HR-Management: Fachabteilung drängt IT ins Abseits

Autor – Frank Rüttger, Geschäftsführer der IQDoQ Gmb

Im Geschäftsleben ist die benötigte Businesslösung heute oft nicht weiter als eine Google-Suche oder die nächste Fachmesse entfernt. Wo eine Fachabteilung früher die Genehmigung brauchte, ihre IT mit Machbarkeitsstudie, Marktanalyse und schließlich einem Lastenheft zu beschäftigen, kann sie sich heute kurzerhand selbst auf die Suche nach einer passenden Lösung begeben. Dementsprechend werden viele Auswahlprozesse inzwischen von der Fachabteilung initiiert und vielfach auch gestaltet. Die IT-Abteilungen schalten sich oft erst am Ende des Prozesses ein, wenn es um eine technische Bewertung der Lösung und die Auswahl der optimalen Deployment-Option für das Unternehmen geht.

Diese moderne Art der Softwareauswahl ist möglich geworden, seit für eine ganze Reihe unterschiedlicher Themengebiete spezialisierte DMS-Fachlösungen als fertige Produkte zur Verfügung stehen. So findet nahezu jede Fachabteilung heute ein passendes Angebot, das bereits von Haus aus die jeweils spezifischen Geschäftsprozesse und Dokumentenworkflows unterstützt ‒ so auch für elektronische Vertragsakten. Bei dieser Lösung können Verträge nicht nur verwaltet, sondern auch vollständig abrufbar vorgehalten werden. Die zuständigen Mitarbeiter werden über relevante Fristen rechtzeitig in Kenntnis gesetzt und haben parallel dazu alle wichtigen Dokumente direkt im Zugriff.

Best Practices vs. individuelle Anpassung

Fertige Standardlösungen führen jedoch immer noch ein Nischendasein im Markt für Dokumentenmanagement-Software. Denn nach wie vor wird das althergebrachte Vorgehen für Softwareprojekte angewendet: Die Fachabteilung lässt von der eigenen IT oder einem externen Dienstleister eine Anforderungsanalyse durchführen und anschließend ein Lastenheft mit den ausformulierten Anforderungen zusammenschreiben. Auf dieser Grundlage erstellen mögliche Anbieter – oft auch auf Basis des bereits unternehmensweit gesetzten DMS – ein Pflichtenheft, das in konkreter Form beschreibt, wie die Anforderungen gelöst werden sollen.

Mit der Auftragserteilung beginnt die Umsetzung mit einer Implementierungsphase, die früher oder später zur Abnahme der Software und deren Nutzung durch den Anwender führen sollte. „Allein der Aufwand für das Lastenheft kann sich leicht auf 20, 30 oder sogar 40 Personentage summieren und damit den Kaufpreis für eine leistungsfähige Standardsoftware deutlich übersteigen“, weiß Christian Rabiega, Systems Design & Engineering bei IQDoQ. „Doch Kunden sind zunehmend nicht mehr bereit, dem Anbieter auf eigene Kosten ihr Geschäft zu erklären, sondern erwarten, dass er das erforderliche Fach-Know-how in seiner Lösung bereits mitbringt.“

Neben der Preisersparnis zählen vor allem die „Best Practices“ zu den wichtigsten Pluspunkten einer Standardlösung. Schließlich bringt diese in der Regel nicht nur Funktionen mit, die ohnehin auf der Anforderungsliste stehen, sondern deckt im Idealfall das gesamte Anforderungsspektrum der Branche ab. Und sie kann von den zukünftigen Anwendern vor dem Kauf ausführlich angesehen, getestet und oft auch im Praxiseinsatz bei Referenzkunden überprüft werden. Dass sich obendrein die langwierige Implementationsphase erheblich verkürzt und niemand mehr für ein mehrmonatiges Einführungsprojekt bezahlen muss, trägt zusätzlich zur positiven Gesamtbilanz bei.

Separate Lösungen für komplexe Fachprozesse

Natürlich verfügen viele große Unternehmen längst über eine etablierte unternehmensweite DMS-Strategie. Die zugehörigen Systeme wurden oft vor langer Zeit ausgewählt und in der Finanzbuchhaltung eingeführt, die Nutzung dann sukzessive auf die weiteren operativen Geschäfte ausgeweitet und meist haben sie auch schon die eine oder andere Migration durchlaufen. So sind diese Systeme sehr ausgereift, stoßen bei komplexeren Fachprozessen aber auch rasch an ihre funktionalen und technologischen Grenzen. Statt das stabile Fundament mit zu vielen Anbauten zu überlasten, heißt die Devise dann einfach: „Dieses Thema können wir auch separat lösen.“

Oft ist eine solche separate Lösung aus Sicht der IT sogar sinnvoll. Vertrauliche Personaldaten zum Beispiel sollten nicht unbedingt im allgemeinen DMS gespeichert werden. Zudem sind die Anforderungen an eine Personalakte sehr speziell, etwa was das Bescheinigungswesen oder das Personalcontrolling angeht. So bietet beispielsweise die Personalaktensoftware von IQDoQ dagegen die entsprechenden Funktionen standardmäßig. Da die Datenbank hier außerdem sicher verschlüsselt ist, kann auch kein IT-Mitarbeiter unerlaubt auf die Personaldaten zugreifen.

Digitale Personalakten-Lösung im Einsatz

Darüber hinaus ist schließlich der Integrationsaufwand nicht zu unterschätzen, der für zusätzliche Anwendungsfälle anfällt, die direkt in das zentrale DMS integriert werden sollen. Um beispielsweise die digitale Personalakte in der vorhandenen DMS-Lösung abzubilden, muss diese zunächst an das stammdatenführenden HR-System – zum Beispiel SAP HCM – angebunden werden. Sollen dann noch Entgeltabrechnungen und zugehörige Bescheinigungen dokumentiert sein, ist eine Anbindung an das oft externe Lohnabrechnungssystem unabdingbar. Hier werden hohe Aufwendungen fällig, während eine Standardsoftware alle gängigen Schnittstellen in der Regel ohne Mehrkosten bereits mitbringt.

Moderne Portallösungen erleichtern Implementierung

Die zusätzlichen Lösungen dürfen allerdings kein Inseldasein außerhalb des Unternehmens-DMS führen: Entscheidend ist deshalb die Umsetzung als moderne Portallösung, die im Browser ablaufen und Elemente mehrerer Web-Anwendungen kombinieren kann. Lässt sich eine solche Portallösung nicht nur im eigenen Unternehmen betreiben, sondern wahlweise gehostet nutzen, entlastet das zusätzlich vom administrativen Aufwand und den Investitionskosten für die Software.

Der Trend zur spezifischen Themenlösung muss auch inhaltlich keineswegs an der Unternehmens-IT vorbei gehen. Im Gegenteil: Moderne DMS-Lösungen wie das IQDoQ-eigene HyperDoc können als Framework für die eigene Lösungsentwicklung verwendet werden, mit Schnittstellen wie CMIS werden die fertigen IQAkten-Lösungen als Repository für den unternehmensweiten Zugriff verfügbar. Hier bietet sich dann auch ein attraktives Betätigungsfeld für Implementationspartner.

Fazit

Gewähren Unternehmen die notwendige Flexibilität für die selbstständige Auswahl einer Standardlösung, profitiert unterm Strich in jedem Fall die Fachabteilung. Sie kann in Ruhe unter den Angeboten auswählen und diese anhand ihrer fachlichen Kriterien prüfen. Eine aufgeschlossene IT kann mit ihrer technischen Expertise die Auswahl und Implementation der optimalen Lösung begleiten, ohne selbst zum Softwareanbieter werden zu müssen. Wo unter Verzicht auf unnötige Machtkämpfe ein fachlich geeigneter externer Anbieter ausgewählt wird, ist das Unternehmen ohne eigenes Risiko innerhalb weniger Wochen digital produktiv.

www.IQDoQ.de

Frank Rüttger, Geschäftsführer der IQDoQ GmbH. Das Tochterunternehmen der Materna-Gruppe ist IT-Spezialist für Prozesse und Dokumente und hat sich auf Software für effizientes Dokumentenmanagement spezialisiert. Seit über 25 Jahren realisiert IQDoQ digitale Aktenlösungen. Heute stehen die Produktmarken HyperDoc und IQAkte für ein zukunftssicheres Dokumentenmanagement, das sich in rund 1.000 Projekten bewährt hat.