Autor – Frank Michael Pàcser, Chief Sales Officer und Mitglied der Geschäftsleitung von Swiss Post Solutions (SPS) in Deutschland
Der Wandel von physischen Arbeitsabläufen hin zu vernetzten, digitalen Unternehmensprozessen fordert Unternehmen heraus – wie sehr, das hat jetzt eine von Swiss Post Solutions (SPS) beim ISTO-Institut an der Universität München im Auftrag gegebene Studie bestätigt: Inzwischen halten fast 90 Prozent der Unternehmen die digitale Transformation für wichtig oder sehr wichtig. Doch bei der Umsetzung dieser Erkenntnis fehlt nicht selten eine klare und schlüssige Gesamtstrategie. Um diese zu realisieren, müssen digitale Insellösungen künftig einem vernetzten Unternehmenskonzept weichen. Die Folge: Die bisherigen Unternehmensstrukturen brechen auf und werden durch bereichsübergreifende Prozesse ersetzt.
In der Praxis findet der Wandel meist in kleinen Schritten statt oder die Services werden direkt an einen spezialisierten Dienstleister ausgelagert. Denn eine komplette Umstrukturierung des Unternehmens innerhalb kürzester Zeit ist wirtschaftlich meistens nicht effizient. Viele Unternehmen konzentrieren sich zudem darauf, erst einmal die Voraussetzungen für die digitale Transformation zu schaffen und bestehende Prozesse zu optimieren.
Digitales Belegmanagement
Ein Beispiel für die Strukturierung digitaler Prozesse ist das Dokumentenmanagement von Eingangsrechnungen: In so genannten Document Input Centern werden die Belege zusammengeführt – unabhängig davon, ob sie als E-Mail, Fax oder physisch als Brief eingehen. Briefe werden nach dem Öffnen direkt für den Scanvorgang vorbereitet und anschließend per intelligentem OCR- und ICR-Texterkennungssystem verarbeitet. Dann folgt klassischerweise die Aufbereitung der Rechnungen und Belege für die Finanzbuchhaltungssysteme.
Doch was geschieht mit Rechnungen in einer Fremdsprache, wenn sie zudem nicht dem bekannten Format entsprechen? Internationale Großkonzerne erleben diese Herausforderung täglich. Eine Lösung bieten Dienstleister, die diese Dokumente zuverlässig und schnell an Near- und Offshore-Standorten erfassen und die Schriftstücke in bis zu 30 verschiedenen Sprachen verarbeiten können. Der Vorteil: Durch die zeitnahe Bearbeitung der Belege für das Kreditoren- und Debitorenmanagement erhalten Finanzchefs verlässliche Informationen, die sie sofort für ihre Prognosen zur weiteren Geschäftsentwicklung nutzen können.
Auch das Belegmanagement in den HR-Abteilungen von Unternehmen bindet Ressourcen: Ob Urlaubsanträge, Bescheinigungen, Reisekosten- oder Lohn- und Gehaltsabrechnungen – die durchgehende Digitalisierung der Dokumente ist für die Personalabteilung oft die erste Hürde. Rund 60 Prozent der Unternehmen, so schätzen Experten, beginnen in den HR-Abteilungen, die Zahl der physischen Informationen zu digitalisieren. Jederzeitiger Zugriff auf die Dokumente, flexible und sicherere Verarbeitungsprozesse sowie Zeitersparnis sind dafür die wichtigsten Gründe.
Durchgängige Verknüpfung von Dokumentenprozessen
Intelligentes Dokumentenmanagement verknüpft deshalb vom Posteingang – digital und physisch – bis zur fallabschließenden Bearbeitung und Archivierung den gesamten Prozess. Dieser umfasst folgende Arbeitsschritte:
• Sortierung und Vorbereitung der Dokumente und Belege sowie Aufbringen eines Trenn-Barcodes
• Digitalisierung inklusive einheitlicher Formatierung aller Dokumente
• Datenerhebung und Kategorisierung
• Fallabschließende Sachbearbeitung inklusive Prüfung und Korrektur
• Archivierung und datenschutzgerechte Entsorgung
Diese Prozesse erfolgen softwaregestützt – der Dienstleister SPS setzt dazu beispielsweise die Lösung „Team2“ ein, mit der die Dokumente entsprechend den Projekten strukturiert und gespeichert werden können
Bild: Durchgängige Verknüpfung von digitalen und physischen Dokumentenprozessen
Multi Channel-Anwendungen für das Output Management
Die eigenen Prozesse für Multi Channel-Anwendungen zu optimieren ist auch die Herausforderung im Output Management. Zum Beispiel, wenn die Personalabteilung die Lohn- und Gehaltsabrechnungen künftig sicher per E-Mail versenden will. Alle Abrechnungen direkt vom physischen Brief auf den elektronischen Versand umzustellen birgt die Gefahr, eine weitere Insellösung zu schaffen, statt die Prozesse bereichsübergreifend zu steuern. Zudem ist die Akzeptanz beim Empfänger nicht von Anfang an gegeben. Eine Hybridlösung wie ePostSelect nutzt hingegen die bestehende Datenbasis, die bisher für den Versand der Dokumente per Post eingesetzt wurde.
Dabei muss die Lösung nicht nur den rechtlichen Standards im Personalwesen entsprechen, sondern auch das hohe Sicherheitsbedürfnis beim E-Mail-Versand erfüllen. Und: Die Lösung sollte flexibel erweiterbar sein, um Personaldokumente wie Urlaubsanträge sowie die gesamte Mitarbeiterkommunikation elektronisch führen zu können. Bei ePostSelect sorgt ein so genannter Dispatcher dafür, dass die Abrechnungen entweder sicher und nachweisbar digital oder physisch als Brief versendet werden. Die Empfänger können dabei wählen, auf welchem Weg sie die Informationen erhalten möchten.
Sichere E-Distribution
Zum Versand der E-Mails ist ein zuverlässiger Partner vonnöten. So werden bei der beschriebenen Lösung die bestehenden Printkanäle mit der Secure-Mail-Lösung IncaMail der Schweizerischen Post verknüpft. Bei der Push-Lösung wird die Geschäftskorrespondenz sicher und nachweisbar per E-Mail versendet. Im Vergleich zu nationalen Angeboten ist es per IncaMail möglich, Empfänger auch international zu erreichen. So eignet sich diese Lösung zum Beispiel für den Versand von Lohn- und Gehaltsabrechnungen internationaler Konzerne, die oft einen großen Teil ihrer Mitarbeiter im Ausland beschäftigen. Bei Bedarf können die Empfänger auch über mobile Endgeräte sicher erreicht werden.
Unternehmen sollten beim Einsatz einer Secure-Mail-Lösung vor allem auf folgende Punkte achten:
• Beschleunigung und Zusammenführung der informationslogistischen Prozesse
• Einfache Implementierung auf der Senderseite in bestehende Systeme
• Internationale Einsetzbarkeit
• Sicherer und nachweisbarer Versand
• Nutzung einer bestehenden E-Mail-Adresse, um die Akzeptanz zu erhöhen
Business Process Outsourcing Dienstleister wie SPS vereinbaren für die digitale Transformation sogar verbindliche Wandlungsziele mit den Unternehmen. Dies führt zu deutlichen Kosteneinsparungen und verbessert nachhaltig die CO2-Bilanz des Unternehmens.
Unternehmensstrukturen auf Multi Channel-Prozesse vorbereiten
Die bestehenden Strukturen sind bei vielen Unternehmen noch nicht auf das Multi Channel-Zeitalter vorbereitet. Das zeigt sich im Output Management vor allem bei Transaktionsdokumenten. Digitale Vollfarb-Druckprozesse ermöglichen es zum Beispiel, Depot- und Kontoauszüge oder Rechnungen individuell für jeden einzelnen Empfänger anzupassen und für das Marketing zu nutzen.
Unternehmensintern bleibt das nicht ohne Folgen. Denn sollen alle Multi Channel-Optionen ausgeschöpft und alle Kanäle je nach Bedarf genutzt werden, erfordert dies die Zusammenarbeit der verschiedensten Abteilungen. Oft müssen deshalb die bestehenden Prozesse neu strukturiert werden. Das ist ein Grund dafür, dass Unternehmen hier zunächst auf die Politik der kleinen Schritte setzen.
Fazit
Die digitale Transformation stellt Unternehmen im Dokumentenmanagement vor eine enorme Herausforderung. Oft lassen sich geeignete Lösungen für das Input- und Output Management nur durch neue interne Strukturen oder Outsourcing realisieren. Professionelle Dienstleister wie SPS haben sich bereits vor Jahren auf bereichsübergreifende Lösungen spezialisiert und unterstützten Unternehmen deshalb umfassend bei ihren Geschäftsprozessen – physisch und digital.
www.swisspostsolutions.com
Frank Michael Pàcser ist Chief Sales Officer und Mitglied der Geschäftsleitung von Swiss Post Solutions (SPS) in Deutschland. SPS ist Anbieterin von Outsourcing-Lösungen für innovative Dienstleistungen im Dokumentenmanagement. Die 6.800 Mitarbeitenden von SPS unterstützen Geschäftskunden in den Bereichen Versicherungen, Banken, Telekommunikation, Medien, Handel, Energieversorgung und Travel & Transportation bei der digitalen Transformation.
