Document Management als Schlüssel zur Prozesseffizienz

    Die Unternehmen der Prozessindustrie unterliegen strengen gesetzlichen Anforderungen und Dokumentationspflichten. Außerdem müssen Prozesse effizient abgebildet werden. Document Management spielt somit in der Prozessindustrie eine wichtige Rolle.

    Software im Bereich DMS
    Im Rahmen einer Befragung von knapp 300 Unternehmen der deutschen Prozessindustrie wurden deren IT-Leiter und CIOs im September und Oktober 2010 auch nach dem Einsatz von Document-Management-Lösungen befragt. Die Prozessindustrie (in der hier vorliegenden Definition ohne den F&B-Bereich) hat hohe Compliance-Anforderungen zu bedienen. Nicht nur auf Seiten der Finanzabteilungen, sondern auch in den Bereichen der klassischen Produktion und Lieferung fordern Gesetzgeber und Industriestandards eine gute Doku-mentation und Nachvollziehbarkeit von Rohstofffen, Prozessschritten und Ergebnissen. Diese Anforderungen mit reinen Bordmitteln ohne spezifische Softwareunterstützung umzusetzen ist nicht nur risikoreich, sondern kann auch Arbeitszeit und damit Effizienz kosten.

    Document Management als Schlüssel zur Prozesseffizienz
    Die Einführung einer Lösung für das Document Management bzw. das Enterprise Content Management kann die Unternehmen unterstützen, hier eine bessere Umsetzung zu erreichen. In der aktuellen Befragung gaben denn auch knapp zwei Drittel der Unternehmen an, über eine spezifische Software-unterstützung für die Verwaltung der Unternehmensdokumente zu verfügen. In der Regel werden hier Standardsoftwarelösungen eingesetzt, auch Eigen-entwicklungen sind aber bei sechs Prozent der Unternehmen zu finden. Die Anbieter sind dabei in der Regel die klassischen Spezialisten im ECM-Markt, allerdings zählen auch Generalisten dazu, die beispielsweise DMS-Funktionalitäten über ihre PLM-Lösungen abbilden. Denn häufig sind die Übergange zwischen diesen Systemen fließend, auch wenn nicht jede Lösung alle Anforderungen abbilden kann. So ist im Hinblick auf die reine Archivierungs-leistung sicherlich davon auszugehen, dass noch weitere Lösungen parallel in den Unternehmen existieren.

    Neben den bestehenden Lösungen, die wiederum sukzessive auch ausgebaut werden, ist aber weitaus beeindruckender, dass jedes achte Unternehmen eine Neuinvestition in diesem Bereich projektiert. So ist mittelfristig davon auszu-gehen, dass der Einsatzstatus von DMS/ECM-Lösungen in dem Bereich der Prozessindustrie auf über drei Viertel der Unternehmen zunimmt.

    Grafik: Software im Bereich DMS, Quelle: RAAD