Autorin – Annette Großer, Senior Marketing Manager Mindjet GmbH
Oft geht es im Business-Alltag um eine koordinierte Zusammenarbeit – mit Kollegen, Dienstleistern oder Vorgesetzten. Dabei ist es eine Herausforderung, diese „kleinen Projekte“, die nur selten als solche wahrgenommen werden, erfolgreich umzusetzen und abzuschließen. Wer in der Lage ist, die Rahmenbedingungen, Planung, Ansprechpartner und Projektschritte übersichtlich zu visualisieren, kann sich viel Ärger ersparen.
Seitdem sich die Mindmapping-Methode auch in digitalisierter Form und in der Cloud umsetzen lässt, kann diese Vorgehensweise in zahlreichen Business-Situationen äußerst zielführend sein, denn mit vielen der angebotenen Tools lassen sich Ideen visuell entwickeln, Aufgaben flexibel und dynamisch planen, Partner einbinden und Projekte steuern.
Transparente Steuerung des Daily Business
Im Gegensatz zu Projektmanagement-Systemen, die sich zum Zwecke der Steuerung von Prozessen oftmals als etwas „schwergewichtig“ erweisen, sind Mindmapping-Lösungen individuell nutzbar und beheben viele Probleme des Daily Business:
• Transparenz durch visuelle Maps
• Einfache Strukturierung von Informationen
• Leichtere Selbstorganisation
• Große Flexibilität beim Work Management
• Abdeckung vieler Projekt- und Aufgabenmanagement-Funktionalitäten (je nach Tool unterschiedlich)
• schneller Zugriff auf verteilte Kontextinformationen (je nach Tool unterschiedlich)
• Effektive Kommunikation
Mindmaps helfen auch bei der Umsetzung weitreichender, großer Projekte – vor allem in deren Initialisierungsphase und bei allen Meetings und Teil-Projekten innerhalb des Gesamtprozesses. Aufgrund der intuitiven Handhabung lassen sich je nach Tool Projektstrukturpläne schneller und effizienter erstellen, Prozesse kreativer gestalten, Ad-hoc-Aufgaben besser einbinden und überblicken, alle notwendigen Informationen auf allen Detail-Level integrieren und Wissen lückenlos transferieren. Wer dennoch mit Enterprise Projekt-Management-Systemen (EPM) arbeiten will oder muss, kann eine Mindmapping-Lösung, mit entsprechenden Integrationen, wie beispielsweise MindManager ergänzend als visuelles Front-End nutzen.
Projektübersicht – in jeder Phase
Bei der Umsetzung eines Business-Projekts erweist sich beispielsweise MindManager als leistungsstarke Plattform – und zwar in allen drei wesentlichen Phasen: Zu Beginn eines jeden Business-Projekts stehen Brainstorming, Recherche und erste Planungsansätze. Es folgt – in einem nächsten Schritt – die Planungsphase mit einer Kostenschätzung. Erst nach einer entsprechenden Analyse kann mit der eigentlichen Umsetzung begonnen werden.
Projektstrukturpläne erstellen
Beim Aufstellen des Projektstrukturplans wird in der Business-Map jeder Zweig, der eine Aufgabe repräsentiert, mit entsprechenden Attributen ergänzt. Das können Informationen zu Priorität, Status, Anfangs- und Enddatum, Dauer, Aufwand und Ressourcen sein. Über die damit verbundenen Symbole und Markierungen kann beispielsweise sofort erkannt werden, welche Aufgaben besonders wichtig sind und mittels der Filterfunktionen können bestimmte Aufgaben oder Ressourcen nach entsprechenden Kriterien selektiert werden.
Außerdem lassen sich Abhängigkeiten auf den ersten Blick erkennen und bei Bedarf kann die Planung der Anfangs- und Enddaten auch innerhalb eines interaktiven Gantt-Diagramms vorgenommen werden; So werden in MindManager alle Änderungen des Gantt-Diagramms in Echtzeit auf die Aufgaben in der Business-Map angewendet, und umgekehrt.
Ressourcen- und Aufgabenplanung
Ebenso lässt sich die Gesamtzeit, die zur Umsetzung des Projekts nötig ist, einfach per Klick zusammenrechnen. Wenn bei der Ressourcen- oder Aufgabenplanung Konflikte auftreten, lassen sich diese leicht identifizieren und lösen. Ist eine Ressource beispielsweise überlastet, zeigt das Tool diese durch eine automatische Farbmarkierung am betreffenden Zweig sowie im Gantt-Diagramm an. Sobald dann eine Korrektur vorgenommen wird, ist diese auch sofort im Gantt-Diagramm bzw. der Map zu sehen.
Das Aufgabenmanagement selbst bietet zahlreiche Vorteile, wie etwa die Aufgabenverfolgung. Sie zeigt, wie weit eine Aufgabe bereits fortgeschritten ist und bietet einen allgemeinen Überblick über alle Aufgaben und ihre Abhängigkeiten. Die Kontrolle der Aufgabenstatus lässt sich bei Bedarf auch im integrierten Gantt-Diagramm durchführen. In der Business-Map kann mühelos überprüft werden, welchen Status die verschieden Aufgaben haben und nach verschiedenen Markierungen oder kritischen Aufgaben-Attributen kann jederzeit gefiltert werden. Damit ist eine leichte Fokussierung auf bestimmte Problembereiche möglich.
Individuelle Übersichten
Da im Business-Alltag in der Regel gleichzeitig an verschiedenen Aufgaben gearbeitet wird, sind individuelle Aufgabenübersichten unverzichtbar. Ein visuelles Dashboard mit mehreren in MindManager konfigurierbaren Abfragen bietet die Möglichkeit, eine solche Übersicht der persönlichen Aufgaben aus verschiedenen Projekten zu erstellen. Das Auf- und Zuklappen von Zweigen, aber vor allem die komfortablen Filterfunktionen, erlauben individuelle Ansichten auf ein und dieselbe Map.
Funktionen in den einzelnen Projektphasen – Beispiel MindManager
Fazit
Business-Projekte und -Aufgaben haben ihre ganz speziellen Anforderungen. Während viele Systeme zu komplex sind, sind Mindmapping-Tools wie MindManager ein leistungsstarkes Instrument zur Unterstützung des Daily Business sowie verschiedener Projekte: Sie vermeiden Medienbrüche, bieten Flexibilität und unterstützen eine effektive Zusammenarbeit nicht zuletzt dadurch, dass die Inhalte der Business-Maps aus unterschiedlichen Perspektiven betrachtet werden können.
Die transparente Steuerung der Aufgaben und die systemübergreifende Synchronisation – vor allem mit zahlreichen Microsoft-Anwendungen – erleichtern die Kommunikation und Zusammenarbeit im Team. Dadurch können auch in großen Projekten die Systeme für klassisches Enterprise Project Management zwar nicht ersetzt, aber gewinnbringend ergänzt werden.
www.mindjet.com/de
Annette Großer, Senior Marketing Manager Mindjet GmbH. Die Mindjet GmbH bietet Software-Lösungen für Innovations- und Projektmanagement. Die Produktlinien MindManager und Spigit dienen führenden Unternehmen bei ihren Projekten und Innovationsprozessen. Mindjet hat seinen Hauptsitz in San Francisco und verfügt über Niederlassungen in den USA, Europa, Japan und Australien.
