Wie RPA automatisierte Geschäftsprozesse zur Normalität werden lässt
In kaum mehr als 90 Tagen wurde die Welt mit einer globalen Gesundheitskrise und der schnellsten Umverteilung von Arbeitskräften seit mehr als 60 Jahren konfrontiert. Während die Mitarbeiter an vorderster Front im Gesundheitswesen Heldentaten vollbringen, müssen die Industrien rund um den Globus auf die sich rasch verändernde Kundennachfrage reagieren. Zunehmend verteilte Teams arbeiten an ihrer Belastungsgrenze und brauchen den dazu notwendigen Support. Die Bereitstellung intelligenter Automatisierungslösungen aus der Ferne kann hier einen wesentlichen Beitrag leisten und Robotic Process Automation (RPA) ist der Schlüssel dazu. Denn mit den richtigen Tools arbeiten Unternehmen schneller und ortunabhängiger. Gleichzeitig lässt sich die Balance zwischen Kosten, Qualität, Effizienz, Risiko und Ertrag managen. Dennoch dürfen Firmenverantwortliche auch in diesen turbulenten Zeiten die unterschiedlichen globalen, teils komplexen Datenschutzstandards nicht außer Acht lassen.
Nicolas Hess, Gründer und Geschäftsführer von Roboyo, bietet einen Leitfaden, der Unternehmen von der Identifizierung der Möglichkeiten über die Erstellung der Planung bis hin zur Bereitstellung und Verwaltung von Lösungen führt, die einen echten Mehrwert bieten.
Schritt 1: Schnelle Prozessbewertung
Ein solides Verständnis des Automatisierungspotenzials ist die Grundlage für einen belastbaren Business Case und die erfolgreiche Einführung einer entsprechenden Lösung. Die zu automatisierenden Prozesse sollten repetitiv sowie regelbasiert sein und strukturierte oder halbstrukturierte Daten verwenden. Das sogenannte Rapid Process Assessment hilft bei der schnellen Identifizierung, Bewertung und Priorisierung potenzieller Prozesse für die Automatisierung. Mithilfe von proprietären Tools wie Procify werden Prozesse in der gesamten Business-Landschaft anhand wichtiger Benchmarks gescannt. So entsteht ein Backlog an automatisierungsbereiten Möglichkeiten auf, die die größte Kapitalrendite generieren.
Schritt 2: Prozessdefinition
Die Prozessdefinitionsphase beginnt, sobald das Backlog an Automatisierungsmöglichkeiten erstellt und priorisiert ist. Drei kritische Ergebnisse stehen hierbei im Fokus:
- Erstellung und Freigabe des Prozessdefinitionsdokuments (PDD)
- Überprüfung des High-Level Business Case (aus dem Rapid Process Assessment) und Definition des geschätzten und geplanten Nutzens
- Bestätigung der Delivery-Voraussetzungen
Schritt 3: Entwicklung und Akzeptanztest
Die Entwicklung ist standortunabhängig, denn führende Automatisierungsexperten können Lösungen von überall und jederzeit liefern. Um eine effektive Umsetzung zu gewährleisten, die die im PDD definierten Geschäftsanforderungen erfüllt, braucht es die bewährte Methodik sowie Best Practices. Eine konsistente Kommunikation mit den Stakeholdern und die Implementierung von Peer-Code-Reviews sowie automatisierten Code-Prüfungen können die Zeit bis zur Markteinführung verkürzen und gleichzeitig die Erfüllung der Geschäftsanforderungen sicherstellen. Iterative Komponenten- und Smoke Tests, kombiniert mit anwenderseitigen Prüfungen, schaffen die Voraussetzungen für erfolgreiche Akzeptanztests, auch wenn Ingenieure und Kunden vielleicht auf der halben Welt verteilt sind. Experten bewerten darüber hinaus die Leistung der Roboter im Vergleich zu menschlichen Aktivitäten und kommunizieren das entsprechende Feedback. Zudem liefern sie die fachliche Anleitung, die den Vergleich in der realen Welt ermöglichen – ein kritischer Erfolgsfaktor. Jeder einzelne Anwendungsfall eines Prozesses muss mehrfach getestet und bewertet werden. Erst nachdem der Roboter die erwarteten Ergebnisse für alle Anwendungsfälle geliefert hat, kann der Testplan genehmigt und der Roboter eingesetzt werden.
Schritt 4: RPA Operations
Die erfolgreiche, zuverlässige Ausführung in der Produktion ist der Maßstab für den Erfolg und der Übergang von der Bereitstellung zum laufenden Betrieb ist das grundlegende Ziel einer intelligenten Automatisierung mittels RPA. Unternehmen, die neu in die intelligente Automatisierung einsteigen, laufen Gefahr, die Komplexität und den Aufwand für einen stabilen, reibungslosen Betrieb von RPA zu unterschätzen. Auch digitale Arbeiter brauchen Pflege und Aufmerksamkeit. Dabei stellt die physische Entfernung keine Herausforderung dar, denn Automatisierungsvorgänge können problemlos aus der Ferne durchgeführt werden – selbstverständlich unter Berücksichtigung der geschäftlichen und technischen Überwachungsmechanismen. Neben dem Fernzugriff auf alle wesentlichen Informationen und Systeme sind auch vollständig gehostete oder Cloud-basierte Modelle in der Automatisierungsinfrastruktur denkbar. Von der kontinuierlichen Unterstützung der Infrastruktur über ein dediziertes Störungsmanagement mit strikten Service Levels bis hin zu einem völlig sorgenfreien Erlebnis von RPA können gut aufgestellte Partner das gesamte Paket leisten.
Autor: Nicolas Hess, Gründer und Geschäftsführer von Roboyo
Wir sind ein dynamisches Team und unsere Leidenschaft ist es, moderne Lösungen und Technologien erfolgreich in Unternehmen zu implementieren. Was sind die Trends, die in Zukunft durch Digitalisierung unsere Arbeitswelt und Unternehmen verändern? Wir wollen dabei einen aktiven Part an der Gestaltung und Digitalisierung der Arbeitswelt der Zukunft schaffen. Wir greifen auf verschiedene erfahrene und international ausgezeichnete Software-Hersteller zurück, mit denen wir zusammen als Implementierungspartner das Maximum für Ihr Unternehmen herausholen. Dabei arbeiten wir mit Technologien im Bereich von Robotic Process Automation (RPA) über Personal Robot Assistants (PRA) und Artificial Intelligence (AI).
Wir sind ein Team von Gründern, Beratern und Entwicklern und haben in großen IT- und Unternehmensberatungen globale IT und Prozessoptimierungsprojekte geleitet und bearbeitet. Dabei konnten wir jahrelange Erfahrungen im Bereich der Prozessoptimierung und intelligenten Automatisierung sammeln. Der nächste logische Schritt in unserer Karriere war es, ein eigenes dynamisches Unternehmen zu starten, bei dem es ausschließlich darum geht, die Probleme unserer Mandanten zu lösen: Roboyo. Dabei sind wir im Moment an vier Standorten vertreten, um unseren Kunden die bestmögliche Betreuung zu ermöglichen. Von unseren Büros in Nürnberg und Hamburg (Deutschland) sowie Barcelona (Spanien) und Atlanta (USA) arbeiten wir mit unseren Kunden aus dem Bankensektor, Versicherungen, Industrieunternehmen, Pharmaunternehmen, Einzelhändlern und anderen Dienstleistungsunternehmen zusammen.
