Autoren –
Caroline Ruenger, Product Marketing Manager Enterprise Social
Thomas Landgraf, Technologieberater Microsoft Office und Office 365,
beide Microsoft Deutschland GmbH
Mobile Geräte, die Cloud und die Digitalisierung verändern die Art, wie Unternehmen ihre Geschäfte planen, auswerten und entwickeln, fundamental. Enterprise Social Networks (ESN) bilden diese Veränderungen in der Arbeitswelt ab und tragen dazu bei, Mitarbeiter produktiver und Projekte erfolgreicher zu machen. Um die Vorteile von ESNs nutzen zu können, müssen sich Unternehmen wandeln: Sie brauchen flache und flexible statt starre Hierarchien, die Arbeit in kleinen, agilen Projektteams möglich machen und Projekte agil vorantreiben. Daher sollten Unternehmen ihren Mitarbeitern in flachen Hierarchien offene und vertrauensvolle Kommunikation erlauben – ganz so, wie sie es aus den sozialen Netzwerken des Internet kennen.
Vernetzung von Office 365, SharePoint Online und Yammer
Früher einmal war Office, das gerade seinen 25. Geburtstag feiert, eine Sammlung von Programmen, die traditionell papiergebundene Prozesse in den Computer überführt hat. Daraus ist längst eine durchgehend digitale Produktivitätssuite geworden, bei der Zusammenarbeit und Vernetzung im Vordergrund stehen. Die Cloud-Lösung Office 365 versetzt Mitarbeiter in die Lage, Office-Dokumente von überall her und auf beliebigen Endgeräten zu erstellen und zu bearbeiten. SharePoint Online sorgt dafür, dass sie diese Dokumente mit anderen teilen können.
Darüber hinaus ist Yammer das Soziale Netzwerk für Unternehmen, das seine Teilnehmer einlädt, ihre Informationen und ihr Wissen mit anderen zu teilen und zu diskutieren.
Auf Grund dieser Erfahrungen treibt Microsoft die Integration von Lösungen für Social Collaboration in die Produktivitätsanwendungen voran und bringt mit Yammer, Lync, SharePoint Online und Office 365 zusammen, was zusammengehört. Dazu werden nach und nach zusätzliche Gruppenfunktionen eingeführt, die die Zusammenarbeit noch einfacher machen. Solche Gruppen lassen sich einfach durch den Endanwender anlegen und verwalten. Wenn das gewünscht ist, sind diese Gruppen firmenweit offen, sonst nur für Mitglieder zugänglich. Wer solche Gruppen beispielsweise in Yammer anlegt, kann künftig auch andere Tools von Outlook bis Instant Messaging in diese Gruppenfunktionen integrieren. Die Notwendigkeit, unterschiedliche Tools für Collaboration einzusetzen, entfällt damit, weil jeder einfach mit seinem Lieblingskommunikationswerkzeug arbeiten kann, aus der heraus die Projektmitarbeiter dann zum Beispiel auch Zugriff auf Gruppenkalender und Dokumente haben.
Office Graph und Delve als persönliche Assistenten
Die Netzwerk-App Delve ist Teil von Office 365 und liefert eine personalisierte Auswertung von Daten im Unternehmen, ohne dass die Anwender aktiv danach suchen müssen. Damit löst Delve das häufige Problem eines Information Overloads und visualisiert dabei die wichtigsten Informationen auf visuell ansprechende Weise. Hinter der Delve-App steht Office Graph, eine Anwendung, die über alle Office-Programme hinweg die wichtigsten Informationen und Dokumente zusammenstellt – selbstlernend und wie ein persönlicher Assistent. Dabei berücksichtigt Office Graph sogenannte Signale, die sich aus dem täglichen Arbeiten mit den Anwendungen ergeben. Das können E-Mails sein, Kalendereinträge, Dokumente, die in Arbeitsgruppen geteilt wurden oder Inhalte, denen ein Anwender bei Yammer folgt.
Office Graph nutzt für die Auswertung von Dokumenten aller Art nur öffentliche Signale und respektiert dabei sämtliche Rechteeinstellungen, die zum Beispiel den Zugriff auf bestimmte Dokumente ausschließen. Gesammelt werden relevante Informationen für den Wissensarbeiter und diese nach Wichtigkeit für den Arbeitsalltag sortiert. Die Daten stellt Office Graph aus den Office 365-Diensten, aus SharePoint, Exchange, Lync und Yammer zusammen und aktualisiert sie abhängig vom Verhalten und den Vorlieben seiner Benutzer.
Die Sprachsteuerung Cortana kann als Schnittstelle zwischen Benutzer und den Informationen in Delve dienen. Informationen werden auf Abruf oder automatisch für den Anwender veröffentlicht. Eine tiefe Integration in die gesamte Office-Suite macht Office Graph zu einem festen Bestandteil der täglichen Zusammenarbeit. Dabei gilt als Faustregel: Der persönliche Assistent arbeitet umso erfolgreicher, je größer das interne Netzwerk und die Zahl der zur Verfügung stehenden Informationen sind.
Die hhpberlin Ingenieure für Brandschutz GmbH ist mit seinen mehr als 200 Mitarbeitern an sieben Standorten eins der ersten Unternehmen in Deutschland, das die neuen Werkzeuge testet. „Delve ist für uns der Schlüssel zum themenorientierten und vernetzten Arbeiten“, sagt Stefan Truthän, geschäftsführender Gesellschafter des Unternehmens. Ein weiterer Effekt beim Einsatz stellen die Ingenieure beim Zeitmanagement fest: „Der Office Graph hilft uns dabei, Zeit für eine gemeinsame Projekt- und Themenkoordination innerhalb unserer wissensgetriebenen Organisation zu gewinnen.”
Prozessabläufe und Informationsvearbeitung intensivieren
Der Wert von Social Enterprises bemisst sich auch, aber nicht nur an der Zufriedenheit der Mitarbeiter. Das Beratungsunternehmen McKinsey hat festgestellt, dass Social Networks in den Unternehmen auch Prozessabläufe verbessern und Entscheidungsfindungen beschleunigen, weil Teams innerhalb eines Social Intranets zum Beispiel relevante Informationen einfach teilen und anderen zur Verfügung stellen können. Zudem sind aufgrund der größeren Transparenz der Prozesse innerhalb von Projektgruppen Projektfortschritt schneller sichtbar.
Einen weiteren Produktivitätsschub machen die McKinsey-Berater bei der Informationsverarbeitung aus, weil Informationen schneller gefunden werden und allen zur Verfügung stehen. Zudem entstehen keine Brüche, wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen, weil ihre Informationen und ihr Wissen zu einem großen Teil im Unternehmen verbleiben. Auch verstecken sich Kalender, Notizen und Informationen nicht mehr in E-Mails, sondern stehen in Social Intranets allen an einem Projekt Beteiligten transparent zur Verfügung.
Unterm Strich, so McKinsey, lasse sich die Gesamtproduktivität der Mitarbeiter um 20 bis 25 Prozent steigern. Dazu kommen Seiteneffekte wie größere Mitarbeiterzufriedenheit und ein höheres Zusammengehörigkeitsgefühl. Punkten können Social Enterprises nicht zuletzt auch durch ein besseres Standing im „war of talents“.
Fazit
Zum Social Enterprise gibt es keine Alternative; wer die Anforderungen an moderne Prozessgestaltung und Wettbewerbsfähigkeit sowie den Wunsch der Mitarbeiter nach moderner Arbeitsgestaltung erfüllen möchte, kommt an der Einführung von Social Collaboration nicht vorbei. Unternehmen, die die dafür nötigen Schritte gehen, werden belohnt: Sie können sich am Markt besser behaupten und gewinnen produktivere, weil zufriedenere Mitarbeiter.
www.microsoft.de
Caroline Ruenger, Product Marketing Manager Enterprise Social und Thomas Landgraf, Technologieberater Microsoft Office und Office 365, Microsoft Deutschland GmbH. Die Microsoft Deutschland GmbH ist die 1983 gegründete Tochtergesellschaft der Microsoft Corporation/Redmond, U.S.A. Neben der Firmenzentrale in Unterschleißheim bei München ist die Microsoft Deutschland GmbH bundesweit mit sechs Regionalbüros vertreten und beschäftigt rund 2.700 Angestellte.
