Das große 3×3 von SharePoint.

Autor – Robert Mulsow, TSP Manager DACH, Benelux, Nordics, AvePoint Deutschland GmbH.

Mit der Einführung von SharePoint als Kollaborationsportal steht ein Unternehmen zunächst vor großen Herausforderungen. Wenn Sie jetzt hauptsächlich an die Datenmigration aus alten Portalen oder Fileshares denken, sind Sie vermutlich der Gruppe der IT-Administratoren zuzuordnen. Aber auch für Endanwender ändert sich sehr viel, da gewohnte Prozesse aufgebrochen werden und Arbeitsweisen wechseln.

Dieses wichtige Kriterium sollte man bei Kollaborationslösungen nie aus den Augen verlieren. Schließlich darf eine fehlende Nutzerakzeptanz nicht das gesamte Projekt zum Scheitern bringen. Dem Thema Nutzerakzeptanz wird daher besonders auf Management-Ebene große Bedeutung beigemessen, da dort in der Regel die Entscheidung für ein solches Portal getroffen wird und verantwortet werden muss.

Anforderungen aus dem SharePoint-Lebenszyklus

Im laufenden Betrieb der Kollaborationsplattform kommen neue Herausforderungen hinzu. End-User kommen immer besser mit SharePoint zurecht und entwickeln daher völlig neue Anforderungen. Administratoren versuchen diese zu erfüllen, aber müssen auch immer mehr tägliche „Standardaufgaben“ erledigen, da immer mehr Endanwender immer häufiger die Möglichkeiten des SharePoint in Anspruch nehmen. Darüber hinaus ergeben sich natürlich auch für die Entscheide neue Anforderungen, da man über die erste Phase, in der die Nutzerakzeptanz im Vordergrund stand, bereits hinaus ist.

Damit wird deutlich, welches 3 x 3-Szenario sich hier abzeichnet. Grundsätzlich gibt es drei verschiedene Phasen, die SharePoint durchläuft. Es beginnt mit der anfänglichen Einführungsphase, geht über die solide Akzeptanzphase bis hin zu der „All-in“-Phase, in der SharePoint als alleiniges Portal eingesetzt wird und alle anderen (peripheren) Portale wie z.B. SAP mit angebunden werden. Je nach Phase gibt es dabei natürlich unterschiedliche Herausforderungen und Fragen, die sich für jede Nutzergruppe, vom Endanwender über den Administrator bis hin zum Manager, stellen. Hier lohnt sich ein Blick im Detail, wie Governance in Verbindung mit einem Self-Service-Portal dabei unterstützen kann, die Herausforderungen des SharePoint-3 x 3 optimal zu meistern.

Was versteht man unter Governance?

Die Governance umschließt grundsätzlich drei Bereiche: Richtlinien, Rollen und Verantwortlichkeiten, die im großen Scope auf Unternehmensebene definiert und auf die einzelnen Systeme, wie z.B. SharePoint, heruntergebrochen werden. Microsoft versteht unter SharePoint-Governance Folgendes: Als Steuerung wird das Gebilde aus Richtlinien, Rollen, Zuständigkeiten und Prozessen bezeichnet, das die Zusammenarbeit der Geschäftsbereiche und IT-Teams eines Unternehmens zur Umsetzung seiner Ziele lenkt. […] Eine gute Steuerungsplanung hat folgende Ziele:
• Optimierung der Bereitstellung von Produkten und Technologien
• Aufrechterhaltung der Sicherheit und Vorschrifteneinhaltung der Systeme
• Sicherstellung der bestmöglichen Rendite für Ihre Investitionen in IT-Technologie [1]

Ebenen für die Steuerungsplanung

Wenden wir nun diese Definition an:

Richtlinien
Bei den Richtlinien umfasst SharePoint drei Kernbereiche: IT-Steuerung, Informationsverwaltung und Anwendungsverwaltung. Diese drei Richtlinien-Kategorien sollte ich als Administrator vom Farm-Level bis hin zum einzelnen Objekt beachten. Durch einmaliges Definieren solcher Richtlinien kann man sich in Zukunft viel Zeit und Arbeit sparen, ein großer Vorteil bei der täglichen Arbeit. Natürlich müssen nicht überall gleich hohe Standards definiert werden. Je nach „Sichtbarkeit“ der Anwendung sollte man differenzieren. Eine persönliche MySite kann z.B. flexibler verwendet werden als ein Intranet- oder gar Internet-Portal.

Definition von Richtlinien-Kategorien

Rollen
Innerhalb eines Governance-Konzepts sollten neben den Richtlinien auch die Rollen und Zuständigkeiten klar definiert werden. So gibt es eine eindeutige Zuordnung, wer für was verantwortlich ist. Aber noch entscheidender ist die Ausführung von Aktionen und zugehörige Genehmigungen. Ein Administrator, der am Tag 100 Genehmigungsanfragen aus allen möglichen Fachbereichen bekommt, wird irgendwann nur noch blind genehmigen – das ist nicht optimal und führt zu Fehlern. Ein Workflow, bei dem der Endnutzer eintragen kann, wer genehmigen soll, ist ein anderer nicht optimaler Ansatz. Der Mittelweg, also ein dynamisch, anhand der Organisationsstruktur eingesetzter Genehmiger, wäre besser geeignet. Damit kann sichergestellt werden, dass
• genau die Personen zum Genehmigen aufgefordert werden, die den Aktionsrahmen der Anfrage genau kennen und
• diese Personen auch generell zum Genehmigen berechtigt sind. Beispiel: Genehmiger = „Manager des Antragstellers“.

Prozesse
Prozesse verbinden Richtlinien und Rollen. Das heißt, entsprechende Verantwortliche (Administratoren) führen Anfragen aus, die unter Umständen noch von anderen Rollen (Genehmigern) abgesegnet werden müssen. Dies geschieht leider in den meisten Fällen manuell durch Administratoren. In manchen Fällen erledigt dies auch direkt der End-User. Hier wird dann darauf vertraut, dass der Anwender, beflügelt durch in Trainings angehäuftes (Halb-) Wissen, schon weiß, was er tun darf und was nicht.

Teilautomatisierte Prozesse werden gewöhnlich mit PowerShell-Skripten oder durch den Einsatz von Drittanbieter-Software erreicht. Dennoch müssen hierbei immer noch Administratoren eingreifen und die Eingaben aus den Anfragen in die Skripte und Tools übertragen.

Vollautomatisierte Prozesse kann man hingegen mit komplett individueller Software umsetzen. Standardisierte Drittanbieter-Lösungen, wie z.B. Governance Automation von AvePoint, unterstützen mehrere SharePoint-Versionen und kommen mit vielen vordefinierten und einfach anpassbaren Prozessen daher. Da so leicht verschiedene Unternehmensabläufe abgebildet werden können, amortisieren sich solche Lösungen bereits nach kurzer Zeit.

SharePoint-Lebenszyklen und -Governance

Die drei Phasen der SharePoint-Nutzung vom Start über die Akzeptanz bis hin zur All-in-Variante sind sehr grob gefasst. Ich möchte diese noch etwas detaillierter betrachten, denn sehr häufig haben Unternehmen bereits einen Self-Service für die Provisionierung von Site Collections über PowerShell im Einsatz. So ein Skript deckt jedoch nur einen Bruchteil dessen ab, was in einem Self-Service-Portal angeboten werden sollte, um die Richtlinien einwandfrei technisch durchsetzen zu können.

Der SharePoint-Lebenszyklus beginnt in der Regel mit einer Migration aus einer älteren SharePoint-Version oder aus einem anderen Portal (Lotus Notes, LiveLink, Fileshares etc.). Natürlich gehört zur Anfangsphase auch das Erstellen neuer Inhalte direkt im SharePoint. Sind die Daten erst einmal im SharePoint, müssen sie auch regelmäßig mit einem Backup gesichert werden. Im Laufe des Betriebes treten aber immer häufiger Administrationsanforderungen auf – beispielsweise das Verschieben von Inhalten, die Vergabe von Berechtigungen, das Ändern von Metadaten etc. In diesem Stadium möchte ich als Administrator immer genau wissen, wie und welche Inhalte überhaupt genutzt werden, um so den SharePoint noch gezielter auf die Endnutzer und meine Unternehmensprozesse zuschneiden zu können.

Denn in dieser fortgeschrittenen Phase entsteht folgende Problematik: Je mehr Inhalte erzeugt werden, desto umfangreicher werden die SharePoint-Suchergebnisse. Eine Suche nach dem Begriff „Optimierter Prozessablauf“ liefert zu Beginn eines SharePoint-Lebenszyklus vielleicht nur ein paar wenige Treffer, aus denen es leicht ist, das richtige Dokument zu identifizieren. Nach drei Jahren zeigt die Suche jedoch schon weitaus mehr Ergebnisse, da neuere Versionen dieser Dokumente und zum Teil auch für völlig neue Bereiche hinzugekommen sind. Auch die Performance kann leiden, denn SQL benötigt mehr Rechenleistung und Zeit, um das richtige Objekt in einer sehr großen Datenbank zu finden. An diesem Punkt muss sich der Administrator also Gedanken über das Löschen und Archivieren machen, um weiterhin eine gute Performance zu gewährleisten und Nutzern immer relevante Suchergebnisse anbieten zu können.

SharePoint-Lebenszyklen und -Governance

In jeder dieser Phasen finden wir nun Szenarien, in denen man oben beschriebene Richtlinien anwenden kann und auch sollte. Eine Lösung für die Provisionierung von Site Collections alleine deckt beispielsweise wirklich nur einen ganz kleinen Teil ab. Alle anderen Szenarien bleiben davon unberührt. Ideal wäre daher ein Self-Service-Portal, das automatisiert Richtlinien über alle Lebenszyklen hinweg zur Verfügung stellt und anwendet. Alle Zusatzleistungen, wie Reporting, Performance-Optimierung, kürzere Backup-Intervalle etc. können so auch bei Bedarf in ein Verrechnungsmodell aufgenommen werden.

Fazit: Wie Self-Service-Portale den ROI maximieren und allen Interessengruppen helfen

Mit Self-Service-Portalen kann man nicht nur vielen Herausforderungen auf einmal gegenübertreten, sondern auch alle wichtigen Interessengruppen bestmöglich unterstützen, da sie alle großen Mehrwert erhalten. Entscheidungern sollten nicht in eine ferne Zukunft verschoben werden, weil das Unternehmen noch zu klein ist oder bereits ein PowerShell-Skript für die Site Collection-Provisionierung hat. Wie schnell ein SharePoint wachsen kann, ist bekannt. Welche Grenzen Skripte bei einem gesamten SharePoint-Lebenszyklus haben, besonders im Hinblick auf Migrationen in eine neuere Version, ist sicher auch einfach zu verstehen. SharePoint-Governance in Zusammenhang mit einem Self-Service-Portal verdient eine nähere Betrachtung.

Quellenangaben
[1] Microsoft – http://technet.microsoft.com/de-de/library/cc263356(v=office.15).aspx

DOK. verlost Freikarten für die European SharePoint Conference
Vom 9. bis 12. November 2015 treffen sich SharePoint- und Office 365-Experten aus ganz Europa in Stockholm auf der European SharePoint Conference. Microsoft-Partner AvePoint, der als Platinum-Sponsor mit Stand und Vorträgen vor Ort sein wird, verlost auf seiner Webseite Freikarten für die Hauptkonferenz vom 10. bis 12. November 2015. Alle, die bisher noch kein Ticket haben, können noch bis zum 18. September an der Verlosung teilnehmen: http://goo.gl/9f7zZq

www.avepoint.de

Robert Mulsow, TSP Manager DACH, Benelux, Nordics, AvePoint Deutschland GmbH. AvePoint ist ein führender Softwarehersteller von Enterprise-Class Big Data Management-, Governance- und Compliance-Lösungen für Social Collaboration Plattformen. AvePoint wurde 2001 mit Hauptsitz in Jersey City, New Jersey, gegründet und unterstützt mehr als 14.000 Organisationen und 3 Millionen Office365-Nutzer weltweit.