Anja Wittenberger, Enterprise 2.0 Consultant und Karsten Koch, IT-Consultant (SharePoint) bei der ECM mit SharePoint 2013 – smart & social im Activity Stream, Dresden
Kollaboration, Ideenmanagement, Enterprise 2.0, MySite, “Social Features”, Usability, agile Arbeitsorganisation
SharePoint 2013 zeigt deutlich, wie die „Consumerization of IT“ die Marktführer für Social Software Suiten treibt. Deutlich aufgeholt hat Microsoft im Bereich der User Experience. Das Arbeiten im Activity Stream rückt in greifbare Nähe. Doch sind wir schon bereit für diese dynamische Arbeitsweise bei der die klassische Arbeitsteilung durch agile Abarbeitung und durch ziel-und kontextorientierte Aufgabenerfüllung abgelöst wird? Wie verändern sich die Prinzipien der Zusammenarbeit durch die Anwendung der neuen Tools in SharePoint 2013?
Getrieben durch die Technologieentwicklungen im Web 2.0 und die immerwährende Welle an neuen, leicht bedienbaren mobilen Endgeräten, die diverse Dienste und Services als Apps mit klar abgegrenztem Funktionsumfang für den jeweiligen Anwendungsfall zur Verfügung stellen, steigt bei Unternehmen das Bewusstsein, den Anwender und seinen konkreten Bedarf mehr als je zuvor in die Auswahl, Ausgestaltung und Einführung von Infrastrukturen für die Zusammenarbeit und Kommunikation (Enterprise 2.0-Lösungen) einzubinden zu müssen.
Der Einsatz von Social Software-Werkzeugen in Unternehmen nimmt rasant zu. In ersten Piloten werden exemplarische Anwendungsfälle mit möglichst großer Hebelwirkung für die schrittweise Einführung identifiziert. Eine Rolle spielen z.B. effizientere Meetings, Experten-Communities, Projekt- und Teamräume. Die Zusammenarbeit verlagert sich mehr und mehr in die digitalen Arbeitsplattformen, so dass der einzelne Arbeitsplatz und die lokal auf dem Rechner genutzten Anwendungen in den Hintergrund rücken. Die zunehmend vernetzte Zusammenarbeit erfordert es, die dazugehörige Kommunikation zu Inhalten, Themen und Projekten ebenfalls in diese digitalen Räume zu integrieren.
Zunehmende Integration durch Cloud-Lösungen
Microsoft bringt die Business-IT in die Cloud. Mit der Einführung von Windows 8, Office 2013 und SharePoint 2013 parallel zum Ausbau der Cloud-Plattform Azure setzt Microsoft auf ein neu ausgerichtetes Produktportfolio. Die Umsetzung der „Consumerization of IT“ wird in vielen Details der neuen Softwaregeneration sichtbar. Neu ist auch die Ausrichtung auf touchfähige Endgeräte und die explizite Unterstützung von iPhone, iPad, Android-Tablets als Office- und SharePoint Clients. Endnutzer in der Cloud müssen nun nicht mehr zwingend Windows benutzen. Ein HTML5-fähiger Browser reicht als Systemvoraussetzung aus, um mittels SharePoint 2013 und Office 365 zusammenarbeiten zu können. Damit gestaltet Microsoft einen fundamentalen Wandel, welcher notwendig ist, um das Geschäft mit den Cloud-Produkten Office365 und SharePoint Online weiter ausbauen zu können.
Abbildung 1: Cloud-Modell von Microsoft
Die gesamte Produktlinie wird sowohl als On-Premise-Lösung vermarktet, in der der Kunde sein System selbst betreibt, als auch als vollständig in der sogenannten „Public Cloud“ funktionierende Online-Variante. Diese Cloud-Lösungen machen den Einstieg leichter und kostengünstiger, besonders für kleinere Firmen. Wer einen vollwertigen eigenen SharePoint betreiben möchte, kann diesen auch als „Private Cloud“ mittels der Azure Plattform realisieren.
Neue Funktionen, um smart & social zu arbeiten
Die umfassendsten Neuerungen des SharePoint 2013 sind u.a. die sogenannten „Social Features“, welche im persönlichen Bereich des Anwenders – der MySite – zu finden sind:
- Konzept des Folgens (Following)
- Aktivitäten-Streams (Activity Streams)
- Kurznachrichten (Microfeed)
- Bewertung von Einträgen durch Mögen (Like)
Damit rückt die MySite ins Zentrum der Navigation im SharePoint und bietet dem Anwender einen auf seine individuellen Arbeitsaufgaben zugeschnittenen Einstieg.
Bild 2: Einstieg über die My Site
Eine wichtige Neuerung ist die konsequente Umsetzung des Following-Prinzips, welches – getrieben durch Twitter und andere Web 2.0-Entwicklungen – die Art der Informationsversorgung und-filterung grundlegend verändert hat. Neuigkeiten zu Personen, Themen, Sites, Dokumenten oder Tags, welche per Follow-Funktion vom Anwender auswählt wurden, erscheinen im Newsfeed der MySite. Diese von sozialen Netzwerken übernommene Funktion informiert über Aktivitäten von Personen und Sites, über Änderungen von Dokumenten und über Kurznachrichten zu bestimmten Tags. Kurznachrichten, in welchen der Anwender selbst erwähnt wurde (@Mention) oder die von Personen verfasst wurden, denen er folgt, werden ebenfalls im persönlichen Newsfeed angezeigt. So gelingt es dem Anwender, die Aktivitäten aus dem Unternehmensgeschehen herauszufiltern, welche ihm am wichtigsten erscheinen. Parallel dazu ist es auch möglich, alle Kurznachrichten auf Unternehmensebene zu sehen und sich so über das gesamte Unternehmensgeschehen zu informieren. Für die Diskussion über Kurznachrichten in einem geschlossenen Personenkreis können temporär geschaffene Team Sites verwendet werden.
Das mobile Arbeiten wurde in der neuen SharePoint-Version ebenfalls an vielen Stellen verbessert. Mit den Office Web Apps lassen sich Word-, Excel-, OneNote- und PowerPoint-Dokumente nun auch auf Windows Tablets, iPad und iPhone bearbeiten. Für Android-Phones und Blackberrys ist zumindest ein Viewer vorhanden. Das gleichzeitige Bearbeiten von Dokumenten wurde ausgebaut und ist nun auch mit den Web Apps über den Browser möglich. Bei der Suche werden Dokumente mit einer aussagekräftigen Vorschau angezeigt, was z.B. das Auffinden einer speziellen Präsentation entscheidend erleichtert.
Die zunehmende Zusammenarbeit im Team mit stark vernetztem und transparentem Charakter spiegelt sich in den stark verbesserten Communities wider. Dabei werden Community-Funktionalitäten auf Site-Ebene einfach zugeschaltet. Somit wird jeder Arbeitsraum (englisch: Site) schnell zur Plattform für Expertenvernetzung:
Anwender können Fragen stellen, Antworten geben, Diskussionsbeiträge bewerten und werden durch ihre Aktivitäten innerhalb eines Reputationssystems entsprechend sichtbar. Der Moderator kann besonders aktiven Anwendern Auszeichnungen (Badges) verleihen und dadurch für alle sichtbar ein positives Feedback geben. Als Moderator ist es zudem möglich zu bewerten, welche Antwort die gestellte Frage am besten beantwortet hat. Somit erfährt die Rolle des Moderators bzw. Community-Manager weitere Beachtung und Unterstützung. Sofern sinnvoll, kann auch eine Meldefunktion für Missbrauch hinzugeschaltet werden.
All diese Neuerung ermöglichen, die Zusammenarbeit im Team anders zu gestalten und sich als Netzwerk zu organisieren. Die Arbeit „in the flow“ – im Fluss der relevanten Informationen, Aktivitäten von Kollegen, Expertenmeinungen, Echtzeit-Erkenntnissen aus aktuellen Problemlösungen und der nachvollziehbaren Kommunikation – wird möglich. Das Arbeiten „in the flow“ verlangt jedoch gleichzeitig neue Arbeits- und Kommunikationsprozesse und stellt Mitarbeiter wie Führungskräfte vor neue Herausforderungen, welche im letzten Abschnitt näher beleuchtet werden.
User Experience – Erlebnisse für anspruchsvolle Anwender schaffen
Die Anwender sind durch Nutzererfahrungen aus der privaten Welt der intuitiven Web2.0-Oberflächen und leichten Bedienbarkeit von Smartphones und Apps anspruchsvoller als je zuvor. In der Einführung neuer Lösungen zur Zusammenarbeit und Kommunikation (z.B. Social Intranets) liegt daher ein wichtiges Augenmerk auf dem Nutzererlebnis bei der Bedienung der Systeme. Hier kann durch die enge Einbindung von Pilotanwendern in die Definition von Anwendungsfällen einem Akzeptanzproblem ebenso entgegengewirkt werden, wie durch eine hohe Gewichtung des Themas „Usability“ bei der Technologieauswahl und Plattformausgestaltung.
Gerade mit dem aktuellen Release hat Microsoft seine Hausaufgaben in der Verbesserung der Bedienbarkeit und Ausrichtung auf die Bedürfnisse des Anwenders gemacht. Die größtenteils bekannten Funktionen des SharePoint 2010 sind hinter der neuen weiß-blauen Oberfläche so arrangiert, dass sich der Anwender schnell zurechtfindet und sich die Bedienung intuitiv erschließt.
Menü und Navigation
Besonders praktisch ist das blaue Menü mit der Hauptnavigation am oberen Rand. Hier sind Absprünge zu ausgewählten Funktionen und Bereichen wie Newsfeed, SkyDrive, Sites, Admin, der eigenen My Site und den Einstellungen zusammengefasst. Damit sind alle wichtigen Einstiegspunkte für den Anwender überall im SharePoint jederzeit verfügbar. Die bislang oft nur über mehrere Mausklicks erreichbaren Zusatzfunktionen sind jeweils einheitlich hinter der Schaltfläche „…“ im weiterführenden Menübereich zu finden. Unter anderem befinden sich hier die SharePoint-Links zu Dokumenten und Bildern, welche bislang im SharePoint 2010 nur durch die Send-Funktion sichtbar wurden.
Suche
Eine weitere, überaus nützliche Funktion ist eine Vorschau in der Ergebnisliste des Suchcenters. Diese steht für Dokumente, Personen und Sites zur Verfügung. Insgesamt wurde die Suche stark verbessert, zusätzlich sind die Ergebnisse jetzt mit Benutzungsinformationen verknüpft. Das heißt insbesondere, dass häufig verwendete Dokumente weiter oben auftauchen, während veraltete oder wenig benutzte Informationen weiter unten gelistet werden. Durch verschiedene Eingrenzungsmöglichkeiten lassen sich Suchergebnisse zum Beispiel nach Typ, Autor und Zeitraum detaillierter filtern. Durch regelbasiertes Auswerten der Suchanfragen ist es auch möglich, die Qualität der Suchergebnisse zu verbessern. Beispielsweise lässt sich das Wort „Scan“ mit dem Dateityp PDF assoziieren, wenn in der Firma eingescannte Dokumente immer als PDF abgelegt werden. Viele Synonyme oder Mehrdeutigkeiten in der Benennung können so abgebildet werden.
Herausforderungen – sind wir schon bereit für die Arbeit im Activity Stream?
Die Neuerungen des SharePoint 2013 zeigen einmal mehr, dass die Technologie reif ist, die neuen Kommunikations- und Arbeitsweisen im Unternehmen zu unterstützen. Arbeiten im Activity Stream heißt, dass Informationen aus vielen Systemen an einer Stelle aggregiert angezeigt werden und interaktiv nutzbar sind. Dem kommen die neuen Versionen von SharePoint, Office, Exchange (Outlook) und Lync im Verbund einen Schritt näher. Beispielsweise können Aufgaben aus Outlook, Project und SharePoint nun auf der persönlichen My Site zusammen angezeigt und bearbeitet werden. Der aktualisierte Status wird dabei in die jeweiligen Systeme zurückgeschrieben. Zudem steht eine API (application programming interface) zur Verfügung, um Informationen und Aktivitäten aus externen Systemen in den Newsfeed der My Site zu integrieren. Die Benutzeroberflächen der Online-Varianten sind inzwischen nahtlos ineinander integriert, so dass Nutzer aus der SharePoint Oberfläche heraus sofortigen Zugriff auf E-Mails, News, Dateien, Arbeitsräume und Dokumente haben.
Um wirklichen Nutzen bei der Einführung der Social Software Suiten und deren Integration in die bestehende Infrastruktur zu generieren, sind Anwender, Teams und Organisationen aufgefordert, ihre Arbeitsprozesse zu verändern. Das umfasst sowohl die Art, wie wir kommunizieren und mit Informationen umgehen, als auch die Art wie wir gemeinsam Aufgaben erledigen und Arbeit koordinieren.
Damit Wissensarbeiter ihre Aufgaben erledigen können, benötigen sie vielseitige Informationen aus verschiedenen Quellen (u.a. E-Mails, Dokumente, Social Networks, Blogs, Intranets, Microblogs, Aufgabenverwaltungen, Wikis) und Kontexten (u.a. Themen, Projekte, Teams, Expertennetzwerke). Mit Activity Streams steht ein nützliches Werkzeug zur Verfügung, um den individuellen Informationsbedarf in einem Informationsstrom aggregiert zu bedienen und somit aufgabenbezogen auf aktuelle Informationen zuzugreifen.
Neue Werkzeuge ermöglichen und verlangen veränderte Arbeitsweisen und stellen die Zusammenarbeit in Unternehmen vor neue Herausforderungen z.B.:
- Push & Inform zu Pull & Share erhöht Selbstbestimmung und Eigenverantwortung
- Aggregierte Quellen liefern Überblick und lassen neue Zusammenhänge sichtbar werden
- Einfacher Informationszugriff „immer und überall“ erhöht Erwartungsdruck
- Vernetzte Informationen im permanenten Aktualisierungsfluss erhöhen Ablenkung
- Ergebnisorientierte Informationsverarbeitung benötigt neue Kompetenzen
- Vernetzte Zusammenarbeit im Activity Stream erfordert agile Arbeitsorganisation
Im Folgenden werden ausgewählte Herausforderungen näher betrachtet.
Push & Inform zu Pull & Share erhöht Selbstbestimmung und Eigenverantwortung
Der Mitarbeiter bestimmt im Zeitalter der Activity Streams selbst, welche Informationen für ihn wichtig sind und welchen Quellen er „folgen“ möchte. Damit verlagert sich die Verantwortung im Rahmen seiner Rolle und Aufgaben hin zum Mitarbeiter. Eigenverantwortliches Arbeiten erlangt somit eine neue Stufe, welche vor allem an die Zusammenarbeit im Team und an die Führungskraft neue Anforderungen entstehen lässt. Sowohl die Definition konkreter Ziele und eines klaren Handlungsrahmens als auch ergebnisorientierte Führung und das Lenken von Aufmerksamkeit sind die primären Aufgaben für die Führungskraft, um den Mitarbeiter bei der Auswahl der für ihn „wichtigen und richtigen“ Informationen zu unterstützen. Die Zusammenarbeit im Team erfordert zudem die kontinuierliche Verständigung über Fortschritte und neue Erkenntnisse, womit die Intensität der Kommunikation weiter zunimmt.
Einfacher Informationszugriff „immer und überall“ fördert Ablenkung und erhöht Erwartungsdruck
Die Erhöhung von Konnektivität, befördert durch eine zunehmende Vernetzung von Informationen und die permanente Möglichkeit des Zugriffes und der Nutzung, erfordert die Entwicklung von Medienkompetenz und eine klare unternehmensweite Verständigung im Umgang mit den Möglichkeiten. Hierbei sollten vor allem Führungskräfte vorsorglich Erwartungsmanagement betreiben und ihren Mitarbeitern klar signalisieren, dass sie auf eine spät abends geschriebene Nachricht nicht in Echtzeit Reaktionen erwarten. Zudem sollten begleitend Themen des Selbstmanagements und der Mediennutzung aufgefrischt werden, um hier die Arbeit „in the flow“ mit Integration der Werkzeuge in die tägliche Aufgabenerledigung entsprechend zu ermöglichen. Der Anwender hat die Aufgabe, ein Gespür dafür zu entwickeln, wie er Informationen so aufnimmt und für seine Aufgabenerledigung nutzt, dass er sich nicht überlastet. Eine regelmäßige Strukturierung des eigenen Activity Streams bezüglich der Quantität und Qualität der „einströmenden“ Quellen ist hier eine wichtige Aufgabe. Das Loslassen des Bedürfnisses, jeder Quelle im Unternehmen folgen zu müssen, ist eine weitere Voraussetzung, um die eigene Informationsversorgung nach der eigenen Rolle und dem Aufgabenumfeld produktiv nutzbar gestalten zu können.
Vernetzte Zusammenarbeit im Activity Stream erfordert agile Arbeitsorganisation
Im Fokus der hier betrachteten Arbeitsprozesse steht die Wissensarbeit, welche prinzipiell nicht in vorhersehbare und jederzeit wiederholbare Teilaufgaben zerlegbar und im Team verteilbar ist. Dies stellt sowohl die Art der Aufgabendefinition und -koordination als auch die Einteilung von Mitarbeiterressourcen vor neue Herausforderungen. Die Arbeit „in the flow“, eingebettet in den Fluss von Informationen, Kommunikation und Aktivitäten und im Zugriff auf ein Netzwerk von Experten und Kollegen, erhöht grundsätzlich die Agilität.
Wissensarbeit kann hier in Form einer greifbaren Aufgabe vorliegen, zum Bespiel dem Lösen eines unbekannten Problems oder der Erstellung eines Whitepapers. Eine Aufgabe wird definiert, indem im ersten Schritt das Ziel – das zu erreichende Ergebnis – definiert wird. Die ersten Schritte zum Ziel können vom Team überlegt und definiert werden, somit werden greifbare Teilaufgaben verteilt. Um eine Koordination und Aufgabenerledigung im Team bei einer Vielzahl solcher „unklaren“ Aufgaben zu ermöglichen, werden agile Methoden benötigt, die sowohl die Kapazität des gesamten Teams in Abhängigkeit des wirklich Machbaren als auch die selbstständige Aufgabendefinition und –erledigung, ausgerichtet am definierten Ziel, in den Vordergrund stellen. Die gemeinsame Reflektion der Aufgabenerledigung sollte in Folge zur Identifikation von Best Practices führen, welche bei zukünftigen gleichartigen Themen zur Orientierung in der Arbeitsorganisation genutzt werden können.
Fazit: Technologische Möglichkeiten für vernetzte Zusammenarbeit nutzen
Technologien, die dem Anspruch an User Experience gerecht werden und „Social Features“ integrieren, sind die Grundlage, um den veränderten Anforderungen an Zusammenarbeit und Kommunikation in Unternehmen gerecht zu werden. Allerdings ist der Wandel zum vernetzten Unternehmen (auch Enterprise 2.0) ganzheitlich zu verstehen, in welchem neben neuen IT- Werkzeugen zusätzlich die Veränderung der Arbeitsprozesse sowie der Führungsprinzipien und letztendlich der Unternehmenskultur im Einklang zu betrachten sind. Schritt für Schritt sind die Möglichkeiten der Technologien in konkreten Anwendungsfällen nutzbringend einzusetzen. Führungskräfte, Mitarbeiter und Teams sind zu befähigen, mit den neuen technologischen Möglichkeiten und Arbeitsweisen sowie den damit verbundenen Herausforderungen umgehen zu können, um gemeinsam den Wandel erfolgreich zu gestalten.
