Johannes Woithon, Gründer und Geschäftsführer von orgavison
aktuell.docx, aktuell_2.docx, neusteaktuell.docx, finale.docx … ein Dokument, viele Versionen. Herkömmliches Ordnerstrukturdenken verleitet Nutzer dazu, solche unübersichtliche Dokumentenwirtschaft zu betreiben. Dabei verhilft einfacher, aufgeräumter Informationsaustausch zu mehr Qualität in jedem einzelnen Arbeitsschritt.
Ein Szenario – vorstellbar auch im Frühling: Wintereinbruch in Deutschland. Bevor der Berufsverkehr ins Rollen kommt, sollen die Straßen geräumt sein. Verantwortlich für die Koordination des Winterdienstes ist in vielen Orten und Gemeinden die Feuerwehr. Der Einsatzleiter bekommt vom Wetterdienst exakte Informationen zur Witterung. Er verantwortet den Koordinationsprozess. Dank integriertem Qualitätsmanagement-System hat er Zugriff auf die aktuellste Version der Kommunikationsliste aller Räumungsdienste und den Verantwortlichen vor Ort. Ohne langes Suchen ruft er die richtigen Personen an und wickelt den Prozess effizient ab. Doch nicht nur er hat Zugriff auf alle wichtigen Nummern und E-Mail-Adressen. Alle Beteiligten können Dienstpläne und Listen einsehen und ändern, falls sie die nötige Berechtigung dafür besitzen. Der Pluspunkt: Es gibt trotz vieler Änderungen von verschiedenen Computern aus nur eine Version des Dokuments.
Dokumentenhistorie bleibt nachvollziehbar
Diese Ordnung ermöglicht spezielle Software für Dokumentenlenkung. Sie stellt sicher, dass immer nur genau eine Version eines Dokuments vorliegt. Die Historie, wer was wann geändert hat und welche Vorgänger es gibt, hängt an der Datei selbst. So sieht der User auf einen Blick, wie sich der Infostand im Laufe der Zeit geändert hat.
Wichtig ist diese Form der Dokumentation etwa vor Gericht. Wenn Firmen einer Beweispflicht unterliegen, können sie mittels integriertem QM-System die Dokumentenhistorie über Jahrzehnte hinweg nachweisen. Das minimiert Haftungsrisiken und unterscheidet sich gravierend von klassischen Dokumentenmanagement-Systemen, die Verläufe und Änderungsstände meist nicht darstellen.
Aktive Mit-Gestaltung ist gefragt
Dabei ist die Grundidee für diese Art der Plattform tiefgreifender als reines Aufräumen. Sie bricht mit alten Management-Prinzipien. Weg von Top-Down, hin zu mitmachendem Qualitätsmanagement. Jeder soll mitreden können sowie Ideen und Verbesserungen einbringen. Denn dass Kompetenzen der Mitarbeiter das wertvollste im Unternehmen sind, hält mittlerweile sogar die aktuelle Revision der Qualitätsmanagement-Norm ISO 9001 fest.
Für Organisationen gilt es daher zuerst, die Fähigkeiten der Mitarbeiter zu erkennen. Um daraufhin Wege zu finden, dieses Wissen zu managen und verfügbar zu machen. Hürden wie Prozessmodellierung zu entfernen und einfaches Niederschreiben sowie Multiplizieren der Einfälle zu ermöglichen. In der Folge treiben Firmen ihr Qualitätsmanagement in Richtung Wiki – weg von der reinen Leitungsebene, hin zu einem Mitmach-Werkzeug. Der Fachbegriff dafür lautet „Partizipatives Qualitätsmanagement“: Statt einer schlichten Dokumentenlenkung, in der Mitarbeiter nicht eingreifen, will die Partizipation das Gegenteil. Fehler, unvollständige Informationen und neue Ideen sollen aktiv in Prozesse, in Handbücher einfließen. Mitarbeiter sollen sich beteiligen.
Die Konsequenz daraus ist eine sich stetig verbessernde Organisation. Letztlich drängt es dazu, bestehendes Denken und alte Paradigma neu zu erfinden. Mitarbeiter werden nicht nur eingebunden, sondern als Ressource genutzt. Dazu ist eine Symbiose aus Dokumentenlenkung und der Erweiterung via Kommentar- und Suchfunktion sowie eine Verlaufsdokumentation unerlässlich.
Zugriff auf Dokumente ist flexibel
Die Idee im Detail: Potenziell soll jeder Nutzer auch Autor sein können statt nur Leser. Weil jedoch oftmals nicht jeder berechtigt ist, alles zu sehen und ändern zu können, ist die Rechteverwaltung ein Knackpunkt. Und weil alte DMS meist nicht dazu einladen, über konkrete Zugriffsrechte nachzudenken, wächst der Organisationsaufbau undefiniert. Ein griffiges Qualitätsmanagement ist so kaum möglich. Integrierte Lenkungssysteme bieten daher mehr Rechte als nur „darf lesen“ und „darf lesen und ändern“. Einem unberechtigten Benutzer wird beispielsweise gar nicht erst gezeigt, dass ein bestimmtes Dokument existiert. Auf der anderen Seite bietet es über Lesezugriffe hinaus jedem User an, Vorschläge einfach und deutlich gekennzeichnet einzufügen.
Beispiel Warenproduktion: Erkennt etwa ein Mitarbeiter aus einer vorgelagerten Arbeitsvorbereitung mit Leseberechtigung einen Fehler, kann er diesen im Dokument anmerken, um so vor Produktionsbeginn ein Ausrufezeichen zu setzen. Der Kollege mit der vollen Schreibberechtigung kann diesen aufnehmen oder mit dem Autor diskutieren. Die Kommunikation ist – wenn gewünscht – für alle Beteiligten sicht- und nachvollziehbar.
Kommentare zu einer Mitteilung
Offene Unternehmenskultur wird vorausgesetzt
Voraussetzung für dieses partizipative Qualitätsmanagement ist allerdings, dass Vertrauen zu Mitarbeitern besteht. Denn Kontrolle ist bei öffentlichen Kommentaren, egal aus welcher Stelle des Unternehmens, kaum noch möglich. Aber eben auch nicht gewünscht. Der Grund: Sie verhindert das Wachsen einer Fehlerkultur und erstickt die Innovationskraft der Mitarbeiter im Keim.
Zudem bieten neue Softwarekonzepte unternehmensinterne Netzwerkfunktionen an. Diese verändern Führungsstrukturen: Austausch findet nun auch von unten nach oben statt. Sowohl Buchhalter, Entwickler als auch Marketingstrategen tragen Informationen auf einer Art schwarzem Brett zusammen. Wer Input rund um ein Thema will, sucht gezielt danach. Das Netzwerk entwickelt sich so zum Unternehmensgoogle. Inhalte sind volltextindexiert und durch eine Suchfunktion schnell auffindbar.
In der Praxis sieht das so aus: Das Protokoll eines Meetings wird im System abgelegt. Kommentare der Kollegen dazu laufen nun in einer Art Forum zusammen. Wo früher jedes Meeting-Mitglied Endlos-Mails im Postfach hatte, verstummt das lästige Dauerrauschen. Und trotzdem kann das Unternehmen sinnvoll befundene Sicherheitsmechanismen einbauen: Sobald etwa ein Kollege einen Dienstplan ändert, sendet die Software Benachrichtigungen an alle Teilhabenden. Damit der Verantwortliche sichergehen kann, dass wirklich jeder die Neuerungen gesehen hat, verlangt die Software eine digitale Unterschrift vom Lesenden.
Bestätigung einer Dienstanweisung
Intuitive Software unterstützt Kommunikationsprozesse
Neben Funktionen und Features muss die Software vor allem eines können, um Büroarbeiter effektiv zu unterstützen: intuitiv bedienbar sein. Denn muss Herr Günther von der Personalabteilung erst noch komplizierte IT-Prozesse und Strukturen verstehen, um mitreden zu können, wird er sich nicht aktiv beteiligen. Die Software sollte daher zu allererst ihre Nutzer im Blick haben. Dazu gehört einfaches Bedienen, leichtes Finden und eine attraktive Darstellung. Sie darf nicht nur Werkzeug zum Schreiben und Modellieren sein. Sie muss ihren Usern das Alltagsgeschäft erleichtern. Wenn diese Kriterien erfüllt sind, erst dann begeistern sie Mitarbeiter, aktiv Qualitätsmanagement zu leben.
Zugegeben: Obwohl viele Firmen erkennen, wie hilfreich eine unterstützende Software sein kann, scheuen sie sich vor dem Verwaltungsakt. Noch mehr Accounts, noch mehr Tools und Programme, die nicht zusammenhängen. Abhilfe schaffen integrierte Nutzerverwaltungen wie Windows Active Directory. Bestehende Nutzerkonten docken an die Software an und Mitarbeiter können diese einfach über eine Schnittstelle nutzen. Ebenso ist es möglich, Daten in anderen Werkzeugen zu erzeugen und in die zentrale Software zu übertragen, um sie darüber bereitzustellen.
Praxisbeispiel: Ein Pfleger im ambulanten Dienst muss jeden Tag seine Route ändern und die aktuelle von überall abfragen können. Daten für Routen oder Dienstpläne erstellt der Pflegedienst in einem speziellen Tool. Durch die Schnittstelle kann eine integrative Dokumentenlenkung automatisch darauf zugreifen und diese darstellen. Jeder Java-Programmierer kann mithilfe einer freien Schnittstelle (API) individuelle Verbindungen zu Tools innerhalb ein bis zwei Tagen erstellen.
Fazit
Intelligentes Werkzeug zum Verbessern der Arbeitseffizienz und zur Steigerung der Mitarbeiterbeteiligung im Sinne des reformierten Qualitätsmanagements ist vorhanden. Organisationen und Unternehmen müssen nur den Mut haben, den Kulturwandel einzuläuten.
Die Berliner Softwareentwickler von orgavision stehen seit acht Jahren für ein Dokumentationssystem mit integriertem Qualitätsmanagement. Mensch und Nutzer stehen im Mittelpunkt der Software. Ganz im Sinne eines modernen QMS.
