Autor – Thomas S. Senger, Senior Vice President, EMEA Software & Solutions bei Kofax.
Mobile Apps bieten mittlerweile nicht nur Informationen über ein Unternehmen an – oft dienen sie auch als Kommunikationsweg zur Durchführung umfassender geschäftlicher Transaktionen. Doch wird die Geduld der Anwender nicht selten auf eine harte Probe gestellt: Naturgemäß ist die Eingabe von umfangreichen Daten in ein Formular auf einen kleinen Smartphone- oder Tablet-Oberfläche langwierig und umständlich. Um diese Aktionen zu vereinfachen und sowohl schnell als auch sicher abzuschließen, werden mehr und mehr automatisierte Erfassungsprozesse mithilfe einer mobilen Bilderfassung eingesetzt. Die Menge der manuell in die App einzugebenden Daten wird auf diese Weise erheblich reduziert, Ausnahmen und Benutzerfehler können leichter eliminiert und behoben werden, was kostspielige manuelle Revisionen und Validierungen reduziert.
Direkte Einbindung mobiler Geräte in die Datenerfassung
Organisationen, die eine einheitliche Plattform für ihre mobile Erfassung nutzen, können problemlos unternehmensweit eine Vielzahl von Lösungen bereitstellen – im Bankenbereich beispielsweise für Zahlungsvorgänge, Ferneinreichungen von Schecks, Gewährung von Hypothekendarlehen oder Kontoeröffnung. Unternehmen können auf Basis dieser Anwendungsfälle sogar eigene neue Angebote entwickeln (z. B. für Umschuldungen im Kreditkartengeschäft) – wie die folgenden kurzen Beispiele zeigen:
• Anerkennung mobil übermittelter Ausweisdaten
Handybenutzer können ihren Führerschein fotografieren und die Daten werden automatisch in eine mobile App übernommen. Es spielt keine Rolle, ob die Informationen letzten Endes der Eröffnung eines Kontos, einem automatischen Serviceangebot oder einer Schadensmeldung dienen, mit der Erfassung der Ausweisdaten entfällt die Notwendigkeit lästiger manueller Eingaben am Mobilgerät. Die App kann nicht nur die Klardaten auf einem Ausweis auslesen, sondern gegebenenfalls auch Barcodes erfassen, womit ein höchstes Maß an Genauigkeit erreicht wird.
• Erfassung und Einreichung von Schecks mit dem Mobilgerät
Eine schnelle Aufnahme und einige Klicks genügen, um mit der Lösung zur Ferneinreichung von Schecks automatisch die Scheckdaten zu extrahieren (persönlich, geschäftlich, Rückvergütung oder behördlich ausgestellt) und dem Konto den Betrag automatisch gutzuschreiben – alles per Handy.
• Mobile Zahlung
Mit einer Zahlungslösung können neue Zahlungsempfänger aufgenommen oder eine Rechnung bezahlt werden – hierzu muss die betreffende Rechnung mit dem Mobilgerät erfasst werden. Auch eine unkomplizierte Neuaufnahme von Kunden kann überall mit dem Mobilgerät erfolgen.
Gemeinsam ist allen den hier angesprochenen Möglichkeiten für erweiterbare Lösungen, dass sie jeweils darauf basieren, dass für die Erfassung der notwendigen Daten die mobilen Endgeräte der Benutzer eingesetzt werden.
Extrahierung der Daten aus den erfassten Bildern
Ob es sich bei der App um eine Erweiterung von Kernerfassungsprozessen wie z. B. Kontoeröffnungen, Scheckeinreichungen, Bezahlung von Rechnungen, Hypothekenverarbeitung, Kreditkarten-Umschuldungen, Schadensmeldungen, Belegmanagement-Ansprüche oder um eine spezielle App für den Kundenservice handelt, bei der ergänzende Dokumente benötigt werden, um eine Transaktion auszulösen, abzuschließen oder zu unterstützen – wichtig ist, dass das Bild in der Tat alle relevante Daten enthält, die zur Unterstützung der Transaktion benötigt werden. Daher muss es nicht nur für die Verarbeitung optimiert, sondern auch ordentlich ausgerichtet, zugeschnitten und verbessert werden. Darüber hinaus muss das Format der extrahierten Daten für den Transfer per Handy geeignet sein.
Die dazu erforderliche Bildoptimierung wird dabei direkt bei der Erfassung des Dokuments auf dem Smartphone oder Tablet ausgeführt. Durch die direkte Ausführung der Bildoptimierung direkt auf dem Gerät ist nicht nur gewährleistet, dass das Bild lesbar ist, Format und Ausrichtung korrekt sind und es in seiner Gesamtheit erfasst wurde, sondern sie sorgt auch für ein kleineres Datenvolumen. Noch wichtiger ist, dass das Bild von höchster Qualität ist und sofort weiterverarbeitet werden kann. Die erstklassige Bildverarbeitung sorgt so für eine hohe Bilderkennungsrate (OCR, ICR, OMR, Barcode), was die Verarbeitung beschleunigt.
Sicherheitsmerkmal: Rückwärtsabgleich der extrahierten Daten
Durch einen erweiterten Datenabgleich werden die Mobilgeräte zu leistungsfähigen Bildgebungsplattformen. Dieses Funktionsmerkmal bestimmt die Gültigkeit kritischer Daten, die aus Dokumenten extrahiert wurden, Der Abgleich erfolgt dabei anhand eines Rückwärtsabgleichs der extrahierten Daten mit einer bereits vorhandenen Datenbank, bei dem fehlerhafte oder zweifelhafte Daten korrigiert werden. Diese Technologie wird momentan bei der mobilen Erfassung eingesetzt und ist für den Endbenutzer unsichtbar. Die Prüfung selbst erfolgt in wenigen Sekunden und liefert ein sehr hohes Maß an Genauigkeit.
Die Verwendung von Datenbeständen Dritter für eine Datenbereinigung oder um Informationen zu validieren und zu korrigieren ist ein wichtiger Bestandteil der mobilen Erfassung. So kann zum Beispiel für die Erweiterung der mobilen Erfassung eine Datenbank der Post herangezogen werden, um Adressen, die von Führerscheinen erfasst wurden, zu korrigieren, oder die Datenbank eines Rechnungsstellers für die Korrektur von Daten, die von einer Konsumentenrechnung erfasst wurden. Dieser erweiterte Datenabgleich stellt sicher, dass die aus den Dokumenten extrahierten Daten genau sind. Er entlastet den Benutzer, der sonst Daten korrigieren oder manuell eingeben müsste.
Fazit und Ausblick
Mit einer mobilen Erfassungsanwendung, kombiniert mit einer Plattform wie beispielsweise Kofax Mobile Capture™, können Unternehmen schnell leistungsfähige, interaktive Merkmale des Prozessmanagements in ihre mobilen Apps integrieren. Die bewährte, offene Plattform unterstützt praktisch jede Erfassungsanwendung – und hochentwickelte Analysen verbessern die Benutzererfahrung durch volle Transparenz. So lassen sich informationsintensive Interaktionen straffen. Patentierte Informationserfassung einschließlich Optionen zur Bildbearbeitung, die automatisch auf dem Gerät ausgeführt wird, extrahiert und validiert Informationen für die Folgeverarbeitung aus Fotos und Videos, die mit dem Smartphone oder Tablet aufgenommen wurden.
Thomas S. Senger, Senior Vice President, EMEA Software & Solutions bei Kofax. Kofax® Limited (NASDAQ und LSE: KFX) ist ein führender Anbieter von Smart Process Applications für die kritische First MileTM, um die Kommunikation der Unternehmen mit ihren Kunden zu optimieren. Kofax-Lösungen schaffen eine grundlegende Verbindung zwischen den „Systems of Engagement“, in denen informationsintensive Kundenkommunikation in Echtzeit stattfindet, und den „Systems of Record“ – in der Regel große und eher unflexible Unternehmensanwendungen und Repositorys, die sich nur schwer an neue Technologien anpassen lassen.
