Autor – Andreas Duthel, Director Lexmark Global Services DACH bei der Lexmark Deutschland GmbH
Durch den verstärkten Einsatz von mobilen Endgeräten als fester Bestandteil der Unternehmenskommunikation werden immer mehr unstrukturierte Daten produziert, die für Geschäftsprozesse und Entscheidungen in gleichem Maße notwendig sind wie die strukturierten Daten. Ein reibungsloseres Zusammenspiel von Geräten und Lösungen sowie eine optimierte stationäre sowie mobile Datenerfassung und -bearbeitung im Rahmen einer End-to-End-Strategie ist daher eine Anforderung, die aus dieser Entwicklung resultiert.
Doch bislang integrieren einige Organisationen persönliche Geräte ihrer Mitarbeiter noch nicht ausreichend in ihr Firmenumfeld. Nur ein Fünftel der Unternehmen erlaubt die berufliche Nutzung des persönlichen Smartphones oder Tablets, so eine Erhebung von Lexmark. Über die Hälfte aller befragten Unternehmen verbietet sogar die Nutzung privater mobiler Geräte am Arbeitsplatz. Auf diesem Gebiet muss demnach noch ein Umdenken stattfinden, um flexibler auf veränderte Arbeitsweisen und Mitarbeiteranforderungen zu reagieren. Hilfreich sind mobile Apps, mit denen sich Dokumente beispielsweise direkt an Drucker im Firmennetzwerk senden lassen. Oder auch Lösungen, die das schnelle und einfache Scannen von Dokumenten unterstützen.
Übergeordnete Output- und Content-Strategie für die automatisierte Datenerfassung
Nahtlos integrierte Workflows und die Koordination der verschiedenen Prozesse innerhalb einer übergeordneten Output- und Content-Strategie ermöglichen es, zeitraubende manuelle Prozesse mithilfe innovativer Lösungen zu automatisieren und die Daten zum Initiieren von Geschäftsprozessen dort zu erfassen, wo sie entstehen. Darüber hinaus gilt es Lösungen zu entwickeln und zu implementieren, die Routineaufgaben vereinfachen und aufteilen. Bei der Auswahl sollten Unternehmen dabei nicht nur auf Kostenaspekte achten – sondern auch bedenken, dass sich die Lösung ohne große Programmierkenntnisse einführen lässt.
Wichtiger Baustein in einer Content-Strategie ist die Datenerfassung: Ein manuelles Vorgehen kann durch eine Vielzahl verschiedener Abläufe und beteiligter Personen viel Zeit und Aufwand in Anspruch nehmen. Hinzu kommt, dass die manuelle Datenerfassung oftmals redundant oder fehlerhaft ist. Durch den umfassenden Einsatz automatisierter Systeme können Unternehmen Betriebskosten senken und Fehler vermeiden. So zeigt die App Lexmark Mobile Capture exemplarisch, wie Unternehmen das Potenzial mobiler Kommunikation besser nutzen und Geschäftsprozesse auch von unterwegs lenken können. Ruft ein Smartphone- oder Tablet-Nutzer die App auf, kann er Bilder, Texte und Tastatureingaben erfassen oder fotografieren, um sie anschließend zu versenden, um verschiedene Geschäftsprozesse in Gang zu setzen. Erfasste Daten lassen sich zudem in ein PDF konvertieren, mit Anmerkungen ergänzen und per E-Mail verschicken. Dieselben Informationen können auch in ein Google Docs-Konto geladen werden.
Eigene Workflows und Erfassen geschäftsrelevanter Informationen
Eine weitere Möglichkeit ist, bei der Erstellung eigener Workflows die Daten in unterschiedlichen Geschäftskontexten zu erfassen, abzurufen und zu erstellen. Beispiele aus der Praxis sind Vorfallsmeldungen, Schadensbearbeitung, Kreditanträge, Rechnungsabwicklung, Frachtbriefe, HR-Onboarding-Prozesse, klinische Aufnahmen oder Reisekosten. Auf der Drag-and-Drop-Oberfläche lassen sich Workflows für individuelle Unternehmensprozesse erstellen, indem der Anwender Eingabeaufforderungen wie beispielsweise GPS-Positionen, Barcodeleser, Auswahlfragen oder Texteingaben hinzufügt. Zudem lässt sich die Lösung auf Fehler überprüfen, ohne dabei einen externen Server oder Webdienst in Anspruch zu nehmen.
Unternehmen sollten außerdem die Möglichkeit haben, sämtliche geschäftsrelevanten Informationen aus digitalisierten Papierdokumenten auszulesen, Dokumente zu klassifizieren und automatisch an Geschäftsanwendungen wie Dokumentenmanagement (DMS)-, Enterprise Resource Planning (ERP)- und Finanzmanagement-Systeme zu übermitteln. So werden Informationen schneller zugänglich und Geschäftsprozesse beschleunigt. Via Multifunktionsgerät lassen sich Papierdokumente erfassen, digitalisieren und dem Workflow zuführen. Im gleichen Arbeitsschritt kann mit modernen Mitteln die Validierung geschäftsrelevanter Daten erfolgen, darüber hinaus lässt sich eine Indexierung der Daten aus Papierdokumenten sowie eine Identifizierung relevanter Datenelemente, die sich dann nahtlos an die jeweilige Geschäftsanwendung übermitteln lassen, bewerkstelligen.
Lösung für strukturierte und unstrukturierte Daten – abgestimmt auf individuelle Anforderungen
Für Unternehmen geht es darum, einen auf die jeweiligen Belange abgestimmten Weg zu finden, um die verschiedensten Informationen diverser Kanäle zu erfassen, zu verwalten, zu speichern, exakt auszugeben und zu bewahren – die Herangehensweise kann dabei je nach Unternehmensgröße, Branche oder Philosophie variieren. Immer mehr Unternehmen wollen außerdem wissen, in welchem Zusammenhang strukturierte und unstrukturierte Daten zueinander stehen.
Während eine Dokumentenmanagementlösung in erster Linie digitale Dokumente zufriedenstellend verwalten soll, schließen Enterprise Content Management (ECM)-Lösungen neue Unternehmensinformationen wie E-Mails, Social Media-Daten oder Tweets mit ein. Es geht verstärkt um Content, also Inhalte jeder Art wie Bilder, Videos und Informationsschnipsel aus den sozialen Netzen. Intelligente IT-Lösungen sollten Unternehmen bei Fragen unterstützen wie: In welchem Zusammenhang stehen die Informationen? Hat ein Kunde, der gerade eine E-Mail an den Support geschrieben hat, vielleicht schon zuvor auf Facebook gepostet oder getwittert? Durch die wachsende Zahl strukturierter und unstrukturierter Informationen sind immer mehr Unternehmen auf der Suche nach Lösungen, die sie dabei unterstützen, diese Daten zu bewältigen und sie sinnvoll zu nutzen.
Fazit
Reine Hard- oder Software-Ansätze reichen oftmals nicht aus, eine Content-Strategie erfolgreich umzusetzen. Erst eine End-to-End-Strategie vermag es, Prozesse effizient zu modernisieren. Hierbei geht es um ein strategisch untermauertes Zusammenspiel aller Geräte, Lösungen und Services – idealerweise aus einer Hand. Aufeinander abgestimmte mobile und stationäre Komponenten sowie eine umfassende Strategie helfen, strukturierte und unstrukturierte Daten so zu verarbeiten, dass sich enthaltene Informationen nutzen lassen. Unternehmen sollten in diesem Zusammenhang mobile Geräte durchdachter in Arbeitsprozesse und Datenmanagement einbeziehen.
www.lexmark.de
Andreas Duthel, Director Lexmark Global Services DACH bei der Lexmark Deutschland GmbH. Lexmark verbindet unstrukturierte, gedruckte oder digitale Informationen innerhalb eines Unternehmens mit Prozessen, Anwendungen und Mitarbeitern, die diese Inhalte benötigen. Lexmark bietet Unternehmen aller Größenordnungen ein vielfältiges Angebot an Druckern, Software-, Imaging-Lösungen und Services, die Anwender dabei unterstützen, weniger zu drucken.
