Office aus der Cloud – wie der Hype bei Microsoft geerdet wird
Kim Vahsen, Insight Technology Solutions GmbH
Cloud, Google, Web-Office, Business Productivity Online Suite (BPOS), SharePoint, Office 365
Die IT-Industrie bringt in verlässlicher Regelmäßigkeit neue Trends hervor. Sie werden in einer frühen Phase zum Hype aufgeblasen und müssen sich dann der Realität stellen – was häufig nicht leicht fällt. Vor einigen Jahren war das so mit Green IT. Aktuell ist die sogenannte Cloud an der Reihe – also Softwareanwendungen aus dem Netz. Der Hype ist noch nicht verklungen und doch gibt es bereits seit geraumer Zeit eine ganze Reihe von Anwendungen, die auch eifrig genutzt werden – sowohl im privaten als auch im geschäftlichen Umfeld. Microsoft und Google bieten sich einen Wettstreit um die Vorherrschaft im Bereich des webbasierten Büros – des Office in der Cloud. Dabei verfolgen sie unterschiedliche Ansätze.
Google: Web-Office als Ziel
Google setzt darauf, alle Teile der Bürosoftware komplett als Browseranwendungen anzubieten. Dieses Modell ist von einer Reihe von Online-Dienstleistern auch für Privatanwender verfügbar. So gibt es im privaten Anwendungsbereich mittlerweile eine ganze Reihe von Anbietern, die kostenlose Web-Office-Pakete zur Verfügung stellen. Am bekanntesten ist hier wohl Google Docs, das Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Präsentationssoftware, ein Malprogramm und einen Formelgenerator enthält. Darüber hinaus sind Zoho oder Thinkfree seit Jahren auf dem Markt, jedoch weniger bekannt.
Webhoster bieten vermehrt Cloud-Office-Pakete als Dreingabe an und Microsoft hat mit Office WebApps in diesem Jahr nachgelegt. Allen ist gemeinsam, dass sie kostenlose Basisfunktionalitäten wie Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Präsentationssoftware enthalten. In Details unterscheiden sich die Pakete jedoch deutlich. Die Google Docs sind auch ein Teil der Google Apps, die für den Unternehmenseinsatz angeboten werden.
Microsoft: lokale und Cloud-Daten
Microsoft hat für seine Cloud-Dienste für Unternehmen bislang einen anderen Ansatz gewählt, der etwas zurückhaltender an das Thema herangeht. Eine vollständige Aufgabe der Hoheit über die eigenen Daten wird dort nicht vorausgesetzt. Vielmehr ist ein Mischansatz vorgesehen. Ein Teil der Daten und Anwendungen bleibt lokal installiert, ein Teil wird aus der Cloud abgerufen und dort gespeichert. Mit der Business Productivity Online Suite (BPOS) wurde dieses Konzept vor zwei Jahren eingeführt. Und es kam bei den Kunden an. BPOS ist heute die erfolgreichste Cloud-Office-Lösung auf dem Markt. Vermutlich auch, weil sie nicht versucht, eine vollständige Cloud-Anwendung zu sein. Stattdessen werden vor allem Kollaborations- und Kommunikationsanwendungen aus dem Netz bereitgestellt. Die klassischen Office-Programme Exchange, Share-Point, Live Meeting und der Office Communication Server können als Dienstleistung bezogen werden. Außerdem gibt es die Möglichkeit, den eigenen Datenserver auszulagern – oder Teile davon.
Für den Einstieg in die Cloud scheint dies das richtige Konzept zu sein. Es ermöglicht Unternehmen, sich mit der Materie aktiv zu befassen und doch auszuwählen, wie intensiv man sich auf unbekanntes Terrain begeben will. So ist bei Unternehmen eine Analogie zu Privatnutzern zu beobachten. Etwas konservativere IT-Abteilungen und Geschäftsleitungen gehen zurückhaltend an die Cloud heran und bevorzugen möglichst viele lokale Installationen mit einer vorsichtigen Einbindung der Cloud-Services. Aber es gibt auch progressive Unternehmen, welche die neuen Möglichkeiten des netzbasierten Office so intensiv nutzen möchten wie nur möglich.
Cloud? Vielleicht
Bei beiden Gruppen sind die Gründe, in die Cloud zu wechseln, jedoch relativ ähnlich. Es sind letztlich drei Beweggründe, die zu einem Wechsel führen: eine Überlastung der eigenen IT-Abteilung, der Wunsch, die Mobilität der Mitarbeiter zu erhöhen, und eine bessere Anbindung der Kollegen im Außendienst an das Unternehmensnetzwerk. Der weit verbreitete Mythos, dass die IT-Abteilungen dem Wechsel in die Cloud ablehnend gegenüberstehen, hat dabei nur wenig mit der Realität zu tun (von Ausnahmen abgesehen, die später genannt werden).
Wie erwähnt, ist die Entlastung der IT-Abteilung einer der wichtigsten Gründe für den Umstieg, was vor allem den Angestellten dort zugutekommt. Noch bei keinem Projekt konnte eine Entwicklung beobachtet werden, die als Schreckgespenst bei dem Thema Umstieg in die Cloud droht: Entlassungen in der IT-Abteilung. Dafür verändert sich die Rolle der IT-ler. Bislang sind sie reine Dienstleister für die Mitarbeiter, jetzt werden sie selbst zu Kunden. Durch entsprechende Service Level Agreements wird festgehalten, dass die Cloud-Dienste hochverfügbar sein müssen, weshalb auf Seiten des Anbieters rund um die Uhr Supportmitarbeiter zur Lösung von Problemen zur Verfügung stehen. Damit kommen externe Kapazitäten hinzu und die Administratoren können sich um wichtigere Dinge kümmern. Oftmals schafft erst der Umstieg auf Cloudbasierte Dienste wieder die Freiräume, um stärker strategisch an der Planung der eigenen Infrastruktur arbeiten zu können.
Eher ein Nebenaspekt bei der Anschaffung von BPOS sind die Kommunikationsmöglichkeiten, die ein gehostetes SharePoint bietet. Die Anbindung von Mitarbeitern, die sich außer Haus befinden, ist meist von vornherein ein wichtiges Argument. Die darüber hinausgehenden Fähigkeiten von SharePoint werden zunächst meist nicht beachtet. Aber häufig ist das ein Aspekt, der schon sehr früh in der Projektphase großes Interesse hervorruft. Denn neben der Tatsache, dass Daten einfach auf allen Endgeräten an jedem Ort verfügbar sind, lassen sich nun auch mit wenig Aufwand Intranet- und Extranet-Projekte realisieren, welche die Kommunikation mit Mitarbeitern und Partnern enorm verbessern.
Business Productivity Online Suite: mobile Kommunikation
Microsoft vermarktet bereits seit einigen Wochen nur noch die BPOS-Nachfolgelösung Office 365. Diese ist jedoch derzeit nur als Beta-Version auf dem Markt und entsprechend noch nicht produktiv einsetzbar. Also lohnt sich weiterhin ein Blick auf die Business Productivity Online Suite. Sie besteht aus den Produkten Exchange Online, SharePoint Online, Office Communications Online und Office Live Meeting.
Microsoft Exchange Online basiert hier auf Exchange Server 2007 und gibt Mitarbeitern einen sicheren und ortsunabhängigen E-Mail- sowie Kalenderzugriff. Dazu können Microsoft Outlook, Webmailer oder mobiler Zugriff genutzt werden. Jeder Mitarbeiter erhält 25 Gigabyte Speicherplatz in seinem Postfach. SharePoint Online ermöglicht die sichere Zusammenarbeit der Mitarbeiter durch Intranet-Funktionalitäten, über die der Zugriff auf Dokumente und deren Bearbeitung sowie Verwaltung deutlich vereinfacht wird. Zudem können Unternehmen damit per Extranet Partner anbinden.
Für die direkte Kommunikation sorgt der Office Communications Server. Mit ihm bekommen die Mitarbeiter eine robuste Instant-Messaging-Lösung, die Textnachrichten, Sprach- und Videotelefonie bereitstellt. Dank umfangreicher Statusanzeigen herrscht zudem immer Klarheit über den Anwesenheitsstatus der Kollegen. Für ausgedehntere Besprechungen, Meetings, Präsentationen und Schulungen bietet sich Office LiveMeeting an. Damit können ohne großen Aufwand Videokonferenzen durchgeführt werden. Ein webbasierter Client ermöglicht die Anbindung von Teilnehmern, ohne Software installieren zu müssen. So können dann auch Schulungen oder Vorträge für externe Teilnehmer per Video abgehalten werden.
Alle Anwendungen bieten die Möglichkeit, das für die eigenen Ansprüche am besten geeignete Nutzungsszenario auszuwählen. Bei den Programmen kann zwischen einer lokalen Installation und der Nutzung im Browser entschieden werden. Ähnlich sieht es bei den Daten aus: Ob auf der Festplatte, auf dem lokalen Server oder in der Cloud gespeichert werden soll, können die Unternehmen frei wählen. So ist eine ganze Reihe von verschiedenen Hybrid-Modellen möglich.
Office 365: Zusatzkapazitäten aus der Cloud
In diesem Jahr wird BPOS von Office 365 abgelöst, das einen ähnlichen Grundansatz verfolgt, aber die Möglichkeit eröffnet, noch wesentlich konsequenter Dienste und Daten auszulagern. Deshalb werden auch drei Varianten angeboten: eine, die BPOS ähnelt, eine, die Office WebApps aus der Cloud einschließt, sowie eine, die lokale Office-Installationen einschließt.
Alle Varianten enthalten drei Programmpakete:
- Exchange Online basiert hier auf Exchange Server 2010. Microsoft garantiert 99,9-prozentige Verfügbarkeit, redundante, katastrophensichere Datensicherung und integrierte, stets aktuelle Anti-Virus- und Anti-Spam-Lösungen – ein Service-Level, das viele Unternehmen selbst nicht leisten könnten.
- SharePoint kommt mit den gewohnten Funktionen, aber nun lassen sich auch kleine externe Websites erstellen und die Anbindung an die Desktops wurde vereinfacht. Dank SharePoint Workspace werden Inhalte so synchronisiert, dass sie auch weiterbearbeitet werden können, wenn keine Internet-Verbindung mehr besteht. Dann wechselt Share-Point in den Offline-Modus und synchronisiert die bearbeiteten Inhalte anschließend wieder mit dem Server.
- Die dritte Softwarelösung im Paket ist Microsoft Lync. Sie vereint Office Communications Online und Office Live Meeting Online zu einer neuen Kommunikationsplattform. Dadurch wird es zum Beispiel möglich, direkt aus einer Instant-Messaging-Unterhaltung in eine spontane Videokonferenz zu wechseln. Mit Social Networking-Funktionen vereinfacht es zudem die Vernetzung von Mitarbeitern untereinander.
Unterschiede zum Vorgänger gibt es beim grundlegendenSystemansatz. Die Kombination von lokalen Installationen und Cloud-Diensten wurde weiter optimiert und durch neue Kombinationsmöglichkeiten ergänzt. Besonders interessant dürfte sein, dass Unternehmen bei Office 365 jederzeit zu lokalen Diensten sofort Zusatzkapazitäten aus der Cloud hinzuziehen können. Dienste werden für Unternehmen also problemlos und ohne großen Aufwand skalierbar. Wenn bei einem Unternehmen auf Grund schnellen Wachstums die Postfach-Speicherkapazitäten des lokalen Exchange-Servers knapp werden, kann es schnell und unkompliziert weitere Postfächer mit je 25 GB Speicher aus der Cloud beziehen.
Komplettes Angebot mit SharePoint Online
Vor SharePoint haben vor allem kleinere und mittlere Unternehmen häufig Respekt. Die vermeintliche Komplexität ist jedoch ein Mythos. Gerade in der gehosteten Variante wird die Administration enorm entlastet, da keine Server unterhalten und gewartet werden müssen. Doch vor allem bietet es eine Lösung für ein grundlegendes Problem, das gerade KMUs häufig haben: Wie ermögliche ich meinen Mitarbeitern von überall Zugang zu wichtigen Dokumenten und anderen internen Informationen und gewährleiste gleichzeitig das nötige Sicherheitsniveau meines Unternehmensnetzwerks? SharePoint Online nimmt der IT-Abteilung diese Problematik ab und ermöglicht den Mitarbeitern eine deutlich bessere, systemgestützte Zusammenarbeit.
Generell gibt es häufig ein Missverständnis, wenn man von Share-Point spricht. Die Plattform ist kein Fileserver und beinhaltet auch keinen. Dennoch kann man dort Dokumente zur Verarbeitung bereitstellen. Besonders bietet sich das an, wenn ein Dokument in einem vordefinierten Prozess von mehreren Kollegen bearbeitet werden soll oder bestimmte Freigaben benötigt. Diese Prozesse lassen sich dann in SharePoint abbilden. Denkt man zudem das Thema „interne Kommunikation“ konsequent zu Ende, kommt ein Unternehmen heute nicht mehr um ein Intranet herum. Hier bietet SharePoint mit einfach anzupassenden Vorlagen die Möglichkeit, ohne großen Aufwand in kurzer Zeit ein Intranet und/oder ein Extranet zu erstellen. Sicherlich ist das kein ausschlaggebendes Argument für die Anschaffung von Office 365 – doch wer sich ohnehin für Office 365 entscheidet, erhält so neue Möglichkeiten ohne zusätzliche Kosten.
Cloud-Projekte? Erst mal testen
Unternehmen stehen beim Wechsel in die Cloud meist vor nur zwei Optionen: Sie entscheiden sich zwischen Google Apps und einer Microsoft Cloud-Lösung. Ein grundlegender Unterschied führt häufig dazu, dass Microsoft bei diesen Überlegungen gewinnt: Beim Umstieg auf BPOS oder später Office 365 müssen sich die Mitarbeiter nicht auf etwas Neues einstellen. Das Look and Feel der Programme bleibt gleich, während ein Wechsel zu Google Apps eine komplette Umstellung bedeutet. Bei BPOS oder Office 365 kann das gesamte IT-Backend, also Server, Share-Point, Exchange, etc. ausgetauscht werden, ohne dass die Nutzer dies überhaupt mitbekommen.
Natürlich geht es hier um eine Unternehmensentscheidung: Wie konsequent möchte das Unternehmen die IT auslagern, wie große Umstellungen sind den Mitarbeitern zuzumuten und welche Ziele verfolgt die Geschäftsführung damit? Bei vielen Projektenliegt eine recht einfache Zielvorgabe zugrunde: Auf den einzelnen Rechnern soll weniger Software installiert sein. Dennoch möchten die Unternehmen nicht die Hoheit über ihre IT verlieren, sie also nicht vollständig in die Cloud auslagern.
Ein häufig gewählter und überaus sinnvoller Ansatz ist, mit klar abgegrenzten Pilotprojekten zu starten. So werden zunächst einzelne Abteilungen oder bestimmte Mitarbeitergruppen (hier bietet sich der Außendienst an) in BPOS überführt. Ein längerfristig angelegter Test zeigt dann, wo die Stärken und Schwächen der neuen Struktur liegen und was für den Rest des Unternehmens zu beachten ist. Dieser Pilot kann durchaus so ausgeführt werden, dass die Abteilung gar nicht mitbekommt, dass die neuen Funktionen nicht von Servern im Unternehmen kommen. Da sich die Bedienung nicht grundlegend unterscheidet, kann den Mitarbeitern der Umstieg auch einfach als reguläres Update angekündigt werden.
Bewährungsprobe bestanden?
Erstaunlich häufig beschließen Unternehmen auf Grund der positiven Erfahrungen in der Test- und Implementierungsphase, wesentlich mehr Cloud-Dienste in Anspruch zu nehmen als ursprünglich geplant. Dazu tragen das Feedback der Mitarbeiter und der IT-Abteilung zu gleichen Teilen bei. Ein sanfter Einstieg ist dennoch häufig unbedingt nötig. Dann bleibt zum Beispiel die Zentrale des Unternehmens bei lokalen Installationen, während die Niederlassungen in die Cloud wechseln. Dateiserver werden üblicherweise ohnehin auch weiterhin im Unternehmen betrieben.
Es gibt gewichtige Argumente für einen Mischbetrieb, die nicht selten auch mit dem inneren Frieden zu tun haben. Obwohl die IT-Abteilung nachweislich von Cloud-Diensten profitiert, gibt es häufig eine Art Wettkampf, da die IT ungern Verantwortlichkeiten abgeben möchte. Gerade auch die bestehenden Geschäftsbeziehungen zu Dienstleistern werden dabei häufig auf die Probe gestellt, da diese Umsatzverluste fürchten. Zudem kommen durch den Umstieg in die Cloud häufig neue Dienstleister, also Konkurrenten zu den bestehenden, ins Spiel.
Gerade, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten, der für Mitarbeiter so wenig Beeinträchtigungen wie möglich bedeutet, ist es sinnvoll, für die Migration in die Cloud einen erfahrenen Partner mit ins Boot zu holen. Die Zahl der Händler, die mit größeren Cloud-Projekten umfangreiche Erfahrung besitzen, ist zwar klein, dafür haben diese dann genügend Projekte abgeschlossen, um auf alle möglichen Hindernisse vorbereitet zu sein. Natürlich gibt es auch Tools, um die Migration selbst zu stemmen, aber die Komplexität der Projekte ist hoch. Der Unterschied zwischen der Zusammenarbeit mit einem Partner, der auf die Erfahrung aus vielen Projekten zurückgreifen kann, und der selbstständigen Durchführung der Migration lässt sich meist in Zeiteinheiten messen. Mit Dienstleister ist die Migration über ein Wochenende zu schaffen – ohne dauert es eineinhalb Wochen.
Kostenvorteile durch den Wechsel?
Doch nicht immer lohnt sich der Wechsel. Deshalb ist eine gründliche Kosten-Nutzen-Analyse der erste Schritt, auf den erst die weiteren Maßnahmen folgen können. Die Kosten für BPOS oder Office 365 sind dabei leicht zu bemessen. BPOS kostet ab 8,50 Euro pro Nutzer und Monat, Office 365 ab 6,25 Euro. Volumenlizenzen drücken die Preise um bis zu 40 Prozent. Besonders interessant und lohnenswert werden diese Dienste, wenn veraltete Technologien abgelöst werden sollen. Arbeitet ein Mittelständler beispielsweise noch mit Exchange 2003 und denkt über eine Ablösung nach, gibt es gewichtige Gründe, in die Cloud zu wechseln. Eine Migration auf Exchange 2010 wäre mit großen Kosten und enormem Aufwand verbunden. Der Wechsel zu Office 365 ist im Vergleich einfacher, deutlich schneller und wesentlich günstiger. Dazu kommt: Zukünftige Migrationen übernimmt dann Microsoft. Über die Aktualität der Lösungen, die das Unternehmen aus der Cloud bezieht, muss es sich keine Gedanken mehr machen.
Cloud? Ja bitte
Der Hype namens Cloud ist, das wird aus diesen Ausführungen sicherlich deutlich, längst in der Realität angekommen. Natürlich ist die Zahl der Unternehmen, die derzeit Cloud-Services benutzt, noch überschaubar. Doch es gibt eine Reihe von Vorteilen, die einen Wechsel interessant machen. Häufig entstehen niedrigere Kosten, die IT-Abteilung wird entlastet, den Mitarbeitern ein einfacher aber verlässlicher Online-Zugriff auf Daten und Prozesse gegeben und die Unternehmen müssen sich keine Gedanken mehr über Updates machen. Der Trend zeigt daher: Die Bereitschaft zum Wechsel in die Cloud nimmt zu. Im gleichen Maße werden die Lösungen interessanter und ausgereifter. Einem Wechsel schon heute steht daher nichts im Wege.
Kim Vahsen ist Sales Director bei der Insight Technology Solutions GmbH.
www.insight.de
