Autorin – Claudia Gerhardt, Technische Redakteurin, SQUIDDS e.K.
Eine konsistente Terminologieverwendung im Unternehmen ist in jeder Branche von enormer Bedeutung – denn jede Abteilung greift auf Texte, technische Dokumentationen, Anleitungen oder Beschreibungen zurück. Zentral ist ein konsequentes Terminologiemanagement jedoch für die Technische Redaktion. Zum einen benötigen Redakteure weniger Zeit für Korrekturen und profitieren bereits bei der Erstellung von Anleitungen und Dokumentationen von der Wiederverwendbarkeit geprüfter Texte. Zum anderen gewährleistet die einheitliche Verwendung von Begriffen die Verständlichkeit und ist somit entscheidend für die Kunden- und Anwenderfreundlichkeit.
Doch auch für Marketingexperten eines Unternehmen, die die technischen Zusammenhänge nicht im Detail kennen, ist es von Vorteil, die richtigen und passenden Bezeichnungen zu wählen, damit sich Kunden in der späteren Anwendung darauf beziehen können. Darüber hinaus reduziert sich bei Nutzung einer einheitlichen Terminologie auch der Aufwand bei der Übersetzung der Texte: Die Arbeit kann sich in diesem Fall auf die jeweiligen Abweichungen gegenüber bisherigen Versionen und Inhalten reduzieren.
Terminologie in Datenbank hinterlegt
Technische Voraussetzung für die Einführung einer unternehmensweiten Terminologie ist eine Datenbank, die im Idealfall von einem Terminologen oder einem zuständigen Redakteur erstellt und gepflegt wird, während weitere Nutzer ausschließlich über Leserechte verfügen. Auf diese Weise können doppelte Einträge, fehlerhafte oder missverständliche Anmerkungen vermieden werden. Der Zugriff kann beispielsweise über die Ablage in einem gemeinsamen Laufwerk gesichert werden. Komfortabler ist ein administratives Terminologiemanagement, das die Verwaltung und Pflege der Datenbank je nach Unternehmensgröße auch als Enterprise-Lösung ermöglicht.
Bild 1: Übersicht über angeschlossene Datenbanken
Bei Dokumentationen, die von mehreren Redakteuren erstellt werden, findet darüber hinaus ein wechselseitiger Austausch statt, der mitunter zu Erweiterungen, Anpassungen und Verbesserungen der Dokumentationen führt. Greifen alle Abteilungen auf eine einheitliche Datenbank zu, können eventuelle begriffliche Anpassungen schneller vorgenommen werden und langfristig ganz wegfallen.
Der Vorteil einer konsequenten Terminologieprüfung ist vor allem im Hinblick auf Dokumentationen von Lieferanten klar ersichtlich. Sofern es keine klaren Vorgaben im Sinne einer Norm gibt, können die Bezeichnungen und Begrifflichkeiten innerhalb einer Branche stark variieren, sodass in Dokumentationen von Dritten häufig andere Termini für einzelne Bauteile, Montageschritte und Ähnliches verwendet werden. Um die daraus resultierenden Korrekturen zu vermeiden, ist es sinnvoll und möglich, auch externen Dienstleistern oder Lieferanten die unternehmensspezifische Datenbank zur Verfügung zu stellen und somit begriffliche Abweichungen bereits im Voraus auszuschließen oder zu minimieren. Zudem besteht bei Terminologiemanagement-Systemen häufig auch die Möglichkeit, auf Standardwörterbücher zuzugreifen und eventuelle Abweichungen zu verwalten.
Prüfung direkt im Editor
Arbeiten die an einer Dokumentation beteiligten Redakteure mit verschiedenen Editoren, können neben den bereits erwähnten inhaltlichen Hindernissen auch Kompatibilitätsschwierigkeiten auftreten. Um in diesem Fall eine einheitliche Terminologie zu gewährleisten, ist der Einsatz eines Editoren-übergreifenden Tools zur Terminologieprüfung ratsam.
Die häufigsten Editoren im Bereich der Technischen Kommunikation sind nach wie vor MS Word und Adobe FrameMaker. Einige Unternehmen setzen zudem auf Adobe InDesign, das sich insbesondere hinsichtlich der umfangreichen Möglichkeiten der Layoutgestaltung von Word oder FrameMaker unterscheidet. Für die zunehmende Verwendung von XML- oder DITA-basierten Dokumentationen ist Adobe FrameMaker jedoch das geeignetere Werkzeug.
Für routinierte Word-Anwender ist auch der XML-Editor SIMQIN eine echte Alternative. Dieser Word-ähnliche Editor setzt keine XML-Kenntnisse voraus, sondern wandelt die jeweilige Texteingabe im Hintergrund in eine valide XML-Struktur um. Um auch in diesem Programm eine effiziente Terminologieprüfung zu nutzen, bietet sich beispielsweise das Tool Finalyser TERM CHECK an. Es lässt sich problemlos in die genannten Editoren MS Word, Adobe FrameMaker, Adobe InDesign und Acolada SIMQIN integrieren, sodass die Prüfung der Terminologie direkt im Editor stattfinden kann. Dies erlaubt einen Workflow, in dem die Prüfung der Dokumente ohne Wechsel in ein separates Programm oder eine andere Oberfläche innerhalb des Editors stattfindet. Zudem wird auch bei der Arbeit mit ERP- oder CAD-Systemen die Terminologieprüfung unterstützt.
Neue Terme gewinnen durch Auslesen unbekannter Wörter
Um darüber hinaus eine optimale Verwendung des Terminologie-Tools zu gewährleisten, sollte dieses direkt auf die gemeinsame Datenbank zugreifen. Diese Funktion ist die Voraussetzung für eine nachhaltige Terminologieverwaltung und effiziente Terminologieprüfung. Dabei werden Dokumente oder ganze Bücher per Mausklick verglichen, die Ergebnisse aufgelistet und unter anderem mittels Markierung die Auffindbarkeit bestimmter Wörter oder Begriffe erleichtert.
Auch der Finalyser TERM CHECK gleicht den Inhalt des aktuellen Texts mit der angeschlossenen XML- oder UniTerm-Datenbank ab – mittels der Funktion Terme prüfen. Dabei werden die folgenden Wortklassifikationen berücksichtigt und entsprechend ausgelesen:
• Dont‘s: Wörter, die in der Datenbank als „Unwort“ klassifiziert wurden und im Dokument oder Buch nicht zulässig sind
• Terme: zugelassene Begriffe, die in der Dokumentation verwendet werden dürfen
• Abkürzungen: abgekürzte Formulierungen, Begriffe und Wörter
• Stop Worte: Wörter, die im Kontext der Terminologie nicht gesondert geprüft werden müssen wie beispielsweise Präpositionen, Bindewörter und Ähnliches
• Undefinierte Worte: alle Wörter, die bislang nicht in der Datenbank berücksichtigt und klassifiziert wurden
Vor allem beim Erstellen einer neuen Terminologiedatenbank ist der Abgleich über Wortklassifikation hilfreich, da das Auslesen und Eingeben von bislang undefinierten Wörtern mithilfe der Funktion Terme gewinnen stark vereinfacht wird. Je nachdem, welche Datenbank verwendet wird, kann das Auslesen in eine Excel-XML-Datei oder in einzelne TXT-Dokumente erfolgen. Bei Verwendung einer XML-Datenbank, die in Excel gepflegt wird, werden die bislang unbekannten Begriffe in das Tabellenblatt Undefined Terms geschrieben und können anschließend ohne großen Aufwand in die Tabellenblätter Dont’s, Terme, Abkürzungen und Stop Worte verschoben werden. Bei Nutzung einer angeschlossenen Acolada UniTerm-Datenbank können die Daten mittels der Funktion Tabellenimport in wenigen Schritten in die Datenbank importiert und für die Terminologieprüfung verwendet werden.
Bild 2: Wortabgleich mit der angeschlossenen Datenbank
Fazit
Die Vorteile einer einheitlichen und unternehmensweiten Terminologie bestehen vor allem in der Reduktion des Korrektur- und Erstellungsaufwands für Anleitungen und Dokumentationen. Aufgrund der Vielzahl der verschiedenen Editoren bietet sich die Verwendung eines Tools an, das diese unterstützt und direkt verwendet werden kann.
www.squidds.de
Claudia Gerhardt ist als Technische Redakteurin für SQUIDDS e.K. in Nürnberg tätig. SQUIDDS ist als Berater in der Technischen Kommunikation auf die Automatisierung von Arbeitsabläufen spezialisiert. Wir unterstützen unsere Kunden bei der Umsetzung ihrer Projekte, schulen Technische Redakteure und sorgen für eine erfolgreiche Realisierung ihrer Vorhaben. Wir sind Partner von Adobe, WebWorks, Tetra4D und SAP, liefern Lizenzen und unternehmensweite Lösungen.
