Autor – Danny Reimer ist Gründer und CEO der yourTime Solutions GmbH
E-Mail ist der Standard für Businesskommunikation. Auch wenn Social Business Lösungen wie Yammer & Co. in den Startlöchern stehen, wird uns die E-Mail noch länger begleiten. Dabei gilt E-Mail laut Studien als Produktivitätskiller Nummer eins und hat einen sehr schlechten Ruf. Allerdings liegt das Problem nicht in der E-Mail selbst – die zugrunde liegende Technik ist solide und funktioniert fehlerfrei – sondern in der falschen Nutzung.
Die Problematik hinter E-Mail lässt sich auf einige wenige Aspekte eingrenzen. Ein Aspekt ist der Produktivitätsverlust durch den täglichen Aufwand für das E-Mail-Management. Das Priorisieren, Ablegen oder das Suchen von E-Mails überfordert immer mehr Anwender und stellt einen hochgradig wiederholten Prozess dar, der bei entsprechender Mitarbeiteranzahl eines Unternehmens hohe Optimierungspotenziale birgt.
Doch trotz dieser Probleme steht die E-Mail in vielen Unternehmen im Mittelpunkt der Informationsverarbeitung und der E-Mail-zentrierte Arbeitsplatz gewinnt aktuell wieder an strategischer Bedeutung. Denn werden einige wichtige Aspekte beachtet, lassen sich viele der Probleme entschärfen – und mit Hilfe des Microsoft SharePoint wird E-Mail sogar teamfähig.
E-Mail-Clients optimieren
Leider sind die im Web reichlich vorhandenen Tipps und Tricks für besseres E-Mail-Management oder die diversen Bücher zum Thema nur wenig geeignet, um das Problem auf Unternehmensebene zu lösen. Sie setzen im Wesentlichen darauf auf, dass der Benutzer über viel Disziplin seine gewohnten Arbeitsweisen ändert. Das dafür notwendige Change Management ist aufwändig und der Effekt eher kurzfristig. Sobald der operative Stress die Oberhand gewinnt, liegt der Rückschritt in die alten Verhaltensmuster sehr nahe.
Die Lösung dieses Problems liegt tatsächlich in den E-Mail-Clients selbst. Hier muss die Optimierung ansetzen und den Benutzer entlasten. Allerdings muss man ernüchternd feststellen, dass Hersteller wie Microsoft in den letzten Jahren nur wenig wirklich innovative Ansätze geliefert haben. Hier helfen die mittlerweile im Markt reichlich verfügbaren Add-ons, die den E-Mail-Client um hilfreiche Funktionen erweitern und den Benutzer entsprechend unterstützen.
E-Mail in die DMS-Strategie integrieren
Ein weiterer Problemaspekt ist, dass E-Mail nur bedingt für Zusammenarbeit geeignet ist und jedes E-Mail Postfach eine Art „digitale Insel“ im Unternehmen darstellt. Unterhalb der strategischen Unternehmensprozesse gibt es unzählige Prozesse, die in den Postfächern stattfinden. Kommt der Einzelne in seinem täglichen Informationsmanagement nicht hinterher, verlieren diese Prozesse an Effizienz. Ziel muss es sein, die E-Mail Postfächer in die entsprechende DMS-Strategie des Unternehmens zu integrieren. Gerade im SharePoint-Markt gibt es diverse Lösungen, die hier ansetzen.
Aber – und hier liegt das eigentliche Problem – die Bedienung ist oft wenig benutzerfreundlich. Wenn ein Mitarbeiter für die Ablage und Verschlagwortung einer E-Mail in einem DMS mehr als 20 Klicks braucht und zwischendurch noch unnötig warten muss, bis Metadaten nachgeladen werden, dann hat das mit Bedienerfreundlichkeit nichts mehr zu tun. Auch das spätere Öffnen einer E-Mail im DMS ist oft wenig komfortabel, muss der Anwender doch in vielen Fällen den gewohnten E-Mail-Client verlassen und sich die abgelegte E-Mail umständlich über ein Web Interface anschauen. Die Anforderungen an ein effizientes E-Mail-Management sind also eine einfache und komfortable Bedienung und eine optimale Integration in die bestehende DMS-Strategie und damit ein geringer Change-, Investitions- und Schulungsaufwand.
Automatische Metadatengenerierung für die E-Mail-Ablage
Ein Beispiel für die Umsetzung der Usability-Anforderungen zeigt das Start Up yourTime Solutions mit dem Produkt yourMail team edition. Ausgerichtet auf den KMU-Markt, setzt die Lösung darauf, dass jeder Benutzer, der mit Outlook E-Mails verwalten kann, praktisch ohne Einarbeitungszeit auch E-Mails im SharePoint ablegen und suchen kann. Sie ist zudem als Outlook Add-in sehr tiefgehend in den Benutzerprozess integriert. Auch werden alle wichtigen Benutzerprozesse mit künstlicher Intelligenz und Workflow-optimierten Oberflächen unterstützt.
Für die E-Mail-Ablage wurde in Zusammenarbeit mit dem Hasso-Plattner-Institut ein Algorithmus entwickelt, der die Inhalte einer E-Mail analysiert und Vorschläge für die Ablage und die Vergabe von Metadaten im SharePoint generiert. Der Dialog zur Ablage wird dabei automatisch nach dem Senden einer E-Mail aufgerufen, so dass der Benutzer den Ablagevorschlag in der Regel nur noch bestätigen muss. Auch wird die gesamte Konversation zur Ablage vorgeschlagen, so dass gesendete und empfangene E-Mails ohne Mehraufwand in einem Schritt abgelegt werden können. Der Ablagedialog enthält weitere praktische Funktionen, zum Beispiel eine SharePoint-Aufgabe aus einer E-Mail zu erzeugen. Durch diesen Ansatz wird der Benutzer automatisch dazu angehalten, E-Mails regelmäßig abzulegen.
Bild 1: E-Mail-Ablage
E-Mail-Zugriff und -Suche über Standardfunktionen
Auch der späte Zugriff und die Suche der im SharePoint abgelegten E-Mails unterscheiden sich nicht von dem Zugriff auf eine E-Mail im lokalen Postfach. Um das zu ermöglichen, werden im SharePoint abgelegte E-Mails lokal repliziert. Die Vorteile sind, dass zum einen das Ablegen und der Zugriff auch offline funktionieren, zum anderen wird die Performance deutlich verbessert. Da nur Metadaten repliziert werden, ist die Redundanz kaum erwähnenswert.
In der Suche bietet yourMail ebenfalls einen innovativen Ansatz. In der Praxis zeigt sich, dass nur die wenigsten Nutzer die oftmals komplexen Filtermöglichkeiten wirklich nutzen. Statt zu filtern verfolgen die meisten Benutzer die gleiche Strategie und die lautet: Suchbegriff eingeben und dann scrollen, bis die gewünschte E-Mail gefunden wird. Die Lösung bietet hier einige innovative, mit der Maus bedienbare Filter an, um die Treffermenge einzuschränken. Neben den aus Excel bekannten und in der Arbeitsgewohnheit der Benutzer fest etablierten Zeilen- und Spaltenfiltern, zeigt ein Zeitstrahl die chronologische Verteilung der gefunden E-Mails an. Der Benutzer kann nun bequem mit der Maus einen Zeitraum markieren und die Treffermenge reduzieren.
Bild 2: Suche in Outlook
Verwaltung ohne SharePoint-Kenntnisse
Abgerundet wird die Lösung dadurch, dass die Verwaltung der SharePoint-Strukturen, also das Anlegen und Konfigurieren der SharePoint Sites, ohne SharePoint-Kenntnisse möglich ist. Denn auch wenn SharePoint sich einer großen Installationsbasis erfreut, nutzen ihn nur wenige kleine und mittelständische Unternehmen wirklich ernsthaft. Der Server ist immer noch ein Enterprise-Produkt. Gerade KMUs können sich aber oft keine große IT-Komplexität leisten. yourMail bietet eine einfache Verwaltungsoberfläche, die sämtliche SharePoint-Komplexität so kapselt, dass auch ein Teamleiter problemlos Sites anlegen und konfigurieren kann. Die SharePoint-Strukturen können also jederzeit an den täglichen Bedarf der Zusammenarbeit angepasst werden.
Dass DMS-Herstellern dieses Problem bekannt ist, zeigt eine Kooperation der yourTime Solutions mit Portalsystems aus Potsdam. Die beiden Hersteller haben eine tiefe Integration der SharePoint-DMS-Produkte von Portalsystems realisiert. Der Vorteil ist, dass Kunden auf alle DMS-Inhalte komfortabel zugreifen können ohne Outlook zu verlassen.
http://de.yourtime-solutions.com
Danny Reimer ist Gründer und CEO der yourTime Solutions GmbH. Vor der Gründung hat er als IT-Unternehmensberater viel Erfahrung in diversen E-Mail-Management-Projekten in DAX-Unternehmen und bei Mittelständlern gesammelt und sich dadurch zum Experten für businessorientierte Kommunikationsprozesse entwickelt. Als kreative Seele von yourTime Solutions ist Danny Reimer verantwortlich für die Entwicklung und Optimierung der Produkte.
