Autor – Paul Smeets, Chief Technology Officer Cadac Group
Bei Investitionsvorhaben spielen Engineering-Dokumente (Zeichnungen, Berechnungen, Spezifikationen usw.) eine zentrale Rolle. Dabei macht es bei Großprojekten die schiere Anzahl der Dokumente und der beteiligten Unternehmen nahezu unmöglich, den Überblick über alle Dokumenttransaktionen zu behalten. Voraussetzung für den Erfolg eines Projekts ist aber vor allem die rechtzeitige Verfügbarkeit dieser technischen Dokumente, eine Aufgabe, die ohne ein zuverlässiges System zur Dokumentensteuerung nicht zu bewältigen ist.
Darüber hinaus ist auch der Austausch von technischen Dokumenten naturgemäß eng mit dem Prozess der Erstellung verknüpft. Denn normalerweise werden technische Dokumente erstellt und durchlaufen einen internen Freigabeprozess, bevor sie anderen Projektbeteiligten zur formalen Prüfung und Genehmigung zur Verfügung gestellt werden. Dieser formale Prüf- und Genehmigungsprozess, zum Beispiel die Einholung der Genehmigung des Kunden vor der Herausgabe eines Konstruktionsdokuments, hat immer schwerwiegende rechtliche Konsequenzen.
Dokumentensteuerung ist wesentlicher Faktor bei größeren Investitionsvorhaben
Bei der Verwaltung von Engineering-Daten müssen Unternehmen daher mehrere Anforderungen unter einen Hut bringen. Zum einen betrifft dies das Management von CAD-Modellen. Konnten früher 2D-CAD-Daten noch – mit einigen Beschränkungen – über einen einfachen Fileserver verwaltet werden, ist dieses Vorgehen nach dem Übergang zu 3D CAD nicht mehr empfehlenswert. Denn ein Fileserver allein reicht als Plattform für das Dateimanagement mittlerweile nicht mehr aus – notwendig ist eine geeignete Design-Management-Plattform.
Daneben hat sich auch der Austausch von Engineering-Daten wesentlich geändert und betrifft nicht nur Zeichnungen, sondern auch andere Dokumenttypen. Der Transfer erfolgt nicht mehr auf Basis von „Hardcopys“, sondern meistens digital und dadurch viel dynamischer. Werden dazu aber nur allgemeine Austausch-Plattformen wie beispielsweise FTP-Server oder We transfer eingesetzt, ist langfristig Chaos vorprogrammiert. Denn die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen und gegebenenfalls auch mit externen Vertragspartnern erfordert eine professionelle Dokumentensteuerungs- und Kollaboration-Plattform. Nur dann lässt sich nachverfolgen, wer welche Dokumente wann und mit wem geteilt hat und nur dann können die betreffenden Engineering-Daten auch zuverlässig geprüft werden. Auch aus diesem Grunde ist ein verlässlicher, nachvollziehbarer Prüfpfad von entscheidender Bedeutung.
Zu beachten ist bei der Einrichtung dieser Plattform darüber hinaus, dass diese Dokumente aus mehreren Quellen speichern und verwalten muss: unter anderem CAD-Modell-Daten, aber auch andere Dateitypen wie Berechnungen, Spezifikationen usw. Letztere werden oft über eine allgemeine Dokumentenverwaltungsplattform wie SharePoint im Unternehmen vorgehalten (siehe Bild 1). Idealerweise sollte man jedoch alle zu einem Projekt gehörenden Engineering-Daten – das Verwalten und Steuern sowohl von 3D-CAD-Modellen als auch von allen weiteren zugehörigen Dateitypen – auf einer einzigen Plattform unterbringen.
Bild 1: Ein Dokumentensteuerungssystem im Engineering-Bereich hat mehrere Quellen
Verwaltung von Engineering-Daten und Dokumentensteuerung – unterschiedliche Anforderungen
Um die Frage zu entscheiden, sind zunächst die die Bedürfnisse für das typische Erstellen von technischen Dokumenten bzw. die Bedürfnisse eines Projektmanagers/Dokument-Controllers zu berücksichtigen. Dabei wird deutlich, dass hier zunächst ein Interessenskonflikt vorliegt. Ein Ingenieur möchte eine nahtlose Integration zwischen seinen Konstruktions-Tools und dem System zur Verwaltung der Engineering-Daten sowie volle Flexibilität. Der Dokument-Controller und der Projektmanager dagegen beanspruchen die volle Kontrolle über den Prozess, um Kosten und Termine im Griff zu halten.
Aus betriebswirtschaftlicher Sicht ist beides notwendig. Unternehmen brauchen sowohl produktive Endanwender, d.h. die Tools zum Erstellen der Engineering-Daten dürfen keinesfalls eingeschränkt sein, als auch die umfassende Kontrolle über den Lebenszyklus eines Dokuments. Lassen sich diese widersprüchlichen Anforderungen mit einem einzigen System realisieren?
Verschiedene CAD-Anwendungen sind im Einsatz – mit eigenen, spezialisierten Verwaltungs-Tools
In der Regel werden bei einem Großprojekt zahlreiche unterschiedliche CAD- und Engineering-Tools genutzt. Alle Anbieter von CAD-Software bieten darüber hinaus auch gut integrierte Funktionen zur Verwaltung von Engineering-Daten als Teil ihrer PDM- oder PLM-Lösungen. Tatsächlich sind die Anbieter von CAD-Software die einzigen, die wirklich die Komplexität ihrer eigenen Software verstehen und Zugriff auf die Technologie haben, um CAD und ihre Tools zur Verwaltung von Engineering-Daten auf nahtlose Weise so zu integrieren, dass die Erwartungen der Endbenutzer erfüllt werden.
Hinzu kommt, dass diese Anbieter ihre Software regelmäßig, meist jährlich, aktualisieren und verbessern. Für Anbieter von Fremdsoftware ist es daher absolut unmöglich, ein System zur Verwaltung von Engineering-Daten zu realisieren und zu pflegen, das sich mit allen CAD-Lösungen integrieren lässt, ohne dabei erhebliche Kompromisse bei der Funktionalität einzugehen. Um ihre verschiedenen Kunden bedienen zu können, müssen sich die Ingenieurbüros an die CAD-Plattform(en) ihrer Kunden anpassen und daher in verschiedene CAD-Plattformen investieren. Sehr oft benötigen auch die Kunden selbst eine Vielzahl von CAD-Tools, um alle Disziplinen in ihrem Betrieb abdecken zu können.
Systeme zur Dokumentensteuerung können geforderte CAD-Funktionalitäten nicht bereitstellen
Welche Optionen haben diese Unternehmen also bei der Auswahl einer Lösung zur Verwaltung der Engineering-Daten? Sie können sich entweder für eine „one size fits all“-Lösung entscheiden, die wahrscheinlich für ihre Endkunden problematisch sein wird – vor allem wegen der fehlenden Unterstützung für die laufend aktualisierten CAD-Dateiformate. Oder sie wählen die Management-Plattformen ihrer CAD-Anbieter, was bedeuten könnte, dass sie mehrere Plattformen gleichzeitig im Einsatz haben. Fest steht jedoch: Jede dieser Lösungen wird wahrscheinlich mit Usability- oder Integrationsproblemen verbunden sein.
Eine Tatsache ist aber keineswegs zu unterschätzen: Nur der Einsatz der jeweiligen Management-Plattformen der CAD-Anbieter stellt sicher, dass die Innovationen der CAD-Anbieter tatsächlich genutzt werden können. Die Unterstützung von bestimmten Funktionalitäten in der CAD-Applikation, wie zum Beispiel die „Where used“-Funktionalität, sollte aber dennoch nicht nur für einen Entwickler optimal unterstützt werden, sondern auch für das Design Management. Damit stellt sich allerdings die Frage, wie das Integrationsproblem zu lösen ist.
Denn Systeme zur Verwaltung von Engineering-Daten sind in der Regel sehr gut zum Erstellen und Verwalten von CAD-Dokumenten geeignet und machen das Zusammenarbeiten von mehreren Entwicklern an einem Modell möglich – wie oben bereits erläutert. Sie bieten aber nicht genügend oder gar keine Funktionalität in Bezug auf Dokumentensteuerung und (Extranet-)Zusammenarbeit. Außerdem sind sämtliche 3D-CAD-Lösungen modellorientiert und betrachten die Zeichnung als ein Produkt, das von dem 3D-Modell abgeleitet ist, während sich Systeme zur Dokumentensteuerung mit Dokumenten befassen und dafür vorgesehen sind, die Überprüfung und Genehmigung dieser Dokumente so schnell, einfach und zuverlässig wie möglich zu gestalten. Kurze Prüf- und Genehmigungszyklen können nur erreicht werden, wenn alle Beteiligten in einer zentralen Dokumentensteuerungsumgebung arbeiten, die intuitiv, webbasiert und über das Web leicht zugänglich sein muss.
Integrierte Lösung: Verwaltung der Dokumente in SharePoint und Steuerung von 3D-CAD-Daten
Wie die Ausführungen gezeigt haben, unterstützen die Systeme zur Verwaltung von Engineering-Daten die Prozesse zur Dokumentensteuerung nicht in ausreichender Weise. Daher bietet sich – auf den ersten Blick – ausschließlich die Verwendung von verschiedenen Systemen an, um beide Bereiche abzudecken. Doch gibt es eine Lösung, die über diesen Status quo hinausgeht und die unterschiedlichen Anforderungen zusammenbringen kann.
Ein Beispiel für eine integrierte Lösung ist CadacOrganice DCS (Document Control System). Es basiert auf der SharePoint-Plattform, und deckt damit alle diese Anforderungen an das Dokumentenmanagement systematisch ab (Kontrolliertes Teilen von Dokumenten, Steuerung des gesamten Lebenszyklus der kompletten Projektdokumentation, Überwachen des Status und er zugeteilten Aufgaben usw.). Zudem ist das System ist in hohem Maße konfigurierbar.
Bild 2: Integration der Engineering-Daten in die SharePoint-Verwaltung
Um das Integrationsproblem zu lösen, bietet CadacOrganice DCS darüber hinaus eine Integrationsschicht (webservice-basiert), mit deren Hilfe die Engineering-Systeme auf einfache Weise eingebunden werden können, so dass von einem 3D-Modell abgeleitete Dokumente auf SharePoint in einer Dokumentensteuerungsumgebung veröffentlicht werden können. Die Integrationsschicht zwischen Autodesk Vault und SharePoint ist entwickelt und wird schon eingesetzt.
Bild 3: Übersicht über ausgeführte Aufgaben und Dokumenten innerhalb eines gesteuerten Dokuments in SharePoint
Mit der Autodesk Vault-Integration kann ein Release-Prozess in Vault automatisch die Erstellung aller abgeleiteten Zeichnungen (z.B. in PDF-Format) auslösen und sorgt anschließend automatisch für die Veröffentlichung in der Dokumentensteuerungsumgebung auf SharePoint, um sie allen – internen und externen – Beteiligten zugänglich zu machen. Die Ingenieure können von einem eng integrierten Toolset profitieren, und die Projektmanager können auf einfache Weise mit allen Projektbeteiligten zusammenarbeiten, ohne die Kontrolle zu verlieren.
www.cadac.com/www.organice.com
Paul Smeets, Chief Technology Officer Cadac Group. Seit mehr als einem Vierteljahrhundert ist die Cadac Group führend auf dem Gebiet der IT-Lösungen für die Erstellung, Verwaltung und gemeinsame Nutzung digitaler Engineering-Daten. Die Cadac Group entwickelt außerdem Software wie CadacOrganice für die Verbesserung und Optimierung von Entwurfsprozessen, für die Verwaltung von Dokumenten und für die Projektkommunikation.
