Dr. Michael Duhme, Pressesprecher windream GmbH
Enterprise Content Management sollte man nicht mehr als ein von anderen Applikationen isoliertes System begreifen, sondern vielmehr – innerhalb der bestehenden IT-Infrastruktur eines Unternehmens – als Teil einer integrierten Systemlandschaft. Denn „Dokumentenmanagement-Systeme sind in der Regel keine Insellösungen und entfalten ihren vollen Nutzen erst in der Integration mit anderen Anwendungen“, konstatiert Frank Früh, Bereichsleiter ECM des Fachverbands BITKOM [1]. Dazu müssen dokumentbasierte Anwendungen beispielsweise auch in Office-Suiten, CRM-, ERP-, Fibu-, Warenwirtschafts- oder E-Mail-Systeme integriert werden: „Offene Schnittstellen und die Unterstützung von Standards erleichtern die nahtlose Einbindung in die vorhandene Systemlandschaft und verhindern Medienbrüche.“
Eine Integration von ECM und Fachapplikation ist nicht zuletzt auch deshalb notwendig, weil der Gedanke der Prozessorientierung – auch und gerade auf elektronischer Ebene – in Unternehmen immer mehr an Bedeutung gewinnt. Archivierte Dokumente sind in diesem Kontext keine isolierten Objekte oder einfach nur „irgendwelche Dateien“, sondern müssen immer im Zusammenhang mit den unternehmensspezifischen Vorgängen gesehen werden, die sie begleiten. Umso mehr kommt es also darauf an, Informationen – unabhängig von ihrem jeweiligen elektronischen Format – mit Geschäftsprozessen zu einer Einheit zu verbinden, strukturiert abzulegen und dauerhaft zu archivieren.
ECM und Fachanwendung als integriertes System
Der Bochumer ECM-Hersteller windream GmbH reagiert auf diesen Trend mit dem so genannten windream Application Connector, zum anderen über die ECM-Integration in den E-Mail-Client Microsoft Outlook. Der Application Connector ermöglicht es, im ECM-System abgelegte Dokumente ohne programmiertechnische Anpassung mit einer Fachanwendung zu verknüpfen und die Dokumente direkt aus der jeweiligen Anwendung heraus zu sichten. Das Öffnen assoziierter Dokumente erfolgt über definierte Tastaturbefehle, so genannte Hotkeys, die sich individuell festlegen lassen. Dadurch ermöglicht es der Connector, Dokumente, die mit einem anwendungsspezifischen Prozess einer Fachapplikation verknüpft sind, direkt aufzurufen.
So können beispielsweise Mitarbeiter in der Buchhaltung nach Aufruf eines Buchungssatzes sofort alle mit dem jeweiligen Buchungssatz verbundenen Dokumente wie Lieferscheine oder Rechnungen sichten, ohne dafür die eingesetzte Fachapplikation verlassen zu müssen. Auch zu Reisekostenabrechnungen – um ein weiteres Beispiel zu nennen – lassen sich die verknüpften Dokumente wie Quittungen und andere Belege ohne zeitliche Verzögerung aufrufen. Auf diese Art können beliebige Fachanwendungen kooperieren, insbesondere aber ERP-, CRM- und Finanzbuchhaltungssysteme.
Während die Integration eines ECM-Systems in eine ERP- oder CRM-Umgebung üblicherweise mit nicht unerheblichem Programmieraufwand verbunden ist, kommt der Application Connector ohne zusätzliche programmiertechnische Anpassung aus. Die Definition der Hotkeys zum Aufruf verknüpfter Dokumente erfolgt lediglich über ein in die Anwendung integriertes Konfigurationsmodul.
Aufruf verknüpfter Dokumente aus dem ECM – Tastenkombinationen definieren
ECM-Integration in die E-Mail-Anwendung
Eine weitere Möglichkeit zur Integration einer Anwendung aus dem Office-Bereich besteht in der Verbindung der Benutzeroberfläche des Outlook E-Mail-Clients und dem ECM-System. Die Integration der ECM-Funktionen erfolgt in diesem Fall direkt über die Outlook-Ordnerstrukturen. Die hier standardmäßig angezeigten Postfächer werden um weitere Ordnereinträge ergänzt, über die Anwender direkt auf den Dokumentbestand ihres ECM-Systems zugreifen können.
Damit können ECM-Aufgaben direkt aus Outlook heraus gestartet und ausgeführt werden, ohne die gewohnte Programmoberfläche zu verlassen. Auch eine Dokument-Vorschau wurde in Outlook integriert, sodass es Anwendern möglich ist, ein beliebiges Dokument direkt aus der Outlook-Oberfläche heraus zu öffnen und zu lesen. Erfasste E-Mails lassen sich per Drag-and-Drop innerhalb der Outlook-Oberfläche in das ECM-System verschieben und dort revisionssicher archivieren. Zudem unterstützt die Outlook-Integration eine virtuelle Aktenansicht, die es Anwendern ermöglicht, individuelle Sichten auf Dokumentbestände zu organisieren und virtuell abzubilden, ohne dabei die tatsächlichen Ordner- und Dokumentstrukturen im ECM-System zu verändern.
Die Suche nach Dokumenten erfolgt ebenfalls über Microsoft Outlook. Anwender, die via E-Mail-Client im Dokumentbestand ihres ECM-Systems recherchieren, müssen lediglich einen individuellen Suchbegriff in das zentrale Outlook-Suchfeld eingeben, um anschließend eine Trefferliste zu erhalten. Zusätzlich können auch eigene Suchprofile verknüpft und in Outlook angezeigt werden. Dieser Prozess erfolgt auf die gleiche Art und Weise wie eine Outlook-Suche nach E-Mails. Typische ECM-Funktionen werden – wie in windream üblich – auch in Outlook über die Befehle eines erweiterten Kontextmenüs ausgeführt.
Im Fokus: Business Process Management
Die hier beschriebenen Integrationsmöglichkeiten sind nur zwei Beispiele dafür, wie sich klassisches Dokumentenmanagement immer mehr von einer Insellösung zu einem in weitere Anwendungen integrierten ECM-System entwickelt. Hinzu kommen ECM-Integrationen in SAP-Anwendungen ebenso wie Anbindungen an ERP-, CRM-, Warenwirtschafts- und Finanzbuchhaltungssysteme, an Knowledge-Management-, Groupware- und Imaging-/Data-Capturing-Lösungen sowie an branchenspezifische Anwendungen.
Insbesondere aber wird die Verbindung zwischen ECM und Business Process Management (BPM) – also den Workflow-Systemen zur elektronischen Abbildung und Steuerung von Geschäftsprozessen – zunehmend an Bedeutung gewinnen. Zu diesem Schluss kommt auch Dr. Martin Böhn, Head of ECM und Senior Analyst beim Würzburger BARC-Institut: „Der Wandel zur prozessorientierten Sicht ist schon seit vielen Jahren erkennbar. Nicht mehr die Verwaltung oder das ‚Suchen und Finden‘, sondern die Nutzung der in den Dokumenten enthaltenen Informationen ist der entscheidende Mehrwert. Die Prozesssicht ermöglicht gleichzeitig die Vereinfachung und die Verbesserung der Abläufe, indem Dokumente bedarfsgerecht bereitgestellt, bearbeitet und weitergeleitet werden.“ [2]
Klassisches Dokumentenmanagement hat ausgedient
Das klassische Dokumentenmanagement, das sich lediglich darauf beschränkte, Dokumente systematisch zu erfassen, zu archivieren und wiederzufinden, ist ein Auslaufmodell. Martin Böhn geht sogar noch weiter, indem er warnt: „Als reines Ablagesystem droht der Verlust der Wettbewerbsfähigkeit.“ Aber er betont auch: „ECM ist oft das erste System nach Word, Excel und dem E-Mail-System, welches alle Mitarbeiter (mit PC-Arbeitsplatz) im Unternehmen nutzen. ERP-Systeme oder Fachanwendungen erreichen meist nur einen Teil der Beschäftigten. Daher bildet das ECM-System nicht nur die Informationsbasis im Hintergrund (…), sondern auch die Plattform zur Informationsnutzung.“
Zitatnachweise
[1] http://www.ecm-navigator.de/einsatzbereiche/integration-fachanwendungen
[2] http://www.ecmguide.de/integration/geschaeftsprozesse/im-interview-business-application-research-center,-barc-14791.aspx
Dr. Michael Duhme, Pressesprecher windream GmbH. Die windream GmbH, Bochum, ist Hersteller des ECM-Systems windream. Das Unternehmen beschäftigt zurzeit 75 Mitarbeiter und verfügt über ein weltweites Partnernetz von rund 250 Vertriebs-, Integrations- und Kooperationspartnern in- und außerhalb Europas. Zahlreiche Integrationen in Produkte von Drittanbietern runden das Portfolio ab.
