Karl Heinz Mosbach ist Geschäftsführer der ELO Digital Office GmbH
Im Juni 2014 hat das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) das hersteller- und branchenübergreifende einheitliche Format für elektronische Rechnungen ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) veröffentlicht. Es entspricht den Anforderungen der internationalen Standardisierung und lässt sich auch im grenzüberschreitenden europäischen bzw. internationalen Rechnungsverkehr anwenden.
Ziel ist, den Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen, Behörden und Verbrauchern zu vereinfachen – und somit das E-Billing auch kleinen und mittleren Unternehmen ohne größere technische oder organisatorische Hürden zu ermöglichen. Das Format basiert auf strukturierten Rechnungsdaten, die mit der vorhandenen IT-Infrastruktur zwischen Rechnungssteller und -empfänger ausgetauscht werden können.
ZUGFeRD-Rechnungen mit nennenswerten Vorteilen
Das Besondere daran: Die Rechnungsdaten lassen sich anhand des Dateiformates PDF bildhaft darstellen – und gleichzeitig im XML-Datenformat maschinenlesbar in eine PDF/A-3 Datei einbetten und so als Rechnungsobjekt per E-Mail übermitteln. Der Empfänger kann die Rechnung ohne weitere Programme und zusätzliche Prüfungsprozesse auf drei Arten bearbeiten: manuell bzw. halbautomatisch auf Basis des PDF-Beleges oder medienbruchfrei durch automatisierte Übergabe der XML-Daten an das eigene ERP-/Warenwirtschaftssystem. Dabei ist PDF/A das ideale Format für die Langzeitarchivierung.
Die Vorteile der sogenannten E-Rechnung:
• Wegfall von Druck- und Portokosten
• niedrigere Fehlerrate dank automatisierter Übernahme und Verarbeitung der Rechnungsdaten
• schnellere Durchlaufzeiten sowie
• sichere Wahrung von Skontofristen bzw. -abzügen
Aufbau und Bestandteile des ZUGFeRD-Standards
Anwender profitieren von höherer Effizienz, Wettbewerbsfähigkeit und einem erheblichen Einsparpotenzial. Dieses soll sich laut dem Billentis Report 2015 in Ersparnissen von 60 bis 80 Prozent gegenüber der papierbasierten Verarbeitung niederschlagen [1]. Ein durchaus lohnenswertes Unterfangen bei einem Rechnungsvolumen von rund 35 Milliarden Rechnungen alleine in Europa. Last but not least unterstützen papierlose Prozesse die ökologische Nachhaltigkeit.
E-Rechnungen: Einstiegshürden rechtlicher und praktischer Natur
Eine breite Akzeptanz für den Umstieg von der papierbasierten auf die elektronische Rechnung läge also nahe. Doch bisher fällt es noch vielen, vor allem kleineren Unternehmen schwer, sich vom Papier zu trennen. Der neue Standard hat sich noch nicht flächendeckend durchgesetzt. Gründe hierfür sind auf europäischer Ebene sicherlich die Anzahl von über 40 Ländern und somit Gesetzgebungen sowie einer Vielzahl von Sprachen. Doch speziell in Deutschland herrscht trotz überzeugender betriebswirtschaftlicher Vorteile der elektronischen Variante eher Zurückhaltung vor.
Die abwartende Haltung vieler Unternehmen gründet sicherlich zum einen auf rechtlichen Unsicherheiten. So wurde bis zum Juli 2011 ein Vorsteuerabzug nur dann anerkannt, wenn die E-Rechnung mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen war oder das eher komplexe EDI-Verfahren genutzt wurde. Durch das Steuervereinfachungsgesetz im Jahr 2011 hat der Gesetzgeber die elektronische Rechnung der Papierrechnung gleichgestellt, d.h. es gelten identische gesetzliche Regelungen in Bezug auf deren Inhalt sowie Aufbewahrung.
So müssen nach § 14 Absatz 1 UStG n. F. die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung über den gesamten Zeitraum der zehnjährigen Aufbewahrungspflicht gewährleistet werden. Darüber hinaus hat die Aufbewahrung ebenfalls elektronisch nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) zu erfolgen. Die Rechnung auszudrucken und abzulegen reicht demnach nicht aus. „Alle elektronischen Formate sind erlaubt, solange die Pflichtangaben einer Rechnung enthalten und lesbar sind. Auch die Rechnungsprüfung kann wie bisher erfolgen, es gibt keine besonderen Anforderungen“, wie Thorsten Brand, Senior-Berater bei der Zöller & Partner GmbH, in einem Interview mit dem Portal für Steuerberater STB Web ausführt [2].
ZUGFeRD-Standard wird angenommen
Als weitere Einstiegshürden gelten die fehlende Transparenz in Bezug auf marktfähige Lösungen, Widerstände gegenüber veränderten internen Prozessen oder unterschiedliche Anforderungen an Formate, Methoden oder Prozesse. Der letzte Punkt sollte dank ZUGFeRD allerdings Geschichte sein. Mittlerweile wird das Format von nahezu allen Anbietern kaufmännischer Software unterstützt, die ihre Dienste oder Programme zum Teil bereits in aktualisierter Form anbieten.
Dem IT-Dienstleister DATEV eG zufolge kommt ZUGFeRD bereits im Alltag der deutschen Unternehmen an, sowohl in Bezug auf den Empfang als auch die Erstellung von Rechnungen. „Auch wenn die Zahlen auf den ersten Blick nicht gerade spektakulär erscheinen, bestärken uns aber insbesondere die Potenziale in der Annahme, dass ZUGFeRD eine Erfolgsgeschichte wird“, erklärt Prof. Dieter Kempf, Vorstandsvorsitzender der DATEV, der sich bereits zuvor als Präsident des Branchenverbands BITKOM für das Format eingesetzt hatte. Nach sehr zögerlichen Anfängen im vergangenen Jahr sprächen die Zuwachsraten der letzten Monate eine klare Sprache [3].
ECM und ZUGFeRD – ein Gespann mit Potenzial
ZUGFeRD kann sein Potenzial im Zusammenspiel mit Software für Enterprise-Content-Management (ECM), wie beispielsweise dem ECM-System aus dem Hause ELO Digital Office, optimal ausspielen. Sie unterstützen die ZUGFeRD-kompatible elektronische Zustellung, Verarbeitung und Archivierung von Eingangsrechnungen sowie die Archivierung von Ausgangsrechnungen. ZUGFeRD sorgt dabei für mehr Einheitlichkeit und Sicherheit. Dank der medienbruchfreien Datenübertragung lassen sich Abläufe beschleunigen und die Fehlerquote senken. Die Rechnungsdaten im XML-Format können mit Hilfe der ELO Automation Services zuverlässig ausgelesen, bearbeitet und verbucht werden. Sie enthalten alle für den steuerrechtlich korrekten Umgang mit einer Rechnung vorgeschriebenen Informationen. Außerdem lassen sie sich mit Hilfe der ECM-Systeme ver- und entschlüsseln sowie in alle relevanten Kanäle wie kaufmännische Systeme weiterleiten.
Das ECM-System ermöglicht darüber hinaus die automatisierte Erfassung von Rechnungen, die dann per Workflow an die zuständigen Bearbeiter gelangen. Es erkennt alle relevanten Angaben wie Empfänger, Versender, Datum, Betrag inklusive aller Einzelpositionen und unterzieht sie entsprechenden Plausibilitätsprüfungen. Rechnungen mit einem vorhandenen Bestellbezug im ERP-System lassen sich bei Übereinstimmung vollständig automatisiert bis zur Buchung verarbeiten und gesetzeskonform im Archiv ablegen. Rechnungen ohne Bestellbezug werden über einen elektronischen und standardisierbaren Workflow zur Rechnungsprüfung an die entsprechenden Stellen weitergeleitet und dem Freigabeprozess zugeführt.
Fazit
Der neue ZUGFeRD-Standard ist auch für den Mittelstand interessant. Denn Betriebe werden so von der stetig wachsenden Papierflut entlastet, steigern ihre Produktivität und senken die Kosten. Die Umstellung auf elektronische Rechnungsverarbeitung lohnt sich also, wie auch Cornelia Rogall-Grothe, Staatssekretärin im Bundesinnenministerium, gegenüber dem Handelsblatt bestätigte: „Die E-Rechnung ist mehr als eine modische Form der Buchhaltung. Durch die Einführung der E-Rechnung entlasten wir die deutsche Wirtschaft insgesamt und sichern ihre Wettbewerbsfähigkeit im internationalen Verbund.“ [4]
Quellenangaben und Zitatnachweise:
[1] Report E-Invoicing / E-Billing – Entering a new era, Bruno Koch, Billentis, June 5, 2015
[2] Interview STB-Web.de: http://www.stb-web.de/news/article.php/id/5114
[3] Pressemitteilung vom 10.07.2015: http://www.datev.de/portal/ShowPage.do?pid=dpi&nid=174872
[4] http://www.handelsblatt.com/unternehmen/management/zugferd-rechnungsstandard-koennte-firmen-millionen-ersparen/10104678.html
Karl Heinz Mosbach ist Geschäftsführer der ELO Digital Office GmbH. Der Hersteller von Software für Enterprise-Content-Management (ECM) adressiert mit seiner Einstiegslösung Selbstständige und Kleinunternehmen, mit dem modularen Client-/Server-System den Mittelstand und mit der plattformunabhängigen, hochskalierbaren und mandantenfähigen High-End-Lösung Großunternehmen.
