Autorin – Gesine Liskien, Managerin Marketing PR, tangro
Reibungslose Abläufe durch innovative Organisationsstrukturen zu gewährleisten – diese Herausforderung gilt auch für Krankenhäuser und dort nicht nur für den medizinischen Bereich. So ist etwa die Beschaffung ein äußerst komplexer Prozess, der nicht nur eine Kette von Einzelvorgängen beinhaltet, sondern auch viele unterschiedliche Personen und Abteilungen einbindet. Für jede Bestellung fällt eine Vielzahl an Geschäftsbelegen an – unter anderem Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen. Um Abläufe zu optimieren, wurde im Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf (UKE) eine Lösung installiert, damit der Gesamtprozess von der Beschaffung zur Zahlung der Rechnung schneller und transparenter erfolgen kann.
Automatische Buchung von Rechnungen
Eingangsdokumente werden nun mit tangro automatisiert in SAP verarbeitet – ein Vorteil insbesondere für die Rechnungsprüfung: Mehr als 20 Prozent der insgesamt 120.000 Rechnungen im Jahr werden mittlerweile ohne jegliches manuelle Eingreifen durch einen Mitarbeiter verarbeitet. „Rund 100 Rechnungen am Tag werden sofort im Hintergrund gebucht“, sagt Christiane Körner, Leitung Finanzen und Controlling der Klinik Logistik Eppendorf GmbH, einer Tochtergesellschaft des UKE. Immer dann, wenn zur Warenlieferung bereits die Bestellung vorliegt, der Wareneingang in SAP verzeichnet wurde und keine Abweichungen vorhanden sind, ist keinerlei Interaktion oder visuelle Kontrolle durch einen Mitarbeiter mehr notwendig.
Die meisten Rechnungen, circa 60 Prozent, erhält das UKE noch auf klassische Weise auf Papier, die übrigen 40 Prozent der Belege gehen elektronisch per E-Mail als PDF-Dokument ein. Für die automatisierte Verarbeitung spielt es aber keine Rolle, über welchen Eingangskanal die Belege eingehen. Bei Papierbelegen ist lediglich zusätzlich der Scanvorgang erforderlich, während die Inhalte der elektronischen Rechnungen direkt abgegriffen werden. In jedem Fall erkennt die Lösung die relevanten Beleginhalte automatisiert und gleicht sie mit den vorhandenen Daten in SAP ab. Wenn keine Abweichungen vorhanden sind, kann wie beschrieben vollautomatisch gebucht werden.
Einige Rechnungen dagegen sind von der automatischen Buchung grundsätzlich ausgenommen, eine individuelle Kontrolle durch die Sachbearbeiter ist explizit erwünscht. Beispiele sind hier Rahmenbestellungen über Fremdpersonal oder Bau- oder Dienstleistungsrechnungen. In diesem Fällen greift ein automatisierter Erfassungsprozess, bei dem die Bearbeitungsmaske direkt mit Inhalten befüllt und das Belegbild online zur Verfügung stellt wird. Die Bearbeitung wird auf diese Weise wesentlich erleichtert, denn die Daten aus der Bestellung in SAP werden direkt übernommen und der Preis geprüft.
Transparenter Genehmigungs-Workflow
Die Genehmigung erfolgt anschließend ebenfalls automatisiert über den tangro-Workflow. Liegt beispielsweise eine Abweichung bei Preis oder Menge vor, geht der Beleg je nach Abweichungsart an die zuständige Abteilung zur Prüfung. Auch beim Abklären von Rechnungen ohne Bestellbezug, etwa Hotelrechnungen oder Rechnungen zu Fortbildungen, entfällt eine umständliche Mailkorrespondenz und langwieriges Nachtelefonieren. „Jederzeit ist klar, wo und in welchem Bearbeitungsstatus sich eine Rechnung gerade befindet. Die Nachvollziehbarkeit und Transparenz hat sich damit wesentlich verbessert“, so Christiane Körner.
Zu mehr Transparenz trägt auch das Rechnungseingangsbuch bei, das den vollen Überblick über die eingegangenen Belege mitsamt Statusinformation bietet. Auf einen Blick ist ersichtlich, welche Belege bereits automatisch gebucht wurden und welche Belege sich beispielsweise im Workflow befinden. Damit ist sofort nachvollziehbar, wem eine Rechnung etwa zu Freigabe vorliegt. Wenn eine Reaktion auf sich warten lässt, wird die Erinnerung einfach per Mausklick verschickt.
Fazit
Dank der optimierten Abläufe kann beim UKE die Rechnungsprüfung trotz eines ständig steigenden Belegvolumens gut bewältigt werden. „Wir können auch mit weniger Vollkräften das steigende Volumen meistern“, bestätigt Christiane Körner. Daher werden die Optimierungsbestrebungen im Einkauf fortgesetzt: Schon jetzt werden Auftragsbestätigungen erfasst, zukünftig soll zudem die Lieferschein-Verarbeitung automatisiert erfolgen. Dann wird es möglich sein, Lieferbelege in Echtzeit sofort bei Paketeingang zu erkennen und gleich im SAP-System zu prüfen. Auf diese Weise wird auch die Schnittstelle zwischen Lager und Einkauf in die durchgängige Lösung für Eingangsbelege integriert.
Gesine Liskien, Managerin Marketing PR, tangro. tango ist Experte für automatisierte Verarbeitung eingehender Dokumente in SAP mit über 30 Jahren Erfahrung. Die tangro Inbound Suite deckt den Beschaffungsprozess sowie Abläufe von der Bestellung bis zum Zahlungseingang ab und sorgt für Optimierungen der Geschäftsprozesse. Die patentierte Anwendungsarchitektur garantiert eine kostengünstige Umsetzung von unternehmensspezifischen Anforderungen im laufenden Prozess.
