Autor – Dr. Daniel Wilhelm, Vorstand der blueend web:applications AG
Als die am häufigsten genutzte Softwarelösung für Dokumentenverarbeitung ist Microsoft Office in Unternehmen kaum noch wegzudenken – und das unabhängig von der Branche. Auf diese Marktführerschaft müssen sich auch Anbieter anderer Softwarelösungen einstellen, denn Anwender möchten vor allem eines: in ihrer gewohnten Umgebung arbeiten und dabei bestenfalls Zusatznutzen generieren.
Nicht anders verhält es im Social Collaboration-Umfeld. Zwar sind Anwenderunternehmen durchaus gewillt, ihr Team enger miteinander zu vernetzen und hierfür den Weg der Collaboration zu wählen, doch ist die Bereitschaft, dafür auf andere Lösungen zur Text- bzw. Dokumentenverarbeitung zurückzugreifen, sehr gering. Und das aus gutem Grund: Zum einen fallen in der Regel zusätzliche Lizenzgebühren für den Umstieg an. Zum anderen ist ein Systemwechsel nicht nur ein Kostenfaktor, sondern auch eine Frage der Kompatibilität. Denn externe Partner, Dienstleister und Kunden setzen meist ebenfalls auf Office-Anwendungen und erwarten, dass sie schnell und ohne aufwändige Konvertierung Dokumente öffnen und bearbeiten können. Nicht zuletzt haben sich auch die Mitarbeiter an den Umgang mit Word, Excel und weiteren Programmen gewöhnt – es würde Zeit und Budget kosten, sie auf eine neue Anwendung umzuschulen.
Lösung für Dokumentenmanagement als Voraussetzung für Zusammenarbeit
Nichtsdestotrotz: An einer verbesserten (internen) Zusammenarbeit kommt in Zeiten der Informationsflut sowie der verteilten Standorte kaum noch ein Unternehmen vorbei. Um die dazu notwendige Infrastruktur bereitzustellen, werden immer häufiger Softwarelösungen gewählt, die entweder auf dem eigenen Server installiert oder über die Cloud bezogen werden und die versprechen, die Teamarbeit an Dokumenten ohne die Umwege der zahllosen, oftmals mit Anhängen versehenen E-Mails und Telefonate zu optimieren. Alle Mitarbeiter finden sich demzufolge in diesem virtuellen Raum regelmäßig ein und sind so in der Lage, innerhalb einzelner Projektgruppen spezifische Probleme zu diskutieren und zu lösen, sich über neue Inhalte und Kommentare laufend zu informieren, CRM-Funktionalitäten für die Kundenpflege einzusetzen oder sich an der Wissenssammlung des Unternehmens über Wikis, Foren oder Blogs zu beteiligen.
An einer strukturierten und einfach zu bedienenden Lösung für das Dokumentenmanagement führt bei dieser Form sozialer Interaktion in Intranets kein Weg vorbei. Ganz im Gegenteil: Je einfacher sich digitale Artefakte bzw. Dokumente in einer solchen Umgebung verwenden lassen, desto hilfreicher ist dies für die Kommunikation – denn viele Informationen werden dabei in Form von „Kommentaren“ zu eben diesen ausgetauscht.
Unmittelbarer Zugang und Bearbeitungsmöglichkeiten von Office-Dokumenten über Collaboration-Plattform
Die beschriebene tägliche Kommunikation der Mitarbeiter untereinander oder mit externen Partnern besteht nach wie vor vorwiegend aus dem Austausch von Dokumenten aller Art – Angebote, Projektbeschreibungen oder Konzepte müssen unter anderem wechselseitig zur Kenntnis genommen und aufeinander abgestimmt werden. Erlaubt eine Enterprise 2.0-Lösung die Einbindung dieser Dokumente sowie ihren Austausch und ihre Bearbeitung nicht, darf ihr wirklicher Nutzen zumindest bezweifelt werden: Denn Office-Dokumente bleiben auch dann eine zentrale Schnittstelle des Informationsaustausches, wenn die Übergänge zwischen den einzelnen Formaten zunehmend schwinden. Ein komfortables Arbeiten mit Dokumenten sollte daher auf jeden Fall Bestandteil einer Social Collaboration-Lösung sein.
Die Tatsache, dass die meisten Plattformen komfortabel und ortsunabhängig über eine Web-Oberfläche zu erreichen sind, bringt jedoch auch einen Nachteil mit sich. Denn die heutigen Web-Technologien erlauben per se nur eine unzureichende Unterstützung für einen nahtlosen Übergang von Dokumenten zwischen der Anwendung und dem lokalen Gerät – insbesondere bei Office. Die Hersteller der einzelnen Social Collaboration-Lösungen bieten daher zumindest teilweise Lösungsansätze für eine bessere Verzahnung mit den jeweiligen Programmen. SharePoint ist in diesem Zusammenhang eine referenzierbare Größe. Durch die Nähe zum Office-Paket ist hier die geforderte Kompatibilität gegeben: Texte oder Tabellen werden im Textverarbeitungsprogramm erstellt und dann in SharePoint gespeichert. Dort können die Dateien geteilt oder bearbeitet werden, und auch eine entsprechende Suchfunktion ist vorhanden.
Bild: Word-Oberfläche – mit unmittelbarem Zugang zum Intranet (SharePoint)
Aus Endnutzersicht ist SharePoint aber zuweilen zu komplex und birgt auch ein hohes Kostenpotenzial. Eine alternative Anlaufstelle ist in diesem Fall die in Deutschland entwickelte Lösung xelos.net, in der gleichfalls per DMS Dokumente erstellt, zentral auf der Intranet 2.0-Plattform abgelegt, geteilt sowie im Team bearbeitet werden können. Übertragen werden sie – auf einfachstem Weg – aus dem Windows Explorer per Klick auf „Senden an“. Ergänzend dazu bietet sich die Möglichkeit, Dokumente mit Aufgaben und zuständigen, zugriffsberechtigten Personen zu versehen. Eine Versionierung ebenso wie die Nachverfolgung von Änderungen und Dokumentenhistorie wird für User auf einer Sidebar direkt innerhalb der Office-Programme angezeigt. Bei Bedarf ist auch ein Vergleich mit einer älteren Dokumentenversion möglich.
Direkte Einbindung der Collaboration-Funktionen
Ist grundlegend geklärt, dass die gewählte Social Collaboration-Lösung mit Office umgehen kann, bleibt die Frage nach dem „Wie“. Denn muss der Nutzer dafür seine Komfortzone verlassen und neue Anwendungsszenarien erlernen, kann dies zur Frustration und diese wiederum dazu führen, dass er zwar weiterhin mit Word, nicht aber in der Enterprise 2.0 arbeitet. Für eine umfassende Akzeptanz einer Lösung müssen Dateien aus dem Intranet demnach direkt in MS Office geöffnet oder direkt in das Intranet gespeichert werden können.
Diese Anforderung wird meist durch ein einfaches Plug-in gelöst. Auf diese Weise können die zusätzlichen Funktionen der Social Collaboration-Plattform direkt im jeweiligen Office-Programm, also in Word, Excel oder auch in PowerPoint, angezeigt werden. Auch Inhalte aus E-Mails wie beispielsweise Anhänge lassen sich direkt an dem vom Nutzer gewünschten Ort innerhalb des Intranets speichern – und können öffentlich zugänglich gemacht werden. Und umgekehrt: Es ist darüber hinaus möglich, Inhalte aus der Collaboration-Plattform wie Bilder oder Preislisten per Klick in Office-Dokumente und E-Mails einzufügen.
Mit Volltextsuche zur richtigen Datei(-version)
Bei der Zusammenarbeit unter Kollegen, ganz gleich ob per Social Collaboration oder auf klassischen Wegen, kommt es insbesondere hinsichtlich der Ablage von Dokumenten immer wieder zu Schwierigkeiten. Verschiedene Dateinamen, unterschiedliche Ablageorte und -strukturen sorgen oftmals dafür, dass sich die Suche nach einer bestimmten Datei mehr als umständlich gestaltet. Die meisten Intranet 2.0-Lösungen bieten daher eine Volltextsuche, mit der innerhalb eines kurzen Zeitraumes jeder Winkel der kompletten Plattform ebenso wie die Dateien selbst durchsucht werden können. Zudem kann das Suchergebnis oftmals mit Hilfe einer facettierten Suche weiter eingeschränkt werden, um schneller zu dem gesuchten Dokument zu kommen.
Fazit
Office-Programme wie Word, Outlook oder Excel sind heute De-facto-Standard und werden es vermutlich noch einige Jahre bleiben. Entgegen aller Trends und Unkenrufe ist es bis heute keinem anderen Anbieter gelungen, mit dieser Marktposition zu konkurrieren, auch wenn Open Source-Lösungen immer häufiger nachgefragt werden. Diese Tatsache macht eine möglichst nahtlose Integration aller Programme des Paktes in verschiedene Zweit- und Drittlösungen wie ERP, CRM oder auch Social Collaboration-Plattformen unumgänglich. Bei der Auswahl einer Enterprise 2.0-Plattform sollte demzufolge darauf geachtet werden, dass Schnittstellen oder Plug-ins die geforderte passgenaue Verbindung ermöglichen. Einen Kompromiss an dieser Stelle sollte man nach Möglichkeit vermeiden: Wer eine flexible Lösung benötigt, ist am besten mit einem Angebot beraten, das sich aus verschiedenen Modulen zusammensetzt und genau den Bedarf des Unternehmens abdeckt. Ist dabei zunächst keine Office-Integration gegeben, sollte diese eventuell nachträglich umgesetzt werden.
Vor der Entscheidung für ein Angebot sollten zunächst Anforderungen und Wünsche über alle Unternehmensbereiche und -abteilungen hinweg abgefragt, analysiert und innerhalb eines Anforderungskatalogs im Anschluss definiert werden. Erst dann können Lösungen auf ihre Passgenauigkeit überprüft, Hersteller oder Lizenzgeber angefragt und letztlich eine Software implementiert werden. Mithilfe dieser sorgfältigen Vorbereitung werden die Grundlagen dafür gelegt, dass sich erfüllt, was von Social Collaboration an erster Stelle gefordert wird: die Vernetzung im Team sowie mit extern beteiligten Personen, um die Zusammenarbeit und Effektivität langfristig zu verbessern. Und das Wichtigste: Die Einfachheit der Bedienung sollte immer im Vordergrund stehen. Denn nur so kann sichergestellt werden, dass die Lösung von den Beteiligten auch „angenommen“ wird.
www.blueend.com
Dr. Daniel Wilhelm ist Vorstand der blueend web:applications AG. Gemeinsam mit seinem Partner gründete er 2005 das auf die Erstellung individueller Webportale, Community-Systeme und Intranet-Anwendungen spezialisierte Unternehmen. Es bietet unter anderem die selbstentwickelten Software xelos.net, die modular sowie individuell anpassbar für die offene oder geschlossene Kommunikation, Zusammenarbeit und den Wissensaustausch eingesetzt werden kann.
