Mobiles Arbeiten geht auch ohne Cloud!

Autor – Michael Kleist, Managing Director Central Europe bei Novell

Dropbox, Google Drive, iCloud & Co.: Besonders beim Filesharing hat sich die Cloud von einem exotischen Phänomen zu einem fast alltäglichen Werkzeug gemausert. Besonders in der mobilen Arbeitswelt erfährt sie mehr und mehr Zuspruch und es herrscht der Glaube, allein die Cloud könne mobiles Arbeiten unterstützen. Sicher existieren gute und nützliche Einsatzmöglichkeiten für die Cloud – nur gibt es bei einem professionellen Unternehmenseinsatz auch entscheidende Nachteile, die im allgemeinen Chor der Lobgesänge gerne vergessen werden. Dabei gibt es für Unternehmen erprobte Lösungen für mobilen Dateizugriff und Filesharing, die sicher und Compliance-gerecht sind und die nicht auf eine öffentliche Cloud zurückgreifen müssen.

Auf den ersten Blick wirken Cloud-Lösungen um einiges günstiger – in der Realität ergeben sich jedoch durch spätere Zusatzarbeiten oft weitaus höhere Kosten. Und dabei sind noch nicht Probleme wie Sicherheit, Zuverlässigkeit oder eine mögliche Kompromittierung von Cloud-Anbietern mit eingerechnet. Warum nun eigentlich Dateien mobil zugänglich machen, mag sich mancher fragen, ließe sich das nicht alles vermeiden?

Bereits 2012 hat sich die Zahl der mobilen Arbeiter weltweit fast verdoppelt, das vermeldet Forrester in den „2013 Mobile Workforce Adoption Trends“. Danach haben sich letztes Jahr mehr als 258 Millionen Arbeitnehmer für eine BYOD-Lösung für ihr Arbeitsgerät entschieden. Den Löwenanteil bei BYOD stellen Smartphones und Tablets dar, die von Unternehmen bisher meist nur für sog. PIM-Funktionen (Personal Information Management = E-Mail, Telefonbuch, Kalender) genutzt werden. Im Zuge dessen lassen sich zwei Trends erkennen, die vielleicht nicht sonderlich spannend klingen, für die mobile Arbeitswelt zukünftig jedoch ganz wesentlich sein werden: das mobile Teilen und Drucken von Dateien.

Filesharing setzt auf bestehende IT-Infrastruktur auf

Technisch geht es beim Filesharing vor allem darum, Dateien über Geräte- und Systemgrenzen hinweg zu nutzen und zu verwalten. Der Fokus auf ein abgeschlossenes Ökosystem mit proprietären Grabenkämpfen ist von gestern. Es gilt nun, die Flut an Geräten, Dateien und Systemen, die mit BYOD ins Unternehmen strömen, zu überblicken und einheitlich zu verwalten.

Eine Lösung, die Dateiverwaltung und mobiles Sharing ohne die Nachteile der Cloud möglich macht, muss daher einige spezielle Anforderungen erfüllen, die sie von Consumer-orientierten Lösungen abhebt. Zu allererst sollten die Daten im unternehmenseigenen Rechenzentrum bleiben, statt in die Cloud ausgelagert zu werden. Die bereits bestehende Infrastruktur wird so nicht ausgemustert, sondern weiter genutzt, während Ordner und Dateien jedes Mitarbeiters sowie die sogenannten Netzwerklaufwerke (wie z.B. Abteilungs- oder Projektlaufwerke) nach frei wählbaren Vorgaben mobil verfügbar sind. Die Dateien können dann mit internen wie auch mit externen Nutzern geteilt werden, bleiben jedoch immer auf dem eigenen Unternehmensserver. Durch eine solche Lösung entfällt die Notwendigkeit, Dateien oder Anmeldedaten in andere Umgebungen zu verschieben oder zu vervielfältigen. Von jedem Ort aus, zu jeder Zeit und über jedes Gerät ist der Zugriff auf Dateien sichergestellt, sogar offline. Etwaige Änderungen werden automatisch im Zuge des nächsten Online-Zugriffs synchronisiert.

Um den Myriaden an unterschiedlichen Systemen Herr zu werden, ist es essenziell, dass eine solche Lösung auf plattformübergreifende Integration baut, wie etwa FILR von Novell: Auf der Server-Seite werden gleichberechtigt vorhandene Microsoft-, NAS- und Novell-Dateisysteme unterstützt – auch in gemischten Umgebungen (als Beispiel seien hier auch mehrere verschiedene Active Directories genannt) werden so Hürden überwunden, um Teams den gemeinsamen Dateizugriff zu ermöglichen. Auf der Client-Seite unterstützt die Lösung nativ Microsoft Windows, Apple MacOS und iOS sowie Android. Zusätzlich ist ein Browser-Zugriff der kleinste gemeinsame Nenner für den Zugriff, der de facto von jedem System die Erreichbarkeit der Dateien sicherstellt.

Mobiles Drucken: Sicher durch Print-App

Auch das Thema Drucken kann sich dem Einfluss des Mobilen ebenfalls nicht entziehen. Ist das private oder Geschäfts-iPhone an die IT-Infrastruktur des Unternehmens erst einmal angeschlossen, folgen Fragen nach den gewohnten Funktionen wie Zugriff auf Unternehmensdateien oder die Möglichkeit, Dokumente vom Smartphone oder Tablet aus zu drucken. Was im ersten Moment banal klingt, ist schwieriger als gedacht. Nur die wenigsten Drucker und Mobilgeräte sind in der Lage, direkt miteinander zu kommunizieren. Die immense Vielfalt an Geräten, Betriebssystemen und Systemversionen erschwert die Anbindung zusätzlich. Das heißt, die Hardware mag das Ausgangsproblem sein, die Lösung dafür liegt aber bei der Software.

Die Software-Lösung muss dabei den Bedürfnissen der Endanwender und der IT-Abteilungen gerecht werden und gleichzeitig das zahlengetriebene Management überzeugen. Für den Endanwender heißt das: Die Lösung sollte in der Alltagsnutzung so einfach und praktisch wie möglich sein. Je nach Art des mobilen Endgeräts ergeben sich daraus verschiedene Möglichkeiten. Die Basisvariante funktioniert über eine E-Mail-Druck-Funktion, das heißt, der Nutzer schickt eine E-Mail an das Drucksystem, das System bereitet das Dokument im Hintergrund für den ausgewählten Drucker auf und druckt es. Apple bietet für seine Geräte eine weitere Möglichkeit über die WLAN-Druckschnittstelle AirPrint. Die Drucklösung simuliert in diesem Fall einen AirPrint-fähigen Drucker im Firmen-WLAN, auf das der Nutzer bequem zugreifen kann. Mit Blick auf den großen Marktanteil von Android-Geräten und der Tatsache, dass AirPrint Apple-exklusiv ist und nur begrenzt Funktionen zur Verfügung stellt, ist eine eigene Drucker-App die sichere Wahl. Diese stellt unter iOS, Android oder Blackberry10 dieselben umfangreichen Funktionen zur Verfügung wie aus der Windows-Welt bekannt und lässt sich quasi aus jeder anderen App heraus öffnen, um die Daten zu übergeben.

Die Ansprüche der IT-Abteilung gehen über die einfache Nutzbarkeit deutlich hinaus: Verwaltung und Sicherheit sind hier ausschlaggebend. Bei der Verwaltung der Druckerlösung geht es darum, dass sich die Lösung ohne großen Aufwand in bestehende Systeme integriert. Das heißt, sie muss kompatibel mit verschiedenen Betriebssystemen sein: mobile Systeme oder klassisches Windows, MacOS oder Linux; sie muss außerdem mit Nutzerverzeichnissen, wie beispielsweise Active Directory oder eDirectory, kompatibel sein und gleichzeitig alle Drucker unterstützen, egal wie alt diese sind. Des Weiteren sollte die Lösung in Abgrenzung zur Standard-Windows-Druckumgebung Funktionen zur Nutzerauthentifizierung bieten, z.B. für Spezialdrucker und Plotter, sowie die Möglichkeit der Zuteilung von Druckkontingenten.

Die Sicherheit bleibt ein zentraler Aspekt. Es gibt bereits eine Vielzahl Cloud-basierter Dienste, die die oben genannten Funktionen bieten, teils von den Druckerherstellern selbst, teils von Drittanbietern wie Google. Sie alle haben jedoch ein gemeinsames Problem. Alle Daten, die gedruckt werden sollen, verlassen das Unternehmensnetzwerk und lassen sich dann recht einfach „abfischen“. Die allumfassenden Sicherheitsmaßnahmen eines Unternehmens würden in diesem Fall durch eine laxe Handhabung – sprich: dem vermeintlich banalen Ausdrucken eines Dokuments – konterkariert werden. Behält man im Hinterkopf, dass Papier heute und in Zukunft vor allem dann ins Spiel kommt, wenn es um delikate und verbindliche Dinge wie Vertragsabschlüsse geht, erscheint es geradezu fahrlässig, ausgerechnet hier andere, niedrigere Sicherheitsstandards festzulegen.

Benutzerfreundlichkeit ist oberstes Gebot

Selbst wenn ein Unternehmen offiziell keine Cloud-Dienste nutzt, umgehen Mitarbeiter manchmal diese Richtlinien. Ein Verbot und das Aussperren solcher Anbieter ist daher aus Sicht des CIOs verständlich, langfristig jedoch nicht zielführend. Menschen finden immer Wege, Verbote zu umgehen, wenn sie glauben, den besten und bequemsten Weg gefunden zu haben. Es sei denn, es gibt eine bessere Alternative – eine Lösung, die sowohl die Arbeit der Mitarbeiter erleichtert, als auch alle Anforderungen des Unternehmens erfüllt. Deswegen sind die Bedingungen für ein modernes Dateimanagementsystem klar definiert: es muss compliant sein und sicher – und vor allem benutzerfreundlich.

Eine Lösung ohne Cloud sollte also den Alltag des mobilen Arbeitens abbilden, Mitarbeitern ein bequemes und brauchbares Werkzeug sein, eine einheitliche Dateiverwaltung quer über alle Systeme und Geräte möglich machen, Sicherheitsanforderungen vollständig erfüllen und direkt in die bestehenden Dateisysteme der verschiedenen Hersteller integrierbar sein. Ohne doppelte Infrastrukturen, ohne Zusatzarbeit – aber unter Weiternutzung aller vorhandenen Prozesse und Werkzeuge.

www.novell.de

Michael Kleist, Managing Director Central Europe bei Novell. Novell auf Lösungen spezialisiert, mit denen sich Workflows effizienter gestalten lassen und Arbeitsumgebungen leichter und sicherer zu managen sind. Mit seinen Kollaborationsumgebungen, einem ausgereiften Endpoint Management und durchdachten Netzwerk-Technologien unterstützt Novell tausende von Unternehmen auf der ganzen Welt. Im Fokus liegt dabei die Produktivität der Anwender.