Rundflug über die PDF-Standards

 

 

Text: Dietrich von Seggern, Geschäftsführer der callas software GmbH

 

Das PDF-Format zählt weltweit zu den stark verbreiteten Formaten – zahlreiche Unternehmen nutzen es für den Informationsaustausch zwischen Geschäftspartnern oder im eigenen Haus. PDFs bieten zahlreiche Funktionen, die das Format aber auch komplex machen. Deshalb ist es sinnvoll, über verbindliche Qualitätsaussagen die Interoperabilität innerhalb und außerhalb eines Unternehmens sicherzustellen.

Die unterschiedlichen PDF-Standardformate gewährleisten genau dieses: Definiert durch die ISO, garantieren sie eine zuverlässige Verarbeitung angesichts der vielen PDF-Erzeugungsprogramme und der zentralen Bedeutung des Formats. Darüber hinaus entlasten die PDF-Standards von technischen Details und helfen bei der Klärung von Zuständigkeiten innerhalb der Prozesskette.

Warum nicht ein einziger Standard?

Eine oft gestellte Frage ist, warum nicht ein einziger Standard für „qualitativ gutes“ PDF möglich ist. Der Grund für diese Varianten liegt in der Vielfalt an Einsatzszenarien – und die ISO möchte es Anwendern ermöglichen, ein für ihre Zwecke gutes PDF zu erzeugen. Denn ein Standard, der z. B. die Anforderungen beim Drucken, beim Archivieren sowie hinsichtlich der Barrierefreiheit kombinieren würde, wäre zwar ohne weiteres möglich, würde aber enormen Aufwand für die Erstellung valider PDFs nach sich ziehen.

Der aktuelle ISO-Standard ist das 2017 erschienene PDF 2.0. Er wurde vor Kurzem in der neuen Version ISO 32000-2:2020 veröffentlicht und umfasst fast 1.000 Seiten Dokumentation. ISO 32000-2:2020 beinhaltet im Vergleich zu der vorherigen Spezifikation 1.7 viele Detailverbesserungen und einige bedeutende Klarstellungen. Eine Reihe von Kapiteln wurde komplett neu verfasst, um die Verständlichkeit und Eindeutigkeit der Beschreibungen für die im Großen und Ganzen aber unverändert gebliebenen PDF-Konstruktionen zu verbessern.

PDF/X – Standard für die Druckindustrie

Im Druck- und Prepress-Bereich sind PDF-Dateien das Rohmaterial. Dafür gibt es zahlreiche Anforderungen, die über das fehlerfreie Darstellen auf dem Monitor hinausgehen. Deshalb formulierte die Branche bereits kurz nach Erscheinen von PDF entsprechende Parameter und entwickelte PDF/X („X“ steht für „eXchange“) unter dem Dach der ISO. PDF/X ist mittlerweile in der Druckindustrie weitestgehend etabliert und wird von zahlreichen Softwarelösungen unterstützt. Auf PDF/X aufbauende Spezifikationen, z. B. der Ghent Workgroup oder von der Schweizer Initiative PDFX-ready, definieren weitergehende Anforderungen für verschiedene Druckverfahren und -produkte.

Der technischen Weiterentwicklung wurde durch Standardteile Rechnung getragen und PDF/X-4, veröffentlicht im Jahr 2008, ist heute die meistgenutzte Variante. Ende 2020 wurde dann PDF/X-6 veröffentlicht, das auf PDF 2.0 basiert. PDF/X-6 ermöglicht die automatische Produktionssteuerung für Seitenbereiche im selben PDF. Darüber hinaus enthält PDF/X-6 neue Parameter für Farbkonvertierung mit/ohne Black Point Compensation und erlaubt die Einbettung spektraler Messdaten für Sonderfarben (CxF). Damit adressiert PDF/X-6 den Trend, möglichst alle Prozesse bei Prepress, Druck und Weiterverarbeitung zu automatisieren.

PDF/VT & PDF VCR für variablen Datendruck und Transaktionsdruck

PDF/VT (ISO 16612) ist das Austauschformat für variablen Datendruck und Transaktionsdruck und wurde erstmals 2010 veröffentlicht. Es basiert auf PDF/X, bildet eine Alternative zu den Formaten PCL, PPML, AFP, etc. und adressiert mit der Individualisierung und dem Digitaldruck Trends im Druck. Die aktuelle Version, PDF/VT-3, basiert auf PDF/X-6 und PDF 2.0:2020.

PDF/A für die Langzeitarchivierung

Das PDF/A-Format spielt vor allem im Dokumentenmanagement eine wichtige Rolle. Der Standard wurde auf Betreiben der produzierenden Industrie entwickelt, die ein anerkanntes, robustes PDF für die Archivierung ihrer Produktionsdokumente benötigte, sowie von Archiveinrichtungen. PDF/A wurde erstmals Ende 2005 als ISO 19005-1 veröffentlicht. Unternehmen und öffentliche Einrichtungen profitieren von PDF/A, da digitale Dokumente mit diesem Standard dauerhaft archiviert werden können. Während das Format zunächst in erster Linie als Ersatz für gescanntes Papier bzw. TIFFs in Archiven verwendet wurde, kommt es inzwischen überwiegend auch für digital erzeugte Dokumente zum Einsatz. Das Format ist vor allem in Europa stark verbreitet.

Da es sich bei PDF/A um ein Archivierungsformat handelt, ist es wichtig zu wissen, dass alle Versionen des Standards, von PDF/A-1 an, für immer gültig sein werden. Dennoch ist es für neue Dokumente sinnvoll, den aktuellsten Standardteil zu verwenden, da er auf der aktuellen PDF-Version (PDF 2.0) basiert. Somit lässt er mehr PDF-Funktionen zu, wodurch der Konvertierungsaufwand sinkt. Denn im Gegensatz zu früheren Teilen unterstützt PDF/A-4 nativ PDF 2.0-Funktionen wie z. B. moderne Signaturverfahren (PAdES).

PDF/A-4 ist unterteilt in den Hauptstandard und zwei optionale Konformitätsstufen, die spezielle Anforderungen adressieren. Die Konformitätsstufe PDF/A-4f erlaubt das Einbetten beliebiger Dateien, sodass beispielsweise digitale Akten komfortabel in einer PDF-Datei abgebildet werden. Ein Beispiel sind ZUGFeRD-Rechnungen. In diesen sind der maschinell verarbeitbare XML-Datensatz mit den Rechnungsinformationen in einer vom Menschen lesbaren PDF/A-3-Datei integriert. Die Konformitätsstufe PDF/A-4e ist der Nachfolger von PDF/E (Engineering) und spezifiziert, wie sich PDF-Dateien mit 3D-Zeichungen archivieren lassen.

PDF/UA für barrierefreie Dokumente

Im ISO-Standard PDF/UA steht „UA“ für Universal Accessibility und bedeutet Barrierefreiheit. Die Anforderungen für eine PDF/UA-konforme Datei definieren, wie Texte, Bilder, Formulare und Ähnliches beschaffen sein müssen, damit sie von Menschen mit Behinderungen – und Maschinen – genutzt werden können. Somit hilft PDF/UA, gesetzliche Vorgaben nach einem uneingeschränkten Zugang zu elektronischen Informationsangeboten – zum Beispiel in öffentlichen Einrichtungen, Versicherungen und Banken – zu erfüllen.

Eine technische Basis von PDF/UA sind die Anforderungen an Texte aus PDF/A-2u. Darüber hinaus enthält der Standard Vorgaben für die normalerweise nicht angezeigte Struktur eines Dokuments, also die Lesereihenfolge und die Gliederung in Überschriften, sowie für Absätze, Spalten, Tabellen und Alternativtexte für Bilder. Eine automatische, nachträgliche Generierung der Struktur ist ausgesprochen aufwendig, die Erzeugung von PDF/UA beginnt daher in der Regel bereits am Ursprungsdokument.

PDF/UA kann auch als Nachfolger der Konformitätsstufe „A“ aus PDF/A gesehen werden und stellt von allen hier vorgestellten PDF-Standards die höchsten Anforderungen an die Erzeugung.

PDF-Standards kombinieren?

Um die Erzeugung standardkonformer PDFs so einfach wie möglich zu halten, werden die genannten PDF-Standards voraussichtlich weiterhin getrennt voneinander bestehen bleiben. Glücklicherweise ist die aktuelle Generation der PDF-Standards so geschrieben, dass die Erstellung von PDF-Dateien, die zu mehreren Subsets konform sein sollen, ohne großen Aufwand möglich ist. Denn die neuesten Versionen verwenden, wo es immer möglich ist, exakt die gleichen Formulierungen, sodass Konvertierung und Validierung, wo immer das sinnvoll ist, in der gleichen Art und Weise erfolgen kann. Selbst wenn es in PDF-Erzeugungsprogrammen, wie Microsoft Word, Adobe InDesign und anderen, nicht immer möglich ist, PDFs zu erzeugen, die mit mehreren Standards gleichzeitig konform sind, gibt es Produkte, die die nachträgliche Konvertierung – auch in automatisierten Abläufen – ermöglichen.

www.callas.de

Die callas software GmbH ist seit 1991 im Bereich der Druckvorstufe tätig. callas software entwickelt PDF-Technologien für das Publishing, Prepress, den Dokumentenaustausch und die Dokumentenarchivierung. Das Unternehmen ist Gründungsmitglied der PDF Association und engagiert sich von Anfang an im Vorstand des internationalen Verbandes.