Autor – Jürgen Neitzel, freier Journalist für InoTec GmbH
Die Poststelle eines Unternehmens besitzt eine strategisch wichtige Funktion und übernimmt als interner Dienstleister Verantwortung für die Umsetzung der vielfältigsten Input- und Output-Prozesse. Ihre Gestaltung und Organisation hat entscheidende Auswirkungen sowohl auf die betrieblichen Abläufe – speziell in der Kommunikation mit dem Kunden – als auch auf die Gesundheit der Mitarbeiter und damit auf die Gesamtproduktivität. Wie kann sich eine Poststelle so organisieren, dass sie diesem Anspruch gerecht wird und dabei auch für Wachstumsszenarien bestens vorbereitet ist? Antworten darauf gibt ein Konzept zum Betrieblichen Gesundheitsmanagement, das IT-Ausstattung, Prozesse und ergonomische Anforderungen ganzheitlich betrachtet – wie das folgende Fallbeispiel zeigt.
Die Fusion mit der BKK Futur mit Sitz in Stuttgart war für die BKK·VBU (Betriebskrankenkasse Verkehrsbau Union) ein Wendepunkt in der unternehmerischen Entwicklung und bedeutete einen tief greifenden Wandel der Strukturen und der Organisation der Geschäftsabläufe. Neben der Vereinheitlichung der Kundenbestandssysteme betraf dies auch den Posteingang, der zentral in Berlin zusammengeführt wurde. Damit verbunden war ein Vorstoß in Richtung Digitalisierung. Zum einen musste das mit den steigenden Mitgliederzahlen einhergehende Dokumentenwachstum bewältigt werden. Zum anderen war geplant, sukzessive weitere Abteilungen in das ‚frühe Scannen’ einzubeziehen, um die Service- und Auskunftsfähigkeit der Fachabteilungen schnell und vor allem tagesaktuell sicherzustellen.
Neukonzeption ganzheitlich gedacht
„Die Reorganisation des Posteingangs sah deshalb eine konsequente Ausrichtung auf Wachstum und Skalierbarkeit vor“, erläutert Peter Salathe, Leiter der Fachabteilung ‚Interner Service’ bei der BKK·VBU. Mit seinem 40-köpfigen Team leistet er vielfältige Dienstleistungs- und Unterstützungsprozesse für die Angestellten, sowohl in der Berliner Unternehmenszentrale als auch in den bundesweit verteilten ServiceCenter. Im Sinne unternehmerischer Verantwortung hat das Thema Gesundheit für die BKK·VBU eine besondere Bedeutung. Die Mitarbeiter in Poststellen sind oftmals von Krankheiten des Muskel-Skelettsystems am meisten betroffen. Alle Arbeitsprozesse kamen deshalb auf den Prüfstand und wurden auch hinsichtlich Arbeitssicherheit, Ergonomie und Wirtschaftlichkeit geprüft.
Ein wichtiger Bestandteil der neuen Poststelle waren demzufolge die eingesetzten Maschinen und ihre Integration in die Arbeitsplätze. Vier der zum Zeitpunkt der Fusion verwendeten Dokumentenscanner waren im Hinblick auf ihre Leistungswerte nicht skalierbar und bereiteten zunehmend technische Probleme bei der Erfassung der täglich anfallenden Scans. „Basierend auf Analysen und Szenarien zum weiteren Volumenwachstum und den notwendigen Anforderungen an Hardware und Software haben wir verschiedene Anbieter von Hochleistungsscannern und Erfassungssoftware in Betracht gezogen“, erläutert Peter Salathe die Vorgehensweise seines Projektteams.
Nach der Kostenkalkulation wurden die Hochleistungsscanner, unter Einbindung der späteren Benutzer, einem umfangreichen Praxistest unterzogen. Wichtig waren dem Projektteam auch Referenzkunden und eine nachhaltige Produkt- und Unternehmenspolitik des Anwenders.
‚Frühes Scannen‘ umgesetzt
Heute kommen in der Berliner BKK·VBU -Unternehmenszentrale drei InoTec Hochleistungsscanner zum Einsatz. Im Team Digitalisierung wird derzeit circa 60 Prozent der eingehenden Briefpost früh gescannt. Dies betrifft Formulare, wie beispielsweise Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen oder Heil- und Kostenpläne sowie nahezu die komplette Tagespost verschiedener Abteilungen. Daneben werden derzeit verschiedene Dokumente nach dem Bearbeitungsprozess im Rahmen der späten Digitalisierung für die reine Archivierung gescannt.
Die im Zusammenhang mit der Neustrukturierung der Poststelle in die Scanner-Infrastruktur gesetzten Erwartungen konnten die InoTec-Geräte auch in der Betriebspraxis erfüllen. „Die Tatsache, dass wir jetzt nur noch drei statt in der Vergangenheit vier Scanner im Dauereinsatz haben, wirkt sich nicht nur positiv auf die Wirtschaftlichkeit aus, sie hat auch mehr ‚Bewegungsfreiraum’ und damit eine Verbesserung der Arbeitsbedingungen für unsere Mitarbeiter zur Folge“, unterstreicht Salathe. Die ergonomische Bedienbarkeit der InoTec Scanner mittels eines höherverstellbaren Dokumentenanlagetisches unterstützt zudem eine gesundheitsfördernde Steh-Sitz-Dynamik.
Qualitätsverbesserungen beim Workflow werden zudem durch die gesunkene technische Fehlerquote – wie Papierstau oder die Beschädigung von Dokumenten beim Papiereinzug – und geringere ungeplante Ausfälle erzielt; wobei der notwendige Aufwand für Administration, Pflege und Wartung der Geräte gering ist.
Fazit
Die vielfältigen ökonomischen wie ergonomischen Zielsetzungen bei der Konzeption zum Betrieblichen Gesundheitsmanagement wurden in diesem Projekt vollumfänglich erfüllt. Selbst für den Fall einer deutlichen Steigerung des Dokumentenvolumens ‒ sowohl durch organisches Wachstum als auch eventuell aufgrund weiterer Fusionen ‒ sieht sich das Unternehmen gerüstet.
http://www.inotec.eu
Jürgen Neitzel erstellt Inhalte für PR & Marketing und versteht sich dabei als moderner ‚Storyteller’.InoTec optimiert die Geschäftsprozesse seiner Kunden mit technisch präzisen und zuverlässigen Dokumentenscannern. Die InoTec Scanner kommen überall dort zum Einsatz, wo große Mengen an Belegen produktiv und sicher gescannt werden müssen. InoTec besitzt ein nationales und internationales Netz an Partnern mit Branchen-Know-how und Projekterfahrung. Das Prinzip der Nachhaltigkeit gehört zum Selbstverständnis des Unternehmens.
