Autor – Bernd Hennicke, Director Program Management, Microsoft Solutions Group bei OpenText
Es gibt kaum ein großes Unternehmen in Deutschland, das nicht in irgendeiner Weise SAP-Lösungen einsetzt. Ähnliches gilt für SharePoint, das als Collaboration-Plattform weit verbreitet ist. Doch meist existieren beide Umgebungen nebeneinander, ohne fließenden Datenaustausch und ohne entsprechende Synergieeffekte. Wie können Unternehmen die beiden Systemwelten integrieren und dadurch die getätigten Investitionen sichern? Und wie lassen sich damit die Geschäftsprozesse optimieren?
SharePoint findet als Collaboration-Plattform in Unternehmen eine weite Verbreitung und ist die Anwendung schlechthin, wenn es um Zusammenarbeit, Projektmanagement oder die Koordination von Aufgaben geht. Überdies eignet sich SharePoint gut, um Social Media-Kanäle in das Wissens- und Informationsmanagement von Unternehmen zu integrieren. So lassen sich beispielsweise Wikis oder Blogs erstellen und pflegen, um Wissen zu teilen, Inhalte zu kommentieren und zu bewerten. Laut einer Studie der Association for Information and Image Management (AIIM) aus dem Jahr 2013 nutzen 57 Prozent der befragten Unternehmen SharePoint auch für ihr Enterprise Content Management oder die Dokumentenverwaltung.
SAP und SharePoint – zwei verschiedene Welten
Gerade im Zusammenspiel mit SAP ergeben sich aber oft Probleme: Bearbeiten beispielsweise mehrere Mitarbeiter synchron Dokumente wie Excel-Tabellen oder Text-Dateien über SharePoint, lassen sich diese nicht ohne weiteres eins zu eins im SAP-System abbilden. Anders herum können unstrukturierte Daten, Dokumente sowie strukturierte Datenbank-Informationen aus der SAP-Umgebung nicht durchgängig in SharePoint genutzt werden. Der Grund hierfür besteht in fehlenden Schnittstellen und mangelnder Kompatibilität zwischen der SAP- und der Microsoft-Welt. Dies hat vielerlei negative Auswirkungen auf eine konsistente Datenhaltung und damit auf die Effizienz von Business-Prozessen: Anwender können aus der grafischen Benutzeroberfläche von SAP nicht auf SharePoint-Content zugreifen und umgekehrt. Das senkt deren Motivation und beeinträchtigt die Zusammenarbeit. Die Folgen sind Medienbrüche, Reibungsverluste und inkonsistente Geschäftsprozesse. Und nicht zuletzt entsteht Unsicherheit bezüglich der verlässlichen Einhaltung von Information Governance- und Compliance-Richtlinien im Zusammenhang mit der Nutzung von SharePoint.
Bild 1: Herausforderung Collaboration
Wie können nun die beiden führenden Business-Plattformen nahtlos miteinander verbunden werden? Hierfür haben SAP und Microsoft bisher einige Ansätze entwickelt. Dazu zählt etwa der SAP Business Connector, der die Integration von Nicht-SAP-Produkten durch die Verwendung einer offenen und nicht proprietären Technologie ermöglicht. Ein weiteres Tool am Markt ist der SAP NetWeaver Gateway Productivity Accelerator for Microsoft. Beide Systeme haben aber einen Nachteil: Sie stellen lediglich Schnittstellen bereit, liefern aber keine vollumfängliche Lösung zur Vereinheitlichung der SAP- und Microsoft-Welt. Eine dritte Integrationslösung bildet Duet Enterprise for SharePoint and SAP. Hierbei handelt es sich um eine gemeinsame Entwicklung von SAP und Microsoft, mit der sich die Interoperabilität zwischen SAP-Anwendungen und der Enterprise Edition von SharePoint Server 2013 realisieren lässt. Aber auch diese Lösung bietet keine 100-prozentige Integration, sondern nutzt SharePoint lediglich als Frontend und ermöglicht keinen bidirektionalen Austausch von Dokumenten. Zudem fokussieren alle drei genannten Lösungen strukturierte Daten. Unstrukturierte Informationen aus Dokumenten bleiben weitgehend unberücksichtigt.
Bidirektionaler Austausch von Informationen und Dokumenten
Einen neuen Weg geht OpenText mit SharePoint Services (SPS) for Extended ECM for SAP. Die Lösung ermöglicht, anders als bisherige Tools, einen anwendungsübergreifenden Zugriff auf strukturierte und unstrukturierte Unternehmensdaten. Diese lassen sich in beide Richtungen austauschen, also von SharePoint nach SAP und umgekehrt. Dokumente aus einer Plattform werden angepasst und in der anderen sichtbar gemacht. Anwender von SAP, SharePoint und ECM-Systemen können auf einen gemeinsamen, integrierten Workspace zugreifen und dadurch aus ihrer gewohnten Umgebung heraus mit Content aus der jeweils anderen Plattform arbeiten.
So werden wichtige SharePoint-Dokumente mit den zugrundeliegenden SAP-Prozessen im Unternehmen verknüpft. Ob Finanz-, Mitarbeiter-, Lieferanten-, Produkt- und sonstige ERP-Daten aus SAP, Collaborative Content, Projektinfos, Kommunikationsdaten aus SharePoint oder digitale und gedruckte Dokumente, Webseiten und Datensätze aus dem ECM-System – alle geschäftsrelevanten Informationen lassen sich in derselben Umgebung abbilden und bearbeiten.
Bild 2: SharePoint-Inhalte und SAP-Geschäftsprozesse integrieren mit SAP Extended ECM
Dies erhöht die Effizienz der Zusammenarbeit sowie die Produktivität im Unternehmen. Störungen der Prozesskette durch unzugängliche Dokumente werden verhindert, Informationssilos beseitigt und die Datenmenge reduziert. Dadurch lassen sich auch Kosten für die Speicherung und die Analyse des Datenbestands verringern. Gesetzliche Vorschriften zur Dokumentation von Vorgängen und Aufbewahrung von Daten können besser eingehalten werden. Und vor allem lassen sich sämtliche Geschäftsprozesse beschleunigen und optimieren.
Hierzu einige Beispiele: Beim Anlagenmanagement in Unternehmen lassen sich alle Maschinen- und Wartungsinformationen konsistent und komfortabel verwalten. Dies erleichtert die Einhaltung von Compliance-Richtlinien und erhöht die Betriebssicherheit von Maschinen. In der Logistik- und Versandbranche werden Lager- und Speditionsprozesse durch eine effizientere Erzeugung und Verteilung von Dokumenten verbessert. Mitarbeiter des Qualitätsmanagements können qualitätsrelevante Informationen und Testdokumentationen nachvollziehbar und prüffähig verwalten. Und im Rahmen des Product Lifecycle Managements lassen sich material- und produktbezogene Dokumente und Informationen über den gesamten Produktlebenszyklus konsistent pflegen.
Anwendungsbeispiel
Konkret sichtbar wird der Nutzen einer Integration von SAP und SharePoint an einem Beispiel aus der Instandhaltungspraxis: Ein Mitarbeiter, der die Prozesse rund um die Wartung von Maschinen verwaltet, erstellt eine Benachrichtigung in SAP und legt dort sämtliche Wartungsdokumente, Informationen und Fotos ab. Ein technischer Prozessmanager, der mit SharePoint arbeitet, erhält die Benachrichtigung und bekommt einen detaillierten Einblick in alle relevanten Wartungsinformationen – und zwar in seiner Umgebung. Er kann nun über SharePoint Dokumente austauschen und mit anderen Projektbeteiligten kommunizieren. Instandhaltungsarbeiten wie zum Beispiel der Austausch einer Dichtung lassen sich einfach und bequem über SharePoint dokumentieren. Diese Dokumentation wird automatisch im gemeinsamen Workspace, also genau an der richten Stelle im SAP Plant Maintenance System abgelegt. So ist in Zukunft immer die richtige Dichtung vorhanden.
Fazit
Unternehmen sichern ihre Investitionen in SharePoint und in die SAP Business Suite, wenn sie die beiden Plattformen integrieren. Zudem profitieren Firmen von durchgängigen und effizienten Geschäftsprozessen, was die Qualität der Zusammenarbeit und die Produktivität erhöht. Und nicht zuletzt lassen sich Richtlinien für die Information Governance und Compliance sicherer einhalten.
www.opentext.de
www.opentext.com/powerof3
Bernd Hennicke, Director Program Management, Microsoft Solutions Group bei OpenText. OpenText bietet Software für Enterprise Information Management. Damit können Unternehmen jeglicher Größe und aus jeder Branche ihre unstrukturierten Geschäftsinformationen in ihren eigenen Rechenzentren oder in der Cloud managen, sichern und wertsteigernd nutzen. Mehr als 50.000 Unternehmen verwenden bereits OpenText-Lösungen, um das Wertpotenzial ihrer Informationen zu erschließen.
