Autor – Stefan Olschewski, Head of Marketing & PR der d.velop AG
Unter dem Begriff Social ECM verstehen Business Manager in Unternehmen vor allem eine evolutionäre Weiterentwicklung des Dokumentenmanagements und gleichzeitig ein Instrument zur digitalen Transformation. In einer aktuellen Untersuchung der d.velop schreiben fast zwei Drittel der über 200 befragten Business Manager dem noch relativ jungen Begriff diese Bedeutung zu [1]. Eine deutlich kleinere Gruppe von 21 Prozent sieht darin hingegen eine auf Cloud-Archive begrenzte ECM-Variante.
Tatsächlich kommt dem Cloud-Aspekt beim Social ECM zwar eine zentrale Rolle zu, ohne dass er aber verpflichtend wäre und damit ECM ganz neu definieren würde. Vielmehr entsteht in ECM-Landschaften ein Zusatznutzen durch ein Cloud-Archiv als ergänzende Komponente, weil damit ein standortunabhängiger und mobiler Zugriff auf Informationen erreicht wird. Gleichzeitig bietet ECM aus der Cloud eine große Infrastrukturunabhängigkeit, außerdem können beliebige Devices vom Desktop über den Tablet-PC bis hin zu Smartphones und Thin Clients für das Lesen oder Speichern von Informationen im Cloud-Archiv genutzt werden. Damit zeigt sich auch eine wesentliche Erweiterung von ECM. Denn während das klassisches Enterprise Content Management seinen Fokus primär auf den unternehmensweit internen Bereich richtet, umfasst die Social-Variante zusätzlich die unternehmensüberschreitenden Informationsprozesse.
Noch seltener werden nach der Studie mit der Social-Akzentuierung völlig neue Technologien verstanden, die das bisherige Dokumentenmanagement ablösen. Tatsächlich stellt Social ECM im eigentlichen Sinne keine neue Technologie dar, sondern beruht auf einer intelligenten Integration von DMS- und kollaborativen Plattformen wie SharePoint oder Confluence sowie Cloud-Archiven, um solche Lösungen für ein sehr vielfältiges Anwendungsfeld zum vernetzten und gemeinsamen Austausch von digitalen Informationen zu entwickeln.
Kollaboration & Kommunikation als Impulsgeber
Eine ähnlich klare Meinungstendenz hat die Erhebung bei der Frage ermittelt, welche Merkmale Social ECM charakterisieren. Hierzu werden von etwa drei Viertel der Unternehmen die Cloud-basierte Ausrichtung und der kollaborative Ansatz genannt. Auch das Document Sharing und der ortsunabhängige Zugriff auf Informationen gehören für eine große Mehrheit zu typischen Kennzeichen von Social ECM. Zudem erkennen drei von fünf darin eine Kombination von Datenarchivierung und Kommunikation.
Bemerkenswert an diesen Einschätzungen ist auch, dass Social ECM aus Sicht der Anwender offenbar einen Wandel des bisherigen Dokumentenmanagements als Reaktion auf veränderte Anforderungen verkörpert, dem die Befragten sehr offen gegenüberstehen. In diese Richtung gehen auch die Nutzenerwartungen der befragten Business Manager. Sie versprechen sich von Social ECM insbesondere eine Unterstützung des kooperativen Arbeitens und eine höhere Arbeitsproduktivität bzw. Arbeitsqualität. Auch für den Wissensaustausch und die Gestaltung der Kundenkommunikation sehen die Befragten in überwiegender Mehrheit positive Effekte.
Insofern ist es nicht verwunderlich, dass besonders der wachsende Kollaborationsbedarf im geschäftlichen Umfeld und die zunehmenden Digitalisierungsbestrebungen der Unternehmen als Impulse für Social ECM gesehen werden. Doch damit allein würde sich der Bedarf nicht ausreichend erklären. Tatsächlich zeigen die Ergebnisse der Studie, dass auch die zunehmend mobileren Arbeitsprozesse und der Automatisierungsbedarf von Kommunikationsprozessen für zwei Drittel der Befragten zu der Notwendigkeit beitragen, das prinzipielle Einsatzspektrum des Dokumentenmanagements zu erweitern.
Social ECM in der Praxis
Ein exemplarisches Beispiel für die Anwendungsfelder von Social ECM ist etwa die Übermittlung von Gehaltsabrechnungen. Statt sie, wie bisher, auf Papier zuzuleiten, können sie vom Arbeitgeber beispielsweise in das foxdox Cloud-Archiv der Mitarbeiter gestellt werden. Das einfache und sichere Verfahren mit Hosting in einem sicheren Rechenzentrum in Deutschland reduziert die Kosten und vereinfacht die Übermittlung, weil es auf einfache Weise die Brücke im digitalen Kommunikationsprozess zwischen der Personalabteilung und den Beschäftigten bildet. Herkömmliche Verfahren für die Lohn- und Gehaltsabrechnungen erzeugen, ähnlich wie beim Rechnungsversand per Post, einen kostspieligen Prozess für den Druck, die Konfektionierung und die physische Übermittlung.
Die Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnung erfolgt hierbei im HR-System des Unternehmens mit gleichzeitiger Archivierung in der digitalen Personalakte oder einem anderen Unternehmensarchiv. Im weiteren Ablauf werden anhand der Personaldaten durch ein spezielles Kommunikationsmodul die individuellen und in Deutschland gehosteten Cloud-Archive der Mitarbeiter ermittelt, die gezielte elektronische Übertragung erfolgt dann über eine hochsichere Verschlüsselung. Sie kann zudem nach unternehmensindividuellen Anforderungen erweitert werden.
ECM mit Brückenfunktion für digitalen Wandel
Interessant an den Ergebnissen der Studie ist zudem, dass die befragten Business-Manager Social ECM in einen direkten Zusammenhang mit der digitalen Transformation bringen. Jeder Zweite von ihnen sieht hier eine enge Verbindung, wodurch bestätigt wird, dass ECM insgesamt eine Brückenfunktion für den digitalen Wandel zukommt. Schließlich sind alle Geschäftsprozesse, die sich noch des Mediums Papier bedienen, weder kompatibel mit den modernen Interaktionsformen, noch sind sie ausreichend standardisierbar und automatisierbar. Insofern sprechen allein schon Produktivitätsvorteile und die Möglichkeiten der engeren Vernetzung mit Kunden, Lieferanten oder anderen Marktteilnehmern dafür, dass Papierdokumente sehr viel umfassender und konsequenter als bisher vermieden oder in elektronische Formate umgewandelt werden.
Dass die digitale Transformation eine elementare Bedeutung für die Wirtschaft und Gesellschaft hat, entspricht offenbar auch dem Meinungsbild in der deutschen Politik. So sind nach einer weiteren Erhebung der d.velop unter den deutschen Bundestags- und Landtagsabgeordneten drei Viertel der Meinung, dass die Digitalisierung von sehr großer Bedeutung für den Standort Deutschland ist, lediglich eine kleine Minderheit von unter zwei Prozent sieht darin ein überbewertetes Thema [2].
Investitionen in neue Technologien und Fähigkeiten
Allerdings wird der aktuelle Status im internationalen Vergleich durchaus kritischer betrachtet. Lediglich zwei von fünf der über 500 Politiker, die sich an der Untersuchung beteiligt haben, bewerten die aktuelle Position positiv. Alle anderen beurteilen die Situation mittelmäßig oder sehen für Deutschland einen mehr oder weniger großen Nachholbedarf.
Handlungsbedarf sehen sie zu drei Viertel vor allem im Investitionsengagement der Wirtschaft. An die eigene Adresse gerichtet steht aber auch die Politik selbst in der Pflicht, mehr Impulse für die digitale Transformation zu schaffen. Auch den Bildungssystemen weisen drei Viertel die Notwendigkeit zu, durch eine stärkere Fokussierung auf den Aufbau eines digitalen Verständnisses und entsprechender Fähigkeiten die Menschen mit den notwendigen Kompetenzen auszustatten.
Immerhin wollen sie durch ihr eigenes Nutzungsverhalten von digitalen Technologien mit gutem Beispiel vorangehen. Zumindest schätzen sich neun von zehn Abgeordneten entweder als sehr digital orientiert ein oder bedienen sich in durchschnittlichem Umfang digitaler Technologien. Dies bestätigt sich auch in der verbreiteten Abkehr vom Medium Papier: 61 Prozent kommunizieren bevorzugt über digitale Technologien und nur noch sieben Prozent nutzen lieber Papierdokumente.
Fazit
Social ECM hat sich inzwischen nicht nur als Begrifflichkeit, sondern auch in seiner Rolle als evolutionäre Weiterentwicklung des klassischen Dokumentenmanagements in den Köpfen der Business Manager etabliert. Dabei wird Social ECM eine Schlüsselfunktion im Rahmen der digitalen Transformation zugeschrieben. Nun müssen jedoch Taten folgen, um den digitalen Wandel zielgerichtet voranzutreiben und auch im internationalen Vergleich schlagkräftig zu bleiben. Gerade im Schulterschluss mit der Wirtschaft kann der Standort Deutschland von einer durchgängigen digitalen Strategie nur profitieren – selbst die Politik hat die Notwendigkeit der digitalen Transformation klar erkannt.
Quellennachweis
[1] Untersuchung des digital intelligence institute im Auftrag der d.velop Gruppe; Research „Aktuelles Meinungsbild zu Social ECM“, www.di-i.org
[2] Politikerbefragung des digital intelligence institute im Auftrag der d.velop Gruppe, www.di-i.org
www.d-velop.de
Stefan Olschewski, Head of Marketing & PR der d.velop AG. d.velop entwickelt und vermarktet Software, die dokumentenbasierte Geschäfts- und Entscheidungsprozesse in Unternehmen und Organisationen optimiert. Als führender Anbieter von ECM-Lösungen bietet d.velop seinen mehr als 5.700 Kunden die konsequente und vorausschauende Digitalisierung aller relevanten Dokumenten- und Geschäftsprozesse sowie der branchenspezifischen Fachverfahren.
