Autor – Karl Heinz Mosbach, Geschäftsführer ELO Digital Office GmbH
Das Thema Collaboration – als Teilbereich des Social Business – nimmt einen immer höheren Stellenwert im geschäftlichen Umfeld ein. Entsprechende Tools können dabei die Zusammenarbeit und Kommunikation innerhalb des Unternehmens stark verbessern. Denn sie bieten in enger Verzahnung mit dem Enterprise Content Management (ECM) Transparenz und Nachvollziehbarkeit.
Bei ELO Collaboration wird der Content-bezogene, interaktive Informationsaustausch beispielsweise in einer Art Chat organisiert. Dokumentenbezogene Kommunikation sowie Ereignisse werden dabei in übersichtlicher Form zusammengeführt und nachhaltig vorgehalten. Das Werkzeug vereint so kollaborative Konzepte mit den bewährten Prinzipien des Enterprise Content Management. Im Fokus steht die Verknüpfung jeglicher Kommunikation mit betriebswirtschaftlichen Abläufen.
Kommunikation wie in sozialen Netzwerken
Anwender sind in der Lage, analog zu den sozialen Netzwerken Beiträge zu verfassen sowie bestehende Beiträge oder jegliche Aktionen zu kommentieren bzw. zu bearbeiten. Dabei werden alle Aktivitäten chronologisch dargestellt. Eine Zeitleiste dient der zusätzlichen Gruppierung. Auch wird ein geöffneter Feed stets automatisch in Echtzeit aktualisiert. Der Übersichtlichkeit halber erfolgt die Anzeige einer Vielzahl an Kommentaren in komprimierter Form.
Geschäftsprozessspezifische Aktivitäten lassen sich darüber hinaus über Workflows, ELO Clients oder Fremdapplikationen in den Feed aufnehmen und lokalisieren. Das Tool zeigt auch alle Versionsänderungen an und unterscheidet dabei zwischen einer völlig neuen Version, einer neuen oder einer geänderten Arbeitsversion. Im Kopf des Feeds erscheinen jeweils die wichtigsten Informationen zur Verschlagwortung. Optional können alle dazu notwendigen Felder angezeigt werden. Last but not least lässt sich der Feed an unterschiedliche Endgeräte wie Smartphones und Tablet-Computer anpassen.
Anhand des folgenden Einsatzszenarios können die angesprochenen Funktionen verdeutlicht werden: Im ECM-System wurde eine Rechnung erfasst, die per Workflow zur Prüfung an den verantwortlichen Sachbearbeiter gelangt. Sollte dieser feststellen, dass die Rechnung – abweichend vom vorliegenden Lieferschein – eine zusätzliche Position enthält, kann im Dokumenten-Feed ein entsprechender Kommentar verfasst und die Rechnung parallel dazu an eine interne Klärungsstelle weitergeleitet werden. Dort kann geklärt werden, dass sich die Position auf eine andere Lieferung bezieht, zu der ein separater Lieferschein existiert. Der Bearbeiter der Klärungsstelle informiert nun – wiederum per Dokumenten-Feed – den Sachbearbeiter und schickt die Rechnung zur erneuten Prüfung und Freigabe zurück. Sobald die Freigabe veranlasst ist, erfolgt per Workflow ein entsprechender Vermerk im Dokumenten-Feed. Dank der engen Verzahnung mit dem ECM-System wird der gesamte Feed protokolliert, so dass der gesamte Sachverhalt auch zu einem späteren Zeitpunkt lückenlos nachvollzogen werden kann.
Weitgehende Automatisierung von Geschäftsprozessen
Im Sinne einer möglichst einfachen Handhabung werden dem Anwender der ELO ECM-Suite 9 nur die Funktionen zur Verfügung gestellt, die für die tägliche Arbeit vonnöten sind. Mit einhergehend ist dabei eine möglichst weitgehende Automatisierung von Geschäftsvorfällen. Dazu gehören auch Belege und Informationen, die von Kunden, Lieferanten, Dienstleistern oder anderen Geschäftspartnern eingehen. Um diese weiter zu bearbeiten, müssen im Unternehmen täglich weitere Belege erstellt werden, beispielsweise Angebote oder Rechnungen, die nach der Übermittlung an Geschäftspartner oder Kunden zusätzlich gespeichert werden. Bisher bedurfte es dazu mehrerer Arbeitsschritte. Nun lassen sich mit einem Feature wie ELO Print&Archive in nur einem Arbeitsschritt Rechnungen drucken, archivieren und per E-Mail versenden – direkt aus der jeweiligen Software-Applikation wie zum Beispiel einem Warenwirtschaftssystem.
Eine andere Funktion ermöglicht dagegen den einfachen und schnellen Zugriff auf häufig verwendete ECM-Funktionen. Dies erleichtert den Ablageprozess, denn – angelehnt an Windows 8 – werden dazu sogenannte Kacheln bereit gestellt, die der Administrator global konfigurieren kann, so dass sie allgemein verfügbar sind. Alternativ können diese mit wenigen Klicks auch individuell erstellt werden. In einer sogenannten Suchkachel lassen sich zum Beispiel festgelegte Parameter (Indexwerte) für wiederkehrende Suchen hinterlegen. Der Anwender kann dazu z.B. einen Firmennamen und eine bestimmte Zeitspanne definieren: Er erhält dann alle dazu passenden Dokumente in einer Trefferliste angezeigt.
Auch die Suche selbst wurde so einfach wie möglich gestaltet: Mit Hilfe von Click & Find kann der Anwender einen beliebigen Begriff markieren und anhand einer selbst definierten Tastenkombination die Suche danach im ECM-Archiv auslösen. Das Ergebnis liefert die Trefferliste des ELO Clients.
Darüber kann der Bearbeiter über eine sogenannte Skriptkachel ein beliebiges Verarbeitungs-Skript aufrufen. Über die zahlreichen Einstelloptionen lassen sich beliebige per Skript definierbare Ereignisse auslösen, wie das Öffnen eines E-Mail-Fensters oder einer Website. Denkbar ist auch die Kopplung mit Drittsoftware, die Erstellung von Standard-Ablagestrukturen, das Generieren von Berichten u.a. In der Praxis geht es jedoch zumeist darum, eine Maske für die Verschlagwortung und das gewünschte Ablageziel festzulegen, um die Archivierung zu vereinfachen. Des Weiteren kann der Nutzer dem zur Ablage bestimmten Dokument Metadaten wie eine Rechnungsnummer entnehmen, die automatisch hinterlegt werden.
Collaboration – auch mit externen Partnern
Die Aufgabe eines ECM-Systems besteht darin, alle unternehmensrelevanten Dokumente zu verwalten und zu archivieren. In bestimmten Fällen ist es jedoch sinnvoll, auch externe Partner wie Steuerberater einzubinden, die nicht das Unternehmens-ECM einsetzen. Benötigen sie Zugriff auf ein bestimmtes Dokument, kann ein spezieller, ggf. temporärer oder limitierter Link generiert werden: Dabei lässt sich konfigurieren, ob der Abruf zeitlich eingeschränkt oder die Anzahl der Zugriffe limitiert werden soll. Dieser Dokumenten-Link kann per E-Mail verschickt oder in die Zwischenablage kopiert werden. Im ersteren Fall generiert das System automatisch eine E-Mail, die den Link enthält und über die zeitliche Befristung der Zugriffsoption informiert. Klickt der externe Partner den Link an, öffnet sich der Browser und er kann die verlinkte Datei herunterladen.
Insgesamt bietet die neue ECM-Suite dank verstärkter Automatisierung mehr Flexibilität und Effizienz – und erstmals auch ein Tool zur verzögerungsfreien Zusammenarbeit. Alle Vorgänge sind dank Versionierung und Protokollierung transparent und stets nachvollziehbar. Eine wertvolle Unterstützung im Arbeitsalltag und bei der Compliance.
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Karl Heinz Mosbach, Geschäftsführer ELO Digital Office GmbH. ELO Digital Office entwickelt und vertreibt leistungsfähige Software für elektronisches Dokumentenmanagement, digitale Archivierung und Workflow-Management und deckt das gesamte Spektrum des ECM ab. Das Unternehmen ist international aufgestellt und betreibt neben dem Hauptsitz in Stuttgart weltweite Niederlassungen, u.a. in Europa, Südamerika, Asien und Australien.
