BYOD, Business-Apps, Datenroaming, Mobility-Richtlinien, sichere Container
Autor – Markus Schepp, Managing Director DACH, Good Technology
Bring your Own Device (BYOD) gehört mittlerweile zum Berufsalltag in deutschen Büros. Doch nicht immer sind die entsprechenden Richtlinien oder eine Strategie vorhanden, die sichere und reibungslose BYOD-Prozesse in Unternehmen ermöglichen. Eine besondere Rolle spielt hier die Sicherheit. An ihr hat die IT-Abteilung oftmals ein größeres Interesse als der Nutzer selbst.
Grundsätzlich liegt es zwar immer auch im Interesse des Unternehmens, dass Mitarbeiter auch unterwegs effizient arbeiten können. Steht jedoch die Sicherheit von sensiblen Unternehmensdaten auf dem Spiel, überwiegen die Nachteile. Daher sollten Unternehmen vor jeder BYOD-Überlegung zunächst Mobility-Richtlinien und eine mobile Strategie einführen.
Kosten können nicht zugeordnet werden
Datensicherheit ist jedoch nicht das einzige Problem, das sich Unternehmen stellt, deren Mitarbeiter persönliche Smartphones für Business-Zwecke nutzen. Verwenden Mitarbeiter ihre privaten Geräte im Geschäftsalltag, kann die Höhe der monatlichen Abrechnung eine böse Überraschung liefern – nicht nur aufgrund von Telefonkonferenzen ins Ausland, sondern auch weil hohe Datenmengen übertragen wurden: wenn Mitarbeiter große E-Mail-Anhänge öffnen, Präsentationen im Gigabyte-Bereich austauschen oder große Apps downloaden. Auch Datenroaming im Ausland kann schnell zur Kostenfalle werden. Zusätzlich können private Downloads die Datenmenge schnell anwachsen lassen: Die heruntergeladenen Urlaubsbilder sind natürlich auch auf der Rechnung vermerkt, wenn Datenmengen ausgereizt werden. Das Problem: Es wird nicht ersichtlich, welche Daten im privaten, welche im beruflichen Kontext übertragen wurden.
In diesen Fällen stellt sich die Frage: Wer zahlt? Mitarbeiter wollen ihre privaten Geräte beruflich nutzen und dafür bezuschusst werden. Unternehmen hingegen sehen sich außerstande, die Privatgeräte von Mitarbeitern mitzufinanzieren. Wie könnte eine zufriedenstellende Vorgehensweise aussehen? BYOD komplett untersagen? Die Mitarbeiter mit einem monatlichen Festbetrag bezuschussen? Teilbeträge an die Mitarbeiter zurückerstatten? Keiner dieser Ansätze wird für vollste Zufriedenheit auf beiden Seiten sorgen. Zumal die tatsächliche Datennutzung sehr schlecht nachvollziehbar ist, da Mitarbeiter in verschiedenen Positionen ihre Geräte unterschiedlich stark beanspruchen. Und Rückerstattungsmodelle sorgen darüber hinaus für einen hohen Verwaltungsaufwand ‒ sowohl für die Mitarbeiter als auch für die Finanzabteilung des Unternehmens. Eine nutzungsgemäße Rückerstattung scheint in der Praxis quasi unmöglich. Wie also fair bleiben?
Getrennte Abrechnung sorgt für Transparenz
Die Lösung liegt in einer getrennten Abrechnung für die private und geschäftliche Datennutzung eines Gerätes. Dabei ist wichtig, dass die IT-Abteilung die persönliche und berufliche Datennutzung nachvollziehen kann – sowohl aus Sicherheits- als auch aus Kostengründen. Dabei sollte die unterschiedliche Nutzung auf der Rechnung ausgewiesen werden. Dieses Vorgehen unterstützt Firmen und Angestellte gleichermaßen: Der Aufwand für die Rückerstattung von geschäftlichen Ausgaben fällt weg – dies sind versteckte Kosten, die die Mitarbeiter nun im Umkehrschluss in ihr Kerngeschäft investieren können. Auch mögliche Schwierigkeiten in Bezug auf Steuern und gesetzliche Vorgaben, die an Rückerstattungsprogramme gekoppelt sind, entfallen. Unternehmen hingegen müssen keine undurchsichtigen Beträge zurückerstatten.
In der Theorie klingt das ideal. In der Praxis stellt sich beispielsweise eine Lösung wie Good Work with Data von Good Technology dieser Herausforderung, bei der eine separate Abrechnung von privat und geschäftlich genutzten Daten automatisch erfolgt. Das Unternehmen wird nur dann zur Kasse gebeten, wenn die eingesetzten Anwendungen auch richtlinienkonform genutzt und zuvor freigegeben wurden – unabhängig von Zuschüssen für Mitarbeiter und nachträglichen Aufwandsentschädigungen.
Die Lösung ermöglicht das Arbeiten in einem sicheren Container für geschäftliche Daten, der sich auf dem Mitarbeitergerät befindet. Findet eine Datenübertragung in mobilen Netzwerken über den Container statt, wird dies dem Unternehmen direkt in Rechnung gestellt. Für privat übertragene Daten kommt der Mitarbeiter auf. Die Abrechnung erfolgt zudem unabhängig vom Telefonanbieter, bei dem der Mitarbeiter seinen Vertrag abgeschlossen hat. Es werden zwei Rechnungen gestellt: Dadurch entsteht eine neue Transparenz, sowohl für Mitarbeiter als auch für Unternehmen. Die Lösung fügt sich darüber hinaus nahtlos in alle bereits genutzten Geschäftsanwendungen ein und gewährleistet so einen sicheren und transparenten Zugriff auf Mails, Kalender und Kontakte. Good Work with Data ist außerdem cloudbasiert. Dies ermöglicht IT-Abteilungen, kurzfristig Konfigurationen zu implementieren und die Datennutzung direkt an abgesicherte Apps zu binden.
Fazit
Mit dieser neuen Transparenz im Mobility-Bereich sind Unternehmen auf dem besten Weg, ihre Produktivität und Sicherheit zu steigern – in Sachen Bring your Own Device und darüber hinaus. Die Lösung minimiert nicht nur auf dem Papier Zeit und Geld. Wenn sich Mitarbeiter darauf verlassen können, dass die Kosten für die Nutzung einer Geschäfts-App vom Arbeitgeber getragen und nicht über den privaten Datentarif abgerechnet werden, werden sie ihre Mobilität besser nutzen.
www.good.com/de
Markus Schepp, Managing Director DACH bei Good Technology. Good Technology unterstützt Unternehmen und Regierungsbehörden weltweit auf dem Weg zur sicheren Mobilität und bietet ein umfassendes Portfolio an End-to-End Mobility-Lösungen, bestehend aus diversen Collaboration-Anwendungen, einer sicheren Mobilitätsplattform, mobilem Gerätemanagement, einheitlichem Monitoring, Management und Analyse.
