- oder Kuvertierbarcodes generiert das System eigenständig, wobei die Steuerzeichen, frei konfigurierbar, passend zur jeweiligen Maschine gesetzt werden.
DV-Freimachung
Die Frankierung kostet ein Unternehmen heutzutage zwischen 0,75 und 1,5 Cent pro Brief, und dies nur für Tinte für die Umschläge. Hochgerechnet auf den jährlichen Briefausstoß ergibt sich hier leicht ein Einsparpotenzial, das vier- bis fünfstellig sein kann. Um diese Frankiermethode zu ersetzen, analysiert die Software den Datenstrom.
Dabei werden die Druckdaten zielgerichtet nach Informationen durchsucht und gefiltert, die für die Frankierung benötigt werden – das können bei jedem Job andere Infos sein. Auf diese Weise werden die Informationen ermittelt, wo ein Dokument beginnt und wo es endet, wie viele Seiten und Blätter es hat, was es wiegt und welchen Umschlag es bekommen soll. Kuvertierbeilagen können angesteuert werden, die Portoklasse und das Porto werden ermittelt. Die Druckdaten werden postalisch sortiert, nach Portoklassen getrennt und mit Kuvertiersteuerzeichen versehen. Schließlich werden die Briefe komplett mit der DV-Freimachung in einem Arbeitsgang gedruckt.
Closed-Loop
Eine Herausforderung ist auch der Sicherheitsaspekt: Ohne Software-Unterstützung müssen alle Sendungen nach Druck und Kuvertierung per Hand auf Vollzähligkeit kontrolliert werden, und dafür müssen umständliche und fehleranfällige Listabgleiche vorgenommen werden. Sollten dann bei der Kontrolle Ungereimtheiten auftreten, fängt die eigentliche Arbeit erst an, denn die Mitarbeiter müssen sich auf die Suche nach den fehlenden Dokumenten machen, Briefe wieder öffnen, Seitenzahlen vergleichen etc. Kurz: Nicht zuletzt aus Datenschutzgründen ist der Versand unkorrekter Briefe ein Desaster.
Auch diese Arbeit wird mit ICOM Dokustream/Smart überflüssig, denn die Software sorgt dafür, dass Fehlkuvertierungen erkannt und automatisch behoben werden. Alle Produktionsstufen können dabei überwacht werden, um zu sehen, wo sich das Dokument befindet und wann es produziert worden ist. Jede Stufe wird nachvollziehbar dokumentiert, und überall kann der passende Reprint ausgelöst und überwacht werden.
Fazit
Die automatisierten Prozesse helfen, wertvolle Arbeitszeit einzusparen und die Fehleranfälligkeit beim Kontrollieren der Sendungen drastisch zu reduzieren. Darüber hinaus müssen weder Maschinenwartung noch Leasingraten für eine Frankiermaschine bezahlt werden. Die erforderliche Investition hat sich daher in der Regel schon innerhalb der ersten zwei Jahre nach Inbetriebnahme der Lösung amortisiert.
Florian Döring, Marketing Manager bei ICOM Software. Das inhabergeführte Softwarehaus und Marktführer bietet seit mehr als 20 Jahren effiziente und hochkonfigurierbare Softwarelösungen für die Bereiche Postausgang, Portooptimierung, DV-Freimachung und Output-Management. ICOM ist Kooperationspartner der Deutschen Post AG und hat den Status eines Frankiermaschinenherstellers für DV-Freimachung.
