Archivieren für die Zukunft: Unified Archiving
Dipl.-Ing. Wolfgang Munz, CEO, Hauptgesellschafter und Gründer von dataglobal.
Zentrale Archivierung, Compliance, Datenklassifizierung, Informationstypen, E-Discovery
Compliance-Richtlinien und gesetzliche Vorgaben schreiben die langfristige sichere Archivierung von Daten, Belegen, Arbeitsergebnissen und Prozessschritten vor. Aber viele herkömmliche Verfahren, bei denen die Archivierung der jeweiligen Anwendung zugeordnet ist, sind durch die rasant steigenden Datenmengen, die wechselnden IT-Systeme und Anwendungen sowie zahlreiche unterschiedliche Speichertechnologien nicht mehr in der Lage, auch zukünftige Anforderungen zu erfüllen. Um dieses Problem zu lösen, müssen Unternehmen in Zukunft – ähnlich wie bei Datenmanagement mit Datenbanken – eine einheitliche, übergreifende Infrastruktur zur Archivierung implementieren. Bei diesem ‚Unified Archiving’ genannten Konzept ist die übergreifende Suche und Bereitstellung von Informationen auch aus zukünftigen Anwendungen und Datenquellen sicherstellt. Ein Vorreiter auf dem Gebiet des ‚Unified Archiving’ ist die dataglobal GmbH aus Heilbronn mit ihrem CEO Wolfgang Munz.
Was ist Unified Archiving?
Das Konzept ‚Unified Archiving’ beschreibt einen in erster Linie ganzheitlichen, zentralen Ansatz für den gesamten Archivierungsbedarf im Unternehmen. Dies beinhaltet vor allem nicht nur die Archivierung von Belegen, Dokumenten, E-Mails und Anwendungsdaten, sondern auch von ERP-Daten, Audio- und Videodateien, wie beispielsweise Telefonate oder Videokonferenzen, kurz gesagt: von allen digitalen Daten. Über diesen allumfassenden Ansatz hinaus erfolgt beim Unified Archiving die Administration über ein zentrales Archiv-Backbone, das je nach Datentyp oder Umgebung an unterschiedliche Module angeschlossen werden.
Wo liegt der Nutzen in diesem Konzept? Warum UA? Inwieweit hilft Unified Archiving beim Einhalten von Compliance-Richtlinien?
Beim Einsatz einer strukturierten und funktionalen Unified-Archiving-Lösung lassen sich in erster Linie drei entscheidende Vorteile für das Unternehmen feststellen: Zum einen wird durch die Konsolidierung aller unternehmensweiten Archivierungsbelange in einem System und mit einheitlichem Zugriff die IT-Infrastruktur verschlankt. Zum anderen ermöglicht die Zentralisierung die revisionssichere Erfüllung aktueller Anforderungen aus dem Bereich Compliance an die Aufbewahrung von Informationen, wie beispielsweise ein übergreifendes Management der Aufbewahrungsfristen. Außerdem können durch die Reduktion von Speicherbedarf und die übergreifende Vermeidung von Dubletten nicht zuletzt die IT-Ausgaben gesenkt werden.
Konkret schlägt sich dies in verschiedenen Funktionen wie Retention Management, Versioning oder Rendition Service nieder – was nur eine zentrale Archivinfrastruktur bieten kann: Beim Retention Management geht es um die Aufbewahrungsfristen, die für einzelne Dokumente gelten. Unified Archiving ermöglicht die Verknüpfung der archivierten Daten mit der Information darüber, wie lange sie aufbewahrt werden müssen. Dadurch wird den Unternehmen die gezielte und bewusste Löschung von Informationen ermöglicht. Versioning wiederum sorgt für die Nachvollziehbarkeit verschiedener Arbeitsstände bei einem Dokument. Dies ist besonders wichtig, wenn mehrere Personen aus unterschiedlichen Abteilungen an der Erstellung und Bearbeitung der Datei beteiligt sind. Der Rendition Service schließlich erstellt gemäß festgelegter Policies Langzeitkopien in einem standardisierten Format wie PDF/A oder TIFF. Dies ist aus Compliance-Sicht insbesondere bei ganz spezifischen Dateiformaten wichtig, bei denen es sein kann, dass die zugehörige Anwendung irgendwann aus dem IT-System verschwindet. Für die Funktionalität und Effizient bei allen diesen Beispielen ist jedoch ein zentrales Management der Archivstruktur Richtlinien und Policies unabdingbar – ein auf zahlreiche Insellösungen verteiltes Archiv macht ein stringentes Vorgehen hier nahezu unmöglich.
Welche Rolle spielt die Datenklassifizierung hierbei? Was muss der Anwender manuell klassifizieren und was läuft automatisiert ab?
Für Unternehmen gilt es heute im Bereich Archivierung vor allem zwei Herausforderungen zu managen: Menge und Struktur. Durch das stark ansteigende Volumen unstrukturierter Daten wird eine Klassifizierung zur sinnvollen Verarbeitung unerlässlich! Dies stellt viele Unternehmen aber immer noch vor ein Problem, da die technologische Umsetzung der Archivierung meist in der Verantwortung der IT-Abteilung liegt. Das Wissen über den Inhalt einer Datei und damit um ihre Bedeutung für das Unternehmen liegt aber beim Erzeuger bzw. beim Nutzer dieser Datei. Für eine effiziente Klassifizierung gilt es nun, das Wissen beider Seiten möglichst effizient zu verbinden. Wir haben hierzu mit dem ‚dg Classification Cube’ ein Konzept der Datenklassifizierung entwickelt, das Dateien nach drei Kriterien – Prozess, Geheimhaltungsstufe und Wertigkeit – einordnet und IT-Abteilungen damit standardisiert genau die Information liefern, die sie benötigt, um eine Datei korrekt zu archivieren. Natürlich sollten Daten aber nicht erst klassifiziert werden, wenn sie archiviert werden sollen: Zusätzlich ermöglicht es unsere Klassifizierungslösung als einzige am Markt eine übergreifende Klassifizierung von archivierten Daten und „lebenden“ Dateien z.B. im Filesystem. Dabei läuft die Klassifizierung vollständig automatisiert ab – eine manuelle Klassifizierung ist dazu optional möglich.
Wie unterscheidet sich der UA-Ansatz von anderen DMS/ECMKonzepten?
Was glauben Sie, hat Unified Archiving diesen anderen Konzepten voraus?
Lassen Sie mich hier eine Analogie anbringen: Kein Unternehmen würde es heute noch akzeptieren, wenn ein Anwendungssystem seine eigene proprietäre Datenbank mitbringen würde. Warum sollte dies bei klassischen Anwendungen von DMS/ECM anders sein. Dass jede DMS/ECM-Lösung ihr eigenes Archiv mitbringt, ist hochgradig ineffizient und führt zu einer unübersichtlichen, schwer zu managenden Archivinfrastruktur. Wie bereits gesagt, ist Unified Archiving ein ganzheitlicher Ansatz, der ein zentrales Archivierungs-Backbone an die Stelle dieser vielen verschiedenen Insellösungen stellt. Dadurch ergeben sich bessere Administrations- und vor allem auch Recherchemöglichkeiten – Stichwort ‚E-Discovery’.
Neben den vorhin bereits genannten Vorteilen und zusätzlichen Funktionen, die dieser ganzheitliche Ansatz ermöglicht, sorgt eine saubere Trennung des digitalen Archivs auf der Datenhaltungsebene und der darauf aufsetzenden Anwendungen, wie DMS/ECM-Lösungen, für eine eine leichtere Wartung und macht Unternehmen flexibler bei der Wahl der Anbieter sowie bei der Migration auf andere Systeme. Während früher die Lebensdauer der IT-Systeme typischerweise die Lebensdauer der damit verwalteten Informationen überstieg, werden in Zukunft eine große Menge an Informationen die Systeme überdauern, mit denen sie verwaltet werden. Mit der zentralen Struktur des Unified-Archiving-Ansatzes ist es deutlich einfacher möglich, Informationen über sich immer wieder wandelnde IT-Systemlandschaften hinweg zu managen, weiterzuentwickeln, zu archivieren und zu analysieren.
Wo/An welcher Stelle in der IT-Struktur setzt das Konzept auf?
Unified Archiving ist eine zentrale Infrastruktur. Für die kurzfristige Datenhaltung setzen die Unternehmen heute auf ein zentrales relationales Datenbanksystem. Analog dazu ist unser Unified-Archiving-Backbone ‚dg hyparchive’ eine zentrale Infrastruktur für die langfristige Datenhaltung. Wir bieten schon heute eine enorme Menge an fertigen Schnittstellen zu diversen Mail, ERP-, CRM-Systemen, SharePoint, unterschiedliche Filesysteme und eine universelle Schnittstelle zur Anbindung von individuellen Anwendungen. Unsere breite Partnerlandschaft baut dieses Portfolio zusätzlich ständig aus.
Für welche Unternehmen ist Unified Archiving geeignet?
Vor allem durch die rechtlichen Vorgaben ist sichere Datenarchivierung und damit das Konzept Unified Archiving ein Thema für nahezu jedes Unternehmen geworden. Die Frage ist hierbei nur, inwieweit die Lösung auf das Unternehmen zugeschnitten ist. Man darf aber nicht den Fehler begehen und die Konzeptionierung einer passenden Archivierungs-Strategie als lästige Pflicht ansehen. Ganz im Gegenteil können Unternehmen – eine entsprechende Planung vorausgesetzt – zahlreiche Vorteile durch den Einsatz von Unified Archiving generieren. Und vor allem der modulare Aufbau des Konzepts mit einem zentralen Archiv-Backbone und zahlreichen zusätzlichen Modulen für unterschiedliche Archivierungsbelange ermöglicht einen entsprechend zugeschnittenen, aber dennoch einfachen Aufbau.
Aber welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein, damit UA im Unternehmen eingesetzt werden kann?
Salopp gesagt, nur die strategische Einsicht, dass eine zentrale Lösung besser ist als viele Insellösungen. Technisch und organisatorisch ist eine Unified-Archiving-Lösung sehr einfach einzuführen. Alle Unternehmen, die heute vor der Wahl stehen, eine weitere Archivierungslösung anzuschaffen, sollten die Gelegenheit zum Einstieg in Unified Archiving nutzen. Bestehende Insellösungen können dann bei Gelegenheit sukzessive abgelöst werden.
Das Konzept basiert auf einer sehr umfangreichen und übergreifenden Archivstruktur – erzielt es seinen Nutzen auch, wenn ich nur bestimmte Aspekte hiervon brauche?
Die wichtigsten Anforderungen und Zukunftskonzepte in der Archivierung lassen sich nur mit Unified Archiving sinnvoll und vor allem kostengünstig umsetzen. Für unsere Kunden sind Aspekte wie unternehmensweite Suche, übergreifendes Management von Aufbewahrungsfristen und einfaches technisches Handling besonders wichtig.
