ERP-Systeme: Vom Krisenmodus zur Performanz

    Ein performantes ERP System ist unabdingbar: nicht nur, um den Anforderungen von Industrie 4.0, KI und schnelleren Produktlebenszyklen Rechnung zu tragen, sondern um auch remote effizient arbeiten zu können – diese Tatsache führt die aktuelle Situation mehr denn je vor Augen. Das ERP gilt dabei als das digitale Rückgrat von Unternehmen, das Prozessen Stabilität verleiht, Ressourcen organisiert und koordiniert sowie Prozesse zusammenführt. Darüber lassen sich alle Abläufe innerhalb der Wertschöpfungskette abbilden, planen und steuern. Effizienz und Transparenz und damit eine Optimierung der Geschäftstätigkeiten werden möglich.

     

     

     

    Autor –  Mike Laudon, Geschäftsführer der LT Memory GmbH

     

    Der deutsche Mittelstand hat bisher nur zögerlich die Digitalisierung der Geschäftsprozesse umgesetzt, obwohl er mit effizienteren Prozessen die Wettbewerbsfähigkeit erhöhen, neue Kunden gewinnen und neue Geschäftsmodelle entwickeln könnte. Corona hat als Digitalisierungsbooster dazu beigetragen, dass immerhin 56 Prozent der Unternehmen die Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse beschleunigt haben. Dies ergab eine Studie von von IDC und Cisco. Aufgrund der neuen Arbeitssituation wurden Projekte vorgezogen, die eigentlich erst in einigen Jahren geplant waren, so zum Beispiel das Ersetzen älterer Software-Lösungen durch neue und flexible ERP-Systeme. Die Entscheidung für ein neues ERP sollte allerdings sehr gut überlegt werden. Denn es handelt sich dabei nicht nur um eine große Investition, sondern auch um eine langfristige Weichenstellung. Immerhin wird die gesamte Firma die nächsten Jahre die Geschäftsprozesse darüber abwickeln. Wichtig ist also, die Mitarbeiter sehr früh mit einzubinden, damit die Implementierung reibungslos verläuft.

    Projektplan für die Implementierung

    Der wichtigste Schritt für das Implementierungsvorhaben ist die sorgfältige Auswahl des Software-Dienstleisters. Unternehmen und Anbieter müssen zusammenpassen und auf Augenhöhe kommunizieren, damit es nicht zu Missverständnissen kommt und die Prozesse korrekt abgebildet werden. Die Implementierung stellt ein Agieren und Reagieren dar – deswegen müssen Arbeits- und Herangehensweise der Partner kongruent sein.

    Als nächster Schritt sollte klar definiert werden, welche Funktionen für das operative Geschäft des Unternehmens essenziell sind und somit Priorität haben. Sie müssen als erstes implementiert werden. Für ein geordnetes Arbeiten wird ein Pflichtenheft verfasst, das Anforderungen und Ziele des Projekts definiert. Gleichzeitig sollte klar sein, dass es trotz dieser klaren Vorgaben wichtig ist, sich Flexibilität und Agilität und damit Handlungsfähigkeit zu bewahren. Die Meilensteine werden zwar festgelegt, doch falls eine Abweichung vom Plan notwendig sein sollte, muss auch hier schnell eine Lösung gefunden werden.

    Beim Erstellen dieses Pflichten- und Lastenheftes sollte der Dienstleister Unterstützung bieten und den Kunden dort abholen, wo er steht. Denn gerade kleinere Firmen können neben dem laufenden Geschäft nicht immer den zusätzlichen Aufwand auf sich nehmen, mit dem eine Umstellung einhergeht. Das gemeinsame Erstellen des Lastenheftes ermöglicht es dem Dienstleister zugleich, tiefe Kenntnisse über die Prozesse in der Firma zu erlangen.

    Definieren einer Rollout-Strategie

    Nach der ersten Projektphase mit Pflichtenheft folgen die Schritte Implementierung, Testphase und Golive. Alle Module, die implementiert werden sollen – seien es Ein- und Verkauf, Buchhaltung, Logistik oder Warenwirtschaft – durchlaufen diese Projektschritte. Da ERP-Projekte sehr umfangreich sind und meistens alle Prozesse des Unternehmens abbilden, sollten für die Umsetzung mindestens drei bis sechs Monate eingeplant werden.

    Um sich für die passende Rollout-Strategie zu entscheiden, ist es wichtig die Ressourcen zu kennen, die dem Unternehmen für die Einführung zur Verfügung stehen. In einem gemeinsamen Workshop sollte definiert werden, ob ein All-in-one-Rollout oder ein schrittweises, prozessorientiertes Vorgehen angestrebt wird. Dabei kommt es auch auf die Projektlaufzeit, den Ressourcenbedarf oder die Risiken an, die das Unternehmen eingehen möchte. Eine Einführung in Etappen empfiehlt sich zum Beispiel, wenn nicht genug Ressourcen zur Verfügung stehen. Hier ist ein sehr strukturiertes Arbeiten erforderlich, damit der Überblick bewahrt wird. Es ist notwendig, Einzelschritte aufeinander aufzubauen und komplexere Themen gesondert umzusetzen. Beim All-in-one-Rollout sollte das Ziel lauten, die besonders wichtigen operativen Prozesse wie Warenwirtschaft, Einkauf und Buchhaltung als erste auszurollen.

    Cloud oder On-Premise? Standard oder Anpassungen?

    Welches ERP-System das richtige ist, ist letztendlich eine Grundsatzentscheidung, die bereits bei Projektstart feststehen muss. ERP als On-Premise-Lösung wird lokal auf dem Server des Unternehmens installiert. Im Gegensatz dazu funktioniert die Cloud-ERP als Software-as-a-Service. In die Analyse sollten Punkte einfließen wie Investitions- und Betriebskosten, Systemleistung, Zugriff, Projektdauer sowie Upgrades und Erweiterungen. Gerade wem eine schnelle Implementierung wichtig ist und wer zudem über wenig eigene geschulte IT-Kräfte verfügt, entscheidet sich oft für eine Cloud-ERP.

    Unternehmen können auch zwischen Standardlösungen oder individuellen Modifikationen wählen. In der Regel bleibt das ERP nah am Standard. Das System Microsoft Dynamics NAV kann zum Beispiel bereits viele Anforderungen umsetzen: Wenn aber gewisse Prozesse entscheidend für ein Unternehmen sind, wird das System angepasst, um diese abbilden zu können. Grundsätzlich gilt: Standardlösungen sind in der Regel kostengünstiger, Updates lassen sich leichter durchführen. Ein weiterer Vorteil von Standardlösungen liegt in ihrer flächendeckenden Anwendung: Die Tools und Systeme sind bereits getestet und haben bewiesen, dass sie zuverlässig funktionieren.

    Abstimmung bei Terminologie und Schnittstellen

    Bei der Neueinführung eines ERP sind Kommunikationsprobleme sehr häufig. Deswegen sollten zu Beginn Terminologien geklärt werden, die unter Umständen im Unternehmen eine andere Bedeutung haben können als beim Dienstleister. Missverständnisse können ausgeschlossen werden, indem ein detaillierter Zeitplan entworfen wird, der gegebenenfalls während des Projektes angepasst wird. Wichtig ist es, genug Zeit für Tests einzuplanen oder Zeit für den Auftraggeber, sich mit seinen Prozessen zu beschäftigen. Auch Zuständigkeiten müssen genau geklärt werden, zum Beispiel welche Eigenleistungen der Kunde mit einbringt, etwa indem er das System testet und die Prozesse dokumentiert.

    Weitere Themen bei der Implementierung sind Datenqualität und Schnittstellen: Erstere ist wichtig für die unkomplizierte Migration der Daten. Klarheit muss auch über die Schnittstellen herrschen, nämlich ob bestehende genutzt oder ersetzt werden. Schnittstellen sind komplex und stellen ein separates Projekt in der ERP-Implementierung dar. Denn gerade Schnittstellen im Zahlungsverkehr können zu Stolpersteinen werden. Es muss klar kommuniziert werden, was die Schnittstelle leisten kann und was nicht. Dann kommt es nicht zu unangenehmen Überraschungen, wenn zum Beispiel alltägliche Vorgänge wie das Extrahieren und Einlesen der Kontoauszüge durch den Vertrieb Fehler verursachen.

    ERP-Implementierung betrifft nicht nur die IT

    Hier wird deutlich, dass die Einführung eines ERP nie ein reines IT-Projekt ist, sondern auch immer Consulting und Unternehmensberatungsthematiken anschneidet. Schließlich kommen Geschäftsprozesse und -logiken auf den Prüfstand. Gerade bei kleineren Unternehmen gibt es dort oft Verbesserungsbedarf und die Einführung eines neuen ERP ist eine Chance, diese aufzudecken.

    Außerdem sollten die Mitarbeiter sehr früh in den Prozess eingebunden werden, denn sie spielen eine zentrale Rolle bei der ERP-Implementierung und tragen zum Erfolg des neuen Systems bei. Es ist wichtig zu vermitteln, dass sie ein Mitspracherecht haben, auch wenn nicht alle Wünsche berücksichtigt werden können. Als Vermittler im Unternehmen können Key User dienen, die frühzeitig im neuen System geschult werden. Aus ihrer Position heraus motivieren sie die Belegschaft und schaffen so bereits vor dem Rollout Akzeptanz. Der Dienstleister sollte dem Unternehmen und seinem Personal zudem schnell Zugang zur Praxis verschaffen: Hier bietet sich ein Demosystem an, um ein Gefühl für die Software zu entwickeln.

    Fazit

    Die Einführung eines ERP im Unternehmen ist eine technische und organisatorische Herausforderung. Aber gerade in der jetzigen Ausnahmesituation, die in vielen Fällen ein remotes Arbeiten erforderlich macht, ist die digitale Ressourcenplanung wichtiger denn je. Für die Implementierung sollten Unternehmen deswegen einen erfahrenen Dienstleister an ihre Seite holen: Denn eine gelungene Implementierung legt die Basis für eine großflächige Akzeptanz im Unternehmen und damit für den Erfolg des neuen Systems.

    www.LTmemory.de

    Die LT Memory GmbH ist ein Berliner Systemhaus, das auf das Anpassen von Lösungen im Softwarebereich sowie in der Prozessoptimierung spezialisiert ist und Unternehmen ein ausgewogenes IT-Konzept bietet, das den Informationsfluss in Betrieben sichert und ein effizienteres Arbeiten ermöglicht.