ERP & ECM als Teamplayer – die Schnittstelle entscheidet

Autor – Karl Heinz Mosbach, Geschäftsführer ELO Digital Office GmbH

Im Zusammenspiel zwischen Enterprise-Resource-Planning (ERP) und Enterprise-Content-Management (ECM) ist systemübergreifendes Arbeiten heute unerlässlich – Effizienz und Reaktionszeit hängen dabei von einer optimalen Anbindung auf technologisch modernstem Niveau ab. Grundlage für eine reibungslose Verzahnung beider Systeme ist eine entsprechende Schnittstelle – im Falle von SAP der sogenannte ArchiveLink. Dabei handelt es sich um einen in den SAP Webapplikations-Server integrierten Service, der archivierte Dokumente mit den dazu im SAP-System erfassten Anwendungsbelegen verknüpft.

Dieser Dienst ermöglicht den einfachen Zugriff auf dazugehörige Dokumente direkt aus der SAP-Anwendung heraus oder die zeitsparende Suche danach über Attribute. Auch der ArchiveLink des ECM-Herstellers ELO Digital Office ist optimal auf das SAP-Integrationsszenario zugeschnitten – dies wurde mit einer Re-Zertifizierung im Frühjahr 2013 untermauert.

Dokumenterfassung mit direkter Übergabe an SAP-System

Über diese Integration erhalten Unternehmen jeder Branche und Größe eine durchgängige Lösungsplattform, die sich schnell und flexibel anpassen lässt. Dabei stellt das ECM-System der SAP-Plattform NetWeaver seine Funktionen SOA-konform als einzelne Services zur Verfügung. Dies vermeidet beispielsweise bei Release-Wechseln Schnittstellenprobleme. Über performante Zugriffsmechanismen kann der Sachbearbeiter jedes Dokument in SAP sekundenschnell als Originalabbild abrufen.

Unterstützt werden alle von SAP vorgesehenen Erfassungsszenarien: Bei der Ersterfassung werden Dokumente aller Art direkt am Posteingang eingescannt und durchlaufen anschließend alle weiteren Prozesse digital. Die ECM-Workflow-Funktionalität sorgt dabei für einen gezielten Dokumentenfluss. Rechnungen werden bei diesem Vorgang klassifiziert und ausgelesen. Die für die SAP-Verbuchung benötigten Informationen wie Rechnungsnummer, Bankverbindung oder Zahlungskonditionen werden extrahiert und der nachfolgenden SAP-Transaktion bereitgestellt. Um Fehler zu vermeiden, führt das ECM-System vor der Datenübergabe noch einen Plausibilitätscheck gegen die SAP-Datenbank durch. Dabei wird beispielsweise geprüft, ob die Zuordnung von Auftragsnummer und Lieferantenkennung übereinstimmt. Dies erhöht sowohl Transaktionsqualität als auch -sicherheit.

Beim späteren Erfassen durchlaufen die Dokumente den Prozess dagegen zunächst noch in Papierform. Handelt es sich um Rechnungen, erfolgt die Verbuchung in SAP über Barcodes, mit deren Hilfe die Rechnungen anschließend automatisiert archiviert werden. Insgesamt sorgt die automatische Bearbeitung von Eingangsrechnungen für fristgerechte Bezahlung, gegebenenfalls unter Berücksichtigung von Skonti. In beiden Fällen werden die Dokumente vorgangsbezogen in den SAP-Prozess eingebunden, die Abwicklung erfolgt durchgängig ohne fehlerträchtigen Medienbruch.

Bild: Dokumenterfassung – Ablaufdiagramm

Darüber hinaus hat ELO seine Integrations-Middleware Business Logic Provider (BLP) erweitert. Das Modul verzahnt die ECM-Suiten nun auch nahtlos mit SAP ECC. Dabei sorgt eine zentral konfigurierbare Business-Logik zum einen für die direkte Verarbeitung von in SAP ECC erzeugten Belegen, Reports, E-Mails, Office- und Scan-Dokumenten sowie sonstigen Dateien. Zum anderen verbindet sie über die Inhaltsorganisation auch Geschäftsobjekte und Vorgänge mit SAP ECC. Der Anwender wird damit optimal in seinen Geschäftsprozessen unterstützt – unabhängig davon, ob sie darauf abzielen, Dokumente zu erstellen, bearbeiten, speichern, ihren Ablauf zu steuern oder sie mit Informationen in SAP ECC zu verknüpfen.

Mobil ins (SAP-)Archiv

Um den Anforderungen mobilen Arbeitens gerecht zu werden, verfolgen moderne ECM-Lösungen einen Multi-Client-Ansatz, demzufolge jeder User einen Geschäftsprozess von seinem bevorzugten Client aus erledigen kann. Ob es sich dabei um Microsoft Outlook, IBM Lotus Notes, Smartphones oder Tablet-PCs handelt. Möglich macht dies ein leistungsfähiger Applikationsserver. Auf Basis der serviceorientierten Architektur (SOA) stellt dieser über Remote Access den Zugriff auf das jeweils benötigte Belegarchiv und den richtigen Workflow-Server her.

Der Nutzer erhält mobil eine Liste seiner wichtigsten Workflow-Prozesse, die er per Fingerklick aufrufen und bearbeiten kann. Geht es beispielsweise um die Prüfung einer Rechnung, so kann er bequem zwischen den SAP-Buchungsdaten und dem eigentlichen Beleg wechseln. Er kann Anmerkungen ergänzen und den Workflow-Prozess abschließend freigeben und/oder die Aufgabe dem nächsten Bearbeitungsschritt zuführen – einfach per Fingerklick. Dabei geht es nicht darum, den regulären SAP-Buchungsarbeitsplatz auf ein mobiles Endgerät zu verlegen. Gedacht ist dieser Ansatz vielmehr für Consultants, Manager oder Techniker, die viel unterwegs sind und dennoch rasch und einfach Rückmeldungen ins Zentralsystem abgeben wollen, um Verzögerungen bei der Bearbeitung zu vermeiden.

Dank der qualitativ immer hochwertigeren Kameraausstattung mobiler Endgeräte lassen sich diese zunehmend auch zur Bilderfassung oder zum Scannen von Textelementen bzw. Barcodes einsetzen. Die eigentliche Datenverarbeitung erfolgt auf den nachgelagerten Serversystemen bzw. dem zentralen Applikationsserver – unabhängig davon, ob es um die Barcode- oder OCR-Erkennung erfasster Textelemente geht. Klassifizierungsmodule ermöglichen dabei auch die inhaltliche Erkennung und Zuordnung der Informationen, so dass diese im Bedarfsfalle auch direkt in das SAP-System zur entsprechenden Verbuchung einfließen.

SAP-Daten mobil verfügbar

Auch ohne direkte Verbindung zwischen mobilem Endgerät und SAP lassen sich über Schnittstellen einfach SAP-Daten anzeigen. Hierzu gehören alle strukturierten, von SAP generierten Unterlagen wie Rechnungen und Bestellungen. Darüber hinaus findet das ECM-System aber auch unstrukturierte Daten wie Office-Dokumente, Bilder, E-Mails, Handbücher, CAD-Daten oder Marketingunterlagen.

Alle Dokumente liegen in der jeweils aktuellsten Version vor. Dies ist nicht nur bei Handbüchern und technischen Dokumentationen von größter Wichtigkeit, sondern auch bei Bestelldaten, um eine rasche und korrekte Rechnungsprüfung sicherzustellen. Die Versionshistorie ist jederzeit einsehbar. Außerdem dokumentiert das System transparent, welcher Bearbeiter wann welche Änderungen vorgenommen hat. Bei Bedarf können zu Vergleichszwecken auch ältere Versionen abgerufen werden.

Umgekehrt lassen sich zeitnah über mobile Endgeräte auch Informationen ins Archiv und damit in SAP einpflegen. Benötigt ein Kunde zum Beispiel Ersatzteile, so kann der Vertriebsmitarbeiter zunächst direkt prüfen, ob diese vorrätig sind, und dann unmittelbar vor Ort die Bestellung auslösen. Die Workflows werden dabei nahtlos mit dem ECM-System synchronisiert und an SAP übergeben. Auf diese Weise entfallen redundante Dateneingaben.

Fazit

Ob mobil oder klassisch vom Computer aus: Die enge Kombination von ERP und ECM sorgt zu jeder Zeit für ganzheitlich verfügbare Informationen – und damit für ein valides Fundament, um die richtigen Geschäftsentscheidungen zu treffen. Der Kunde profitiert außerdem von der transparenten Abbildung seiner Geschäftsprozesse und revisionssicheren Archivierung von Massendaten bei gleichzeitig niedrigeren Betriebskosten. Von Vorteil ist, dass das ECM-Geschäftsprozesse systemunabhängig abbildet und auch Personen in den Ablauf einbindet, die nicht über einen SAP-Arbeitsplatz verfügen.

www.elo.com

Karl Heinz Mosbach, Geschäftsführer ELO Digital Office GmbH. ELO Digital Office ist Hersteller von leistungsfähiger Software für elektronisches Dokumenten-Management, digitale Archivierung und Workflow-Management. Somit deckt ELO das gesamte Spektrum des Enterprise-Content-Management (ECM) ab. Die Produktpalette besteht aus drei Linien: ELOoffice (Einstiegslösung), ELOprofessional (modulare Client-/Server-Lösung) und ELOenterprise (plattformunabhängige, hochskalierbare und mandantenfähige High-End-Lösung).