Autor – Jürgen Neitzel, freier Journalist und PR-Berater in Stuttgart
Wachsende Konkurrenz bei gleichzeitig steigenden Kundenansprüchen: Die Herausforderungen, denen sich der Fach- und Einzelhandel heute gegenüber sieht, verlangt zunehmend den Einsatz innovativer IT-Lösungen. So auch im europäischen Schuhhandel bei der Hamm Reno Group: Die richtige Auswahl, Einrichtung und Gestaltung der Verkaufstellen und die spätere effiziente Verwaltung der Gewerbeimmobilien ist dabei von nicht unerheblicher Relevanz für den Unternehmenserfolg.
Daher optimiert das Unternehmen seit kurzem die Verwaltung ihres europaweiten Filialnetzes mithilfe digitaler Immobilienakten. Die Entscheidung, das rund 80.000 Dokumente umfassende Immobilienarchiv zu digitalisieren, fiel Mitte 2013: „Von diesem Schritt versprachen wir uns, durch den nunmehr möglichen direkten Zugriff, nicht nur eine generelle Steigerung der Arbeitseffizienz, sondern gleichzeitig einen besseren Schutz der teilweise geschäftskritischen Dokumente. Zudem entstehen durch die Option, die digitalen Dokumente blitzschnell elektronisch nach Stichworten durchsuchen zu können, neue Funktionalitäten bei der Informationsauswertung“, so Manfred Gries, Gruppenleiter Anwendungs-Administration.
Flexibler Zugriff auf das Archivsystem
Das von dem Herrenberger Systemhaus AXXEDO AG speziell für die vorhandene SAP-Umgebung maßgeschneiderte Lösungskonzept basiert auf dem von Open Text entwickelten ECM-Archivsystem Document Access for SAP Solutions. Das System ist unabhängig von SAP Modulen und lässt sich problemlos in die Standard-Benutzeroberfläche von SAP integrieren. Über den ebenfalls zum Einsatz kommenden SAP ArchiveLink Plus-Connector können SAP-Anwender zudem Dokumente aus dem Archivsystem automatisch mit vorhandenen SAP-Transaktionsdaten verknüpfen.
Ein weiterer entscheidender Geschäftsvorteil von SAP ArchiveLink Plus: Über den Connector lässt die leistungsfähige Volltextsuche von Open Text direkt aus SAP heraus nutzen. Somit können sich Mitarbeiter innerhalb weniger Augenblicke alle relevanten Dokumente zu einem Stichwort anzeigen lassen. Die Implementierung des Archivsystems verlief problemlos, denn alle Komponenten sind speziell zum Einsatz in SAP-Infrastrukturen konzipiert und so passen alle Mosaiksteine perfekt ineinander.
Digitalisierung unterliegt komplexen Qualitätsansprüchen
Eine Herausforderung stellte demgegenüber die Digitalisierung der Immobilienakten dar. Als problematisch erwies sich weniger die Menge der Papierdokumente, als vielmehr die Tatsache, dass eine nicht unerhebliche Anzahl der Dokumente gebunden oder in größeren Formaten vorliegt. Dazu gehören unter anderem Baupläne, Maklervereinbarungen sowie notarielle Verträge, die mit einem amtlichen Siegel versehen sind.
„Um diese Dokumente effizient zu erfassen, entschieden wir, neben einem schnellen, leistungsstarken Einzugsscanner auch einen Overhead-Scanner anzuschaffen“, erklärt Manfred Gries. Bei diesem Scanprinzip liegen die Vorlagen mit dem Rücken auf der Scanfläche und werden von oben schonend digitalisiert. In einem Auswahlverfahren überzeugte der Zeutschel Farbscanner zeta Office durch eine gelungene Kombination aus Funktionalität und einfacher Handhabung. Besonders wichtig für das Projekt ist eine hohe Qualität der Images für nachgelagerte OCR-Prozesse.
Scannen mit direkter Archivanbindung
Nach insgesamt circa sechsmonatiger Planungs-, Implementierungs- und Testphase nahm die Archivierungslösung in 2014 den Produktivbetrieb auf. Die Digitalisierung der Aktenbestände erfolgt in Form von klar definierten Workflows. Durch Fachpersonal der Immobilienabteilung werden die vorhandenen Papierakten gesichtet und für das Scannen vorbereitet. Jedes später zu digitalisierende Dokument wird im Open Text-Archivsystem Document Access for SAP Solutions angelegt, anschließend wird ein Barcode zur eindeutigen Kennzeichnung des Dokumentes aufgeklebt. Derartig markiert, wandern die Dokumente, je nach Dokumentenart und -format, entweder zum Einzugs- oder zum Aufsichtsscanner. Geschäftskritische Dokumente werden nach dem Scannen wieder in Ordnern archiviert, weniger relevante Papierdokumente werden vernichtet.
Der Zeutschel Overhead-Scanner ist darüber hinaus mit einem Netzwerklaufwerk verbunden, auf den die digital erfassten Dokumente über die „scan-to-file“-Schnittstelle übertragen und im TIFF-Dateiformat abgelegt werden. Das Open Text-Archivsystem greift die dort abgelegten Dokumente auf, führt gegebenenfalls optische Korrekturen durch und startet anschließend eine automatische Texterkennung (OCR). Derartig vorbereitet, werden die Dateien dann vom Operator über die sogenannte Open Text Document Pipeline an das SAP-System weitergeleitet. In mehreren automatisierten Bearbeitungsschritten wird der Barcode erkannt und in den entsprechenden Index eingetragen. Das nunmehr im durchsuchbaren PDF-Format vorliegende Dokument wird zum Schluss mit den in SAP angelegten Metadaten verknüpft und steht den Anwendern von nun an direkt oder im Rahmen beliebiger Suchfunktionen zur Verfügung.
Fazit
Nach mehrmonatigem Produktivbetrieb zieht Manfred Gries ein durchgängig positives Fazit: „Aus dem nunmehr möglichen direkten Dokumentenzugriff der Kollegen auf Maklervereinbarungen, Mietverträge, Nebenkostenabrechnungen oder Gebäudepläne, resultieren deutliche Effizienzsteigerungen in der Zusammenarbeit zwischen Fachabteilungen wie beispielsweise der Buchhaltung, dem Marketing oder dem Ladenbau. Die Analyse der Daten und die optionale Volltextsuche liefern uns für die Planung neuer Filialstandorte viele hilfreiche Hinweise.“
Die positiven Erfahrungen des Projektes haben das Unternehmen dazu veranlasst, weitere Einsatzmöglichkeiten für die Digitalisierungslösung zu überprüfen. Die Implementierung eines Vertragsarchivs für die unternehmenseigene Rechtsabteilung steht bereits kurz vor dem Abschluss, die Einrichtung von Digitalarchiven für weitere Fachabteilungen wird diskutiert.
Jürgen Neitzel ist freier Journalist und PR-Berater und versteht sich als moderner ‚Storyteller‘. Die Zeutschel GmbH liefert seit mehr als 50 Jahren Lösungen für das Dokumenten- und Archivmanagement. Die Produktpalette umfasst Aufsichtsscanner für Kopier- und Digitalisierungsanwendungen, Scan-Software, Lieferdienst-Software und Software-Lösungen für den Aufbau digitaler Sammlungen im Internet sowie Mikrofilmsysteme.
