„Collamunication“
oder
Warum die richtige Kommunikation ausschlaggebend ist für erfolgreiche Zusammenarbeit.
Ein Beitrag von Volker Scheidler, Vorstand, Lenker und Ideengeber der acoris AG.
Wir arbeiten immer häufiger, immer intensiver mit immer mehr wechselnden Individuen, Organisationen und Institutionen zusammen – und für viele unserer Kollegen und Mitmenschen wird es immer schwerer, der Flut der Informationen und der Geschwindigkeit der Veränderungen zu folgen. Doch die richtige Kommunikation ist ausschlaggebend für erfolgreiche Zusammenarbeit! Oder wie wir es als Liebhaber von Anglizismen ausdrücken würden: „For a successfull collaboration we need the right communication.“
Als Spezialist für Collaboration & Communication stellen wir uns daher zwangsläufig die Frage: Müsste es nicht längst „Collamunication“ heißen?
Wie wollen und können wir kommunizieren?
Seit über 10 Jahren beschäftige ich mich intensiv mit der Frage, wie das Umfeld sein sollte, wie die Werkzeuge aussehen müssen, die mir als Individuum, uns als Team (hier steht Team stellvertretend für jede Gruppe von Menschen, die gemeinsam zu einem Zweck temporär oder dauerhaft, wiederkehrend zusammenarbeiten) oder meinem Unternehmen zur Verfügung stehen müssen, um sinnstiftend und wertschöpfend, sowohl für jeden Einzelnen wie auch für das Unternehmen arbeiten und wirken zu können.
Ja, ich spreche immer noch von „selbst arbeiten“ – und nicht davon, dass Werkzeuge/Systeme/Roboter/KI uns die Arbeit grundsätzlich abnehmen, sondern sie lediglich erleichtern, ja sie für uns auch nachhaltig verändern. Wie also schaffen wir eine „Umwelt“, in der sich sowohl unsere Kollegen und Mitmenschen wie auch ich selbst, sich nicht ständig überfordert und zu langsam fühlen?
Als Antwort darauf sind wir auf das gekommen, was ja eigentlich so naheliegt. Nicht ich oder einer der KollegInnen allein kann es bewältigen. Nur zusammen schaffen wir es, diesen Herausforderungen weiter erfolgreich entgegen zu treten. Daher sind Open Company oder Enterprise x.0 oder sonstige Begriffe, die man dafür finden kann, für uns einfach nur Label für transparente Informationsbereitstellung und gemeinsame Informationserarbeitung im gesamten Unternehmen. Das Ziel lässt sich aber konkret beschreiben: Jeder muss in seiner Rolle und seiner Funktion oder Position in der Lage sein, sowohl als Informationsproduzent wie auch als Informationskonsument sinnstiftend und wertschöpfend zu agieren.
Wie findet Informationsaustausch heute eigentlich statt?
Wie aber kriege ich die unterschiedlichen Blickwinkel für mein Unternehmen und auch für unsere Kunden vereint?
Was für mich persönlich richtig (strukturiert, organisiert, formuliert, dargestellt, …) erscheint, ist noch lange nicht für alle meine Teammitglieder genauso richtig präsentiert und angenehm verwendbar – geschweige denn für die ganze Organisation oder gar über die Organisationsgrenzen hinweg.
Wie also kommen wir dazu, im Rahmen unseres Tuns in einer uns naheliegenden Art ohne zu große Mehraufwände und Regeln unser Wissen und unsere Informationen so zu explizieren, dass sie für Andere erfolgreich nutzbar werden?
Schauen wir uns die Kommunikation und die Informationsexplikation (im Speziellen im Unternehmen) an, so stellen wir fest, dass für den überwiegenden Teil der Kolleginnen und Kollegen sowohl Schrift- wie auch Sprachkommunikation sowohl in synchroner wie auch asynchroner Form, sowohl im 1:1 als auch im 1:n Format, zum Standard-Repertoire gehören. Immer häufiger auch auf mobilen Endgeräten, an unterschiedlichsten Orten und zu unterschiedlichen Zeiten.
Anders formuliert: Jeder von uns tätigt Anrufe, nimmt an Meetings und Telefonkonferenzen teil, schreibt Mails an einzelne Personen und Verteiler oder, schlimmer, sitzt auf zu vielen Verteilern. Ich sehe mir Webcasts an, chatte mit Kollegen, hinterlasse Sprachnachrichten und protokolliere Meetings. Wir bloggen, schreiben Wiki-Artikel und tragen Daten in CRM- und ERP-Systeme ein. Gleichzeitig arbeiten wir dabei mit Werkzeugen im Scope des PIM (Personal Information Management) wie auch für den Kontext von Teams, dem Unternehmen oder über Unternehmensgrenzen hinweg.
Viele Tools, noch mehr Systeme – wer bietet mehr?
Was war, was ist die Folge? Unzählige Tools für die unterschiedlichsten Zwecke und mit dem neuen „Heilsbringer“ Cloud werden es gerade noch eine Unmenge mehr.
Anstatt als Mensch mit nur 1×24 Stunden am Tag nur einen Kalender zu pflegen, nur einen Posteingang zu haben, nur eine Taskliste zu nutzen (wie schön wäre es doch, wenn alles in meinem Outlook stecken würde …), muss ich in den unterschiedlichsten Systemen mit den unterschiedlichsten Oberflächen und Bedienphilosophien an X verschiedenen Stellen Informationen suchen und abrufen und Informationen eingeben und bereitstellen, so dass am Ende einfach nur das erreicht wird, was die meisten von uns wollen: ihren Job richtig zu machen und dabei wertschöpfend und sinnstiftend zu arbeiten.
Wie könnte die Zukunft aussehen?
Wie geht das weiter – wohin wird das führen? Welche Lösungen haben die schlauen Berater und Softwarelieferanten für uns parat?
Ohne Prophet sein zu wollen oder zu können, wird es auch auf absehbare Zukunft nicht das Tool, nicht das System, nicht die eine Stelle geben, die endlich das liefert, was mir als „Personal Cockpit“ schon so lange versprochen wird. Aber wenn ich daran denke, wie lange das papierlose Büro versprochen wurde und wie lange wir darüber gelächelt, ja laut gelacht haben … So muss ich jetzt doch feststellen: Viel Papier habe ich heute wirklich nicht mehr im Büro und ja, es ist ein Glaube daran eingetreten, dass wir es wirklich schaffen werden, bald ganz ohne Papier auszukommen.
So oder so ähnlich sehe ich das Versprechen des „Personal Cockpit“ und meine Zukunftsvision beginnt mit den neuen technischen Möglichkeiten zu wachsen. Wir mit unseren Erfahrungen und unserer Art, wie wir arbeiten wollen und können, stehen den Produkten von Microsoft sehr nahe. Das mag uns vielleicht an der ein oder anderen Stelle unempfindlicher für durchaus betrachtenswerte Alternativen machen. Dennoch denke ich, dass wir insbesondere mit Microsoft Teams nun einen neuen Ansatz erleben, der es Wert ist, intensivst betrachtet, verfolgt und getestet zu werden.
Und zwar nicht mit dem Hype-Gedanken und den nach Marketing-Aussagen so naheliegenden Versprechungen im Kopf, nach denen alles schnell, agil, ad-hoc für jeden gelöst und geregelt wird. Nein, mit dem Bewusstsein all dessen, was dieser Artikel bisher beschreibt, und mit einer in unserem Land näherliegenden Denkhaltung und Vorgehensweise.
Offen für neue Technologien?
Welcher Weg könnte sich also lohnen? Nun, vor einer Antwort gilt es, zunächst mit kühlem Kopf zu überlegen, was diese – oder eine andere – Technologie an neuer, veränderter Vorgehensweise unter Einbeziehung unserer bisherigen Erfahrung, unserer eigenen Organisationsstruktur und Kultur tatsächlich für uns bereitstellt. Darüber machen wir uns auch bei acoris intensiv Gedanken, arbeiten und testen tiefgreifend die Möglichkeiten rund um Microsoft Teams und angrenzende Technologien, sowohl intern wie auch in Zusammenarbeit mit ersten ebenfalls wissbegierigen Kunden.
Welche Erfahrungen wir machen – welche alten Ansätze wir vielleicht einfach nur bestätigen oder welche neuen Ansätze wir tatsächlich entwickeln können für unseren Weg zur „Collamunication“, darüber werden wir wieder berichten.
Die acoris AG ist Spezialist für Collaboration and Communication mit Microsoft SharePoint. Gegründet 2012 als Joint Venture der CAIRO AG und der SAC GmbH ist die acoris AG Teil der ACCAS-Group. Die über 80 MitarbeiterInnen verfügen über spezialisiertes Know-how aus IT-Projekten in Industrie, Beratungsunternehmen und öffentlicher Verwaltung.
.
