Let´s share a project!

Autor – Dr. Sönke Frantz, Senior IT-Consultant, evodion Information Technologies GmbH.

Im Gegensatz zum klassischen Projektmanagement (PM), welches vorwiegend auf einer prozessorientierten Sicht mit den Phasen Initiierung, Planung, Ausführung, Steuerung und Abschluss basiert, benötigt ein modernes PM ein ergänzendes Bündel kollaborativer Funktionen, zumal immer häufiger mit standort- und unternehmensübergreifenden Projektteams und -partnern gearbeitet wird. Räumliche Distanzen und zeitliche Verschiebungen müssen in einer Projektmanagement-Software daher durch entsprechende Komponenten und Funktionalitäten umgesetzt werden. Denn vor allem größere Projekte zeichnen sich durch steigende Komplexität, verteilte Leistungsorte und die Beteiligung mehrerer Projektpartner aus.

Damit ein Projekt erfolgreich umgesetzt werden kann, ist das für die Gesamtleistung verantwortliche Unternehmen vom reibungslosen Zusammenspiel mit den Projektpartnern und Subunternehmen abhängig. Qualität, Termin- und Budgettreue sind dabei wesentliche Faktoren. Während sich mit den klassischen Instrumenten der Projektsteuerung und des Controllings zwar Projekte steuern und Kennzahlen überwachen lassen, sind jedoch auch weitere, „weiche“ Faktoren für ein erfolgreiches Projekt unverzichtbar. Dazu zählen etwa eine stringente Wissensvermittlung, sodass alle Beteiligten über die für sie wichtigen Informationen im Bilde sind, das Übernehmen von Verantwortung und vorausschauendes Agieren, eine proaktive Einstellung, die über Firmengrenzen hinweg reicht und nicht zuletzt eine gute Arbeitsatmosphäre.

Anforderungen an ein unternehmensübergreifendes Projektmanagement

Ein kollaborativer Projektmanagement-Ansatz kann dazu beitragen, diese Faktoren umzusetzen, indem u.a. folgende Merkmale des Projekts unterstützt werden:

• gemeinsame Qualitätsverantwortung – auch bei verteilten Strukturen
• erhöhte Transparenz im Hinblick auf Aufgaben, Projektziele und Status für alle Beteiligten
• pragmatischer Know-how-Transfer
• Selbstorganisation als Voraussetzung für Effizienz und agiles Vorgehen

Speziell für ein unternehmensübergreifendes Projektmanagement ist die effiziente Integration der Partnerorganisationen eine Grundvoraussetzung für eine erfolgreiche Umsetzung. In der Praxis gibt es jedoch etliche Hürden: So kommt eine Offenlegung sämtlicher Projektinformationen schon aus vertraglichen Gründen meist nicht in Frage. Art und Detaillierungsgrad der Informationen müssen daher für jede Rolle bzw. jeden Partner definiert und zur Verfügung gestellt werden. Eine Möglichkeit, wie Unternehmen ein kollaboratives Projektmanagement umsetzen, das auch die oben genannten Faktoren erfüllt, ist der Einsatz einer webbasierten SharePoint-Plattform.

SharePoint als Projektmanagement-Tool

Als Plattform für Kollaboration, Web Content Management und Dokumentenmanagement unterstützt SharePoint die Zusammenarbeit auf Unternehmens-, Abteilungs-, Team- und Projektebene. Dafür werden eine Vielzahl von Standardkomponenten und -vorlagen geliefert, mit denen sich verschiedene Szenarien abbilden lassen. Bei der Weiterentwicklung der Plattform hat Microsoft immer wieder allgemeine Trends einfließen lassen, wie etwa soziales Netzwerken, benutzerabhängige Suche oder responsives Webdesign. Darüber hinaus besteht mit dem SharePoint Workspace die Möglichkeit, bestimmte Inhalte offline zu bearbeiten und später wieder mit den Inhalten auf dem Server zu synchronisieren. Zudem gestattet die offene Architektur von SharePoint eine fast nach Belieben individuell maßgeschneiderte Lösung.

Mit SharePoint 2013 wird inzwischen u.a. auch eine Vorlage für Projektwebsites bereitgestellt. Eine solche Website enthält die typischerweise im Rahmen von Projekten benötigten Features wie z.B. eine Dokumentenbibliothek, eine Aufgaben- und Notizenliste sowie einen Projektkalender. Eine solche Standardvorlage stellt jedoch im Allgemeinen lediglich eine Ausgangsbasis dar, die entsprechender Anpassungen bedarf. Ziel sollte es dabei immer sein, eine unternehmensweit möglichst einheitliche Umgebung zu schaffen.

Um typische Projektdokumente wie z.B. Anforderungen, Richtlinien, Protokolle etc. zu verwalten, stellt SharePoint Dokumentenbibliotheken zur Verfügung. Einer Bibliothek können dabei unterschiedliche Dokumentenvorlagen zugeordnet werden – wie z.B. Vorlagen für eine Projektvision, für Anforderungen oder Meeting-Protokolle –, sodass beim Anlegen eines neuen Dokuments aus der Webanwendung heraus immer die richtige Vorlage verwendet wird. Die gesamte Änderungshistorie an einem Dokument wird zudem optional gespeichert, auch können bestimmte Dokumentenversionen gekennzeichnet werden.

Seit Office 2010 ist es darüber hinaus möglich, gleichzeitig an verschiedenen Stellen eines Dokuments zu arbeiten. Um unternehmens- bzw. projektspezifische Prozesse zur Freigabe eines Dokuments umzusetzen, können Workflows genutzt werden. Die Zugriffsberechtigungen lassen sich, wie auch bei anderen Inhalten, individuell vorgeben, um etwa bestimmte Inhalte zu schützen.

Planung von Aufgaben und Ressourcen

Zur Verwaltung und zum Verfolgen von Projektaufgaben bietet SharePoint Aufgabenlisten. Diese bilden den Kern der Informationen ab, die über die Integration der Planungssoftware Project zur Verfügung stehen. Ein Mitarbeiter kann sich z.B. die Aufgabenliste unter Outlook einbinden und dort ohne größeren Aufwand den Beginn bzw. die Erledigung einer Aufgabe entsprechend kennzeichnen. Durch die Verzahnung von Project und SharePoint lässt sich diese Aufgabenliste mit dem Projektplan automatisiert synchronisieren. Der Projektleiter verfügt auf diese Weise über den jederzeit aktuellen Stand der Arbeiten und kann die jeweiligen Auswirkungen auf das Gesamtprojekt analysieren und bei Bedarf gegensteuern.

Darüber hinaus erlaubt SharePoint unterschiedliche Sichten auf ein Projekt wie z.B. Gantt-Diagramme, Kalender oder ausstehende offene Aufgaben und bietet somit eine schnelle Übersicht über den weiteren Projektverlauf. Die grobe Planung kann der Projektleiter dabei in SharePoint durchführen, für weitergehende Aufgaben wie z.B. die Analyse kritischer Pfade dient wiederum Project.

Social Networking Features

SharePoint bietet eine Reihe weiterer klassischer Collaboration-Features zum Austausch von wichtigen Projektinformationen. Dazu zählen u.a. Kontaktlisten, Wikis, Diskussionsforen, Kalender, News oder Blogs. Sollen daneben bestimmte weitere Informationen wie z.B. Projektrisiken strukturiert erfasst werden, so lässt sich dies über benutzerdefinierte Listen bewerkstelligen. Dabei ist es generell möglich, Inhalte anhand von unternehmensweit einheitlichen Stichwörtern zu klassifizieren, sodass auch projektübergreifend relevante Informationen gefunden werden können.

Mit den Social Networking-Features können zudem bestimmte Inhalte von Benutzern als interessant markiert bzw. bewertet werden, sodass sich gerade in größeren, verteilt arbeitenden Unternehmen Synergien ergeben. Im speziellen Projektkontext besteht die Möglichkeit, sich als Benutzer über jegliche bzw. bestimmte Änderungen an vorgegebenen Inhalten automatisch benachrichtigen zu lassen. Die Suche unter SharePoint bietet außerdem die Möglichkeit, auch projektübergreifend relevante Informationen zu finden, z.B. anhand bestimmter vorgegebener Stichwörter oder Themen.

Bild: Collaboration-Features von SharePoint

Bei komplexeren Projekten ist es generell denkbar, für Teilprojekte eigene Webarbeitsbereiche für die Kollaboration bereitzustellen – mit ähnlichen Features einer Projektwebsite. Generell empfiehlt es sich auch hierfür, unternehmensweit entsprechende Vorlagen zu definieren. Manchmal ist es auch notwendig, eigene Arbeitsbereiche für Meetings zu schaffen, z.B. für Freigabemeetings zur Erreichung bestimmter Projektmeilensteine. Hier bietet es sich an, eigene sogenannte Meetingwebsites einzurichten, auf denen die relevanten freizugebenen Dokumente vorgehalten werden.

Den Überblick behalten

Bei entsprechend strukturierten und gepflegten Projektdaten lassen sich mit den SharePoint-Bordmitteln einfache Übersichten erstellen wie z.B. Timelines der ausstehenden Projektmeilensteine, Übersichten der budgetierten vs. Ist-Kosten, Zusammenfassung der aktuellen Projektrisiken, aktuell anstehende offene Aufgaben etc. Für den Projektmitarbeiter dagegen ist unter Umständen eine Übersicht mit den ihm aktuell zugewiesenen Aufgaben wichtig. Für alle Mitarbeiter interessant sind hingegen Informationen wie Neuigkeiten im Projekt oder eine kalendarische Übersicht von Projektaktivitäten wie z.B. Meetings. Die jeweils benötigten Informationen lassen sich zusammenfassen über sogenannte Webparts zielgruppenspezifisch darstellen.

Um schließlich je nach verwendetem Endgerät vielleicht nur einen bestimmten Ausschnitt an Informationen darzustellen, können neuerdings auch spezielle Device-Kanäle eingesetzt werden. Auch hier bietet es sich jedoch wieder an, unternehmensweit einheitliche Lösungen zu schaffen, die projektübergreifend genutzt werden können.
Fazit

Für Unternehmen, die ein modernes Projektmanagement umsetzen möchten, bietet sich der Einsatz von SharePoint aus mehreren Gründen an: Die umfassende Integration der Office-Infrastruktur, eine granulare Rechte- und Rollenverteilung sowie eine hohe Flexibilität bei der Anpassung an den individuellen Bedarf und die unternehmenseigenen Prozesse ermöglichen ein strukturiertes Wissensmanagement und effiziente Kollaboration. So lassen sich auch ohne teure und spezialisierte PM-Systeme Projekte umfassend und erfolgreich managen.

www.evodion.de

Dr. Sönke Frantz, Senior IT-Consultant der evodion Information Technologies GmbH. Das Hamburger Unternehmen ist Spezialist für die Bereiche Individualsoftwareentwicklung, dynamische Websites und Portale. Das Leistungsspektrum reicht von der Anforderungsanalyse, Systemarchitektur- und Methodenberatung über Konzeption und Umsetzung bis zum Rollout mit anschließender Wartung und Schulungsangeboten.