Interview mit Andreas Duthel, Director Lexmark Global Services DACH. Lexmark International Inc.
Output Management, Dokumentenmanagement-Lösungen, dokumentenintensive Geschäftsprozesse, Einsparpotenziale
Gehört digitalen Dokumenten die Zukunft? Jein! Denn obwohl immer mehr Geschäftsdokumente elektronisch abgelegt werden, sind papierlose Büros kaum vorstellbar. Zwar bemühen sich viele Firmen, Papier und damit Kosten zu sparen. Dennoch landet laut Ipsos-Studie[1] jede siebte Seite im Papierkorb, ohne dass je ein Blick auf sie geworfen wurde und die Output-Kosten betragen bis zu drei Prozent des Gesamtjahresumsatzes eines Unternehmens. Um diese Ausgaben langfristig zu senken, bedarf es einer sorgfältigen strategischen Planung: Immer mehr Unternehmen setzen daher auf Managed Print Services (MPS) und wollen mit Dokumenten-Management-Lösungen dokumentenintensive Geschäftsprozesse optimieren. Im Interview gibt Andreas Duthel, Director Lexmark Global Services für die DACH-Region, Antworten auf die wichtigsten Fragen zu diesem Trendthema.
Herr Duthel, haben Drucker ausgedient und gehört digitalen Dokumenten die Zukunft?
Die Marktauguren sind hier zweigeteilt: Die einen sagen, dass wir durch die zunehmende Nutzung von Smartphones und Tablet-PCs immer weniger Dokumente drucken werden. Die Gegenseite argumentiert, dass gerade durch die Nutzung der mobilen Geräte die Zahl der Informationen zunehmend steigen wird. Diese neu gewonnene digitale Information hat eine gute Chance, irgendwann zu Papier gebracht zu werden.
Herr Duthel, was bedeutet MPS?
Managed Print Services, kurz MPS, unterstützen Unternehmen dabei, ihren individuellen Output zu steuern und zu optimieren. Laut einer aktuellen Studie der International Data Corporation IDC tappen 70 Prozent der befragten Unternehmen bei der Einschätzung ihrer Output-Kosten im Dunkeln. Hier schafft MPS Abhilfe. Dabei ist MPS ein kontinuierlicher und modularer Prozess, denn die Service-Leistungen werden stets den individuellen Veränderungen und Weiterentwicklungen im Unternehmen angepasst. Jede Firma bestimmt selbst, welche Dienstleistungen in Anspruch genommen werden. Die einen wollen lediglich ihre Output-Infrastruktur neu organisieren. Andere wünschen sich zusätzlich eine automatische Bestellung neuer Tonerkassetten durch den Service Provider. Einige MPS-Dienstleister, darunter auch Lexmark, bieten zusätzlich die Verwaltung digitaler Inhalte im Rahmen einer breiter angelegten ECM-Strategie. So gibt es beispielsweise Software-Lösungen, die sämtliche geschäftsrelevante Informationen aus digitalisierten Papierdokumenten auslesen, die Dokumente klassifizieren und sie automatisch an Geschäftsanwendungen wie Dokumentenmanagement-, Enterprise Resource Planning- und Finanzmanagement-Systeme übermitteln. Die manuelle Verschlagwortung von Dokumenten entfällt, Informationen werden schneller zugänglich und Geschäftsprozesse beschleunigt.
Können Sie konkrete Beispiele aus der Praxis nennen?
Ein wichtiges Ziel von MPS ist es, die richtige Menge der geeigneten Output-Geräte an der passenden Stelle zu platzieren. Auf diesem Weg werden die Geräte optimal eingesetzt und ausgelastet, was die Output-Kosten erheblich verringert. Greifen beispielsweise mehrere Mitarbeiter auf ein Gerät zu, verringert sich die Anzahl der Geräte und damit auch die Anschaffungs-, Wartungs-, Reparatur- und Energiekosten. Gleichzeitig kann ein leistungsfähiges Gerät mit niedrigeren Seitenkosten eingesetzt werden. Bei der Art des Geräts ist darauf zu achten, dass es den jeweiligen Anforderungen gerecht wird. Der Einsatz eines A3-Kopierers ist beispielsweise nur dann sinnvoll, wenn auch zahlreiche Dokumente im A3-Format kopiert werden. Tatsächlich werden in den meisten Unternehmen weniger als drei Prozent aller Seiten im Format DIN A3 benötigt. Im Rahmen eines MPS-Projektes werden diese Anforderungen genau überprüft. Ein großer Kostenfaktor stellt zudem die Vorfinanzierung und Einlagerung von Verbrauchsmaterialien dar. Tonerkassetten werden meist auf Vorrat bestellt – häufig von verschiedenen Mitarbeitern. Die Folge davon ist, dass viele der Output-Geräte bereits entsorgt werden, bevor der über mehrere Jahre angelegte Vorrat an passenden Tonerkassetten überhaupt aufgebraucht ist.
Wo steht MPS heute?
Das Meinungsforschungsinstitut Ipsos hat herausgefunden, dass fast die Hälfte aller befragten Unternehmen in Europa seine Output-Richtlinien jüngst reformiert hat. Immer mehr Unternehmen lassen sich beraten, wie sie durch ein reformiertes Output Management Kosten sparen und Prozesse optimieren können. Bislang beziehen viele der von IDC in einer Studie befragten Unternehmen vorwiegend Basisdienstleistungen. Dazu gehören Wartung oder Support mit 56 Prozent, Gerätebeschaffung mit 51 Prozent und die automatische Bestellung von Verbrauchsmaterialien wie Papier oder Toner mit 47 Prozent. Derartige Verträge senken zwar kurzfristig Kosten, es ist aber ratsam, längerfristig zu planen. Denn im Zusammenspiel mit Dokumentenmanagement-Lösungen hilft MPS dabei, Kosten zu sparen und Prozesse deutlich effektiver zu gestalten. Rund die Hälfte aller befragten mittelständischen Unternehmen wollen laut IDC in den kommenden zwei Jahren mithilfe von MPS ihre Analyse und Bedarfsplanung, die Gerätekonsolidierung, das Asset Management und die stete Optimierung der Druckerumgebung verbessern.
Wohin führt die Reise? Was sind die Herausforderungen der kommenden Jahre?
Laut IDC wird der europäische Markt für MPS bis 2014 ein Volumen von vier Milliarden Euro erreichen. Zurzeit nutzen 20 Prozent der europäischen Unternehmen ab 500 Mitarbeitern MPS – Tendenz steigend. Beeinflusst durch Papierflut und Wildwuchs wissen immer noch zu wenige Firmen, wie viel sie für den Druck ihrer Dokumente ausgeben und welche Geräte unter- oder überlastet sind. Hinzu kommen Schwierigkeiten durch technische Probleme, Geräteausfälle oder Sicherheitslücken. All diese Bereiche müssen gesamtheitlich angegangen werden. MPS bietet sowohl großen als auch mittelständischen Unternehmen eine vollständige Kostentransparenz und -kontrolle. Das Einsparpotenzial liegt bei bis zu 30 Prozent.
Wie gestaltet sich ein MPS-Angebot?
Managed Print Services sind sehr individuell und richten sich gezielt nach den jeweiligen Anforderungen des Unternehmens. Ein wichtiges MPS-Ziel ist es, die richtige Anzahl geeigneter Output-Geräte an der passenden Stelle zu platzieren und so optimal einzusetzen. Ein professionelles MPS-Konzept lässt sich in drei Phasen unterteilen: Auf die Analyse des Ist-Zustandes im jeweiligen Unternehmen folgen die Festlegung des optimalen Soll-Zustandes sowie die Inbetriebnahme und Steuerung der neuen Struktur. Für mittelständische Unternehmen entwickelt Lexmark MPS-Dienstleistungen gemeinsam mit Partnern. Unsere Mitarbeiter analysieren bei jedem MPS-Projekt zunächst individuelle Anforderungen und entwickeln dann maßgeschneiderte Strategien. Gleichzeitig planen sie die Beschaffung, Finanzierung, Installation und Integration der Geräteflotte, automatisieren Bestellprozesse und kontrollieren stets die Auslastung sämtlicher Output-Geräte. Und auch die Mitarbeiter müssen konkret und aktiv in die neue MPS-Strategie einbezogen werden.
Welche technischen Aspekte fließen in MPS-Strategien ein?
Moderne Output-Geräte verfügen beispielsweise über ein spezielles Sicherheitskonzept: Erst nachdem sich der Mitarbeiter zum Beispiel mit seiner Chipkarte identifiziert hat, wird der Druckauftrag auch tatsächlich ausgeführt. Das verhindert, dass gedruckte Dokumente wie beispielsweise Personalakten, Gehaltsabrechnungen oder Kreditverträge im Drucker liegenbleiben und für jeden einsehbar sind. Lexmark schafft zudem eine technische Anbindung zu allen netzwerkfähigen Endgeräten des Kunden. Auf diesem Weg sammeln wir die Daten ein, die wir dem Kunden anschließend in Form eines Standard-Reportings zur Verfügung stellen – beispielsweise Informationen zur Auslastung der eingesetzten Geräte. Damit bieten wir dem Kunden nicht nur operativen Mehrwert, sondern wir tauschen uns auch zu taktischen und strategischen Themen aus. Das Ergebnis wird in ein gemeinsam zu definierendes Governance-Konzept eingebunden. Grundsätzlich lässt sich also sagen, dass eine gesamtheitliche Strategie für das Output- und Dokumentenmanagement immer wichtiger wird.
Herr Duthel, wir danken Ihnen für dieses Gespräch.
