Die DMS-Lösung „Office Manager“ wird auch in der Finanzdienstleistungs-branche genutzt: Bereits seit Januar 2006 hat die Life Bond Gruppe die Archi-vierungssoftware des Softwarebüros Krekeler im Einsatz, um von den Vorteilen eines operativen Dokumenten-Archives zu profitieren. Gerade in dieser Branche ist eine intelligente Archivierung von wichtigen Dokumenten entscheidend. Diese ist in vielen Fällen nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, sondern für die Finanzdienstleister schon aus Gründen der eigenen rechtlichen Absicherung unabdingbar.
Im Gegensatz zu einem reinen elektronischen Archiv zur Ablage von Doku-menten, das im Aufbau meist sehr einheitlich, gleichartig sowie allgemein und damit eher weniger flexibel ist, sind operative Dokumenten-Archive in der Lage, den kompletten Workflow abzubilden, und Themen-spezifisch aufgebaut. „Sie ergänzen optimal die laufenden alltäglichen Unternehmensprozesse – sprich: das operative Geschäft – und sind nicht auf die bloße Funktion einer Ablage reduziert“, erklärt Harald Krekeler, Inhaber des gleichnamigen Softwarebüros, das den Office Manager entwickelt hat.
Life Bond hat die DMS-Lösung in der Enterprise-Version im Einsatz und greift derzeit auf 35 Lizenzen zurück. Der Office Manager kann damit von bis zu 35 Anwendern gleichzeitig genutzt werden. Dank dem attraktiven Concurrent-User-Lizenzmodell kann die Life Bond Gruppe die Lösung aber grundsätzlich an beliebig vielen beziehungsweise sogar an allen Arbeitsplätzen in ihrem Netz-werk installieren. Life Bond verwendet den Office Manager als „Archiv-Welt“. Die mit der DMS-Lösung erzeugten Archive ergänzen über Schnittstellen die anderen Anwendungen im Betrieb und beschleunigen so die Arbeitsprozesse.
„Außerdem gewährleistet ein automatisierter Austausch von Daten zwischen den Dokumenten-Archiven und Excel die Vermeidung von doppelten Eingaben und Fehlern“, ergänzt Michael Hoesch, einer der geschäftsführenden Gesell-schafter von Life Bond. Auch das Auslesen von Daten aus den Archiven zu Reporting-Zwecken ist dank dem Office Manager ohne Aufwand möglich. Die Archivierung von Papier-Dokumenten, die zuvor digitalisiert werden müssen, findet bei Life Bond übrigens direkt über den Fujitsu ScanSnap statt. Den Scanner liefert das Softwarebüro Krekeler im Rahmen spezieller Angebote auf Wunsch auch im Paket gemeinsam mit der DMS-Lösung aus.
