Florian Laumer, Henrichsen AG
SharePoint 2013 bietet eine Reihe von neuen Funktionen und Optimierungen: unter anderem ist FAST Search nun vollständig integriert, die Social-Funktionen sind erweitert im Vordergrund (z.B. durch laufende Integration von YAMMER), der Betrieb ist 100-prozentig in der Cloud, onPremise oder auch Hybrid möglich, es sind Self Service BI und ein neues App-Konzept verfügbar.
Damit lässt sich die immer größere Datenflut von internen und externen Informationen in mittelständischen Unternehmen beherrschen und in einen geschäftsrelevanten Zusammenhang bringen – einer vollumfänglichen Konsolidierung unterschiedlichster Lösungen steht nichts mehr im Wege. „Intelligente Informationslogistik“ meint hier die Herausforderung für den Mittelstand, die richtigen Informationen zur richtigen Zeit und am richtigen Endgerät zur Verfügung zu stellen. Doch die „Technologie“ SharePoint allein ist nicht ausreichend, es sollten noch die folgenden essenziellen Grundbausteine berücksichtigt werden.
Unternehmensstrategie – Basis für Informationslogistik
Grundlegend ist es, die Informationslogistik-Strategie, basierend auf SharePoint, auf die Unternehmensstrategie auszurichten. Dies spiegelt sich ebenfalls im nächsten Schritt auf die Infrastruktur wider, um nach dem Motto „Think Big – Start Small“ vorgehen zu können. Deshalb sollte man sich gleich am Anfang folgende Fragen konkret stellen, um zielgerichtet und strategisch durchdacht vorzugehen.
- Welche unternehmerischen Ziele sollen die nächsten Jahre erreicht werden?
- Was sind die Wertschöpfungsprozesse des Unternehmens?
- Welche bisher ungelösten Anforderungen gibt es bereits aus den Fachbereichen?
- Wie schafft man es, durch die SharePoint-Technologie und ihren Möglichkeiten wettbewerbsfähiger zu sein?
Je konkreter diese Unternehmensstrategie definiert ist und je genauer die Dokumenten- und Prozessanalyse, desto exakter lassen sich die Arbeitspakete definieren. Diese Informationslogistik-Strategie, die auf SharePoint aufsetzt, ist als laufender Prozess zu verstehen. Sehr interessant ist darüber hinaus die Tendenz, dass sich viele Unternehmen mittels SharePoint nach außen öffnen und so auch Externe an dieser Technologie teilhaben lassen, um gemeinsam schneller zu agieren.
Setzt man nun den SharePoint-Fokus mehr auf Enterprise Information Management, sind zusätzlich bewährte Produkte und vor allem Erfahrung gefragt, um im Vorfeld die strukturierten und unstrukturierten Informationen richtig aufzubereiten und in den SharePoint als zentrales Repository zu importieren. Hier ist das erforderliche Know-how gefragt, die vorgelagerten technologischen Produkte (Scanning, Belegerkennung, ERP-Integration in SAP und DYNAMICS, ERP-nahe Verarbeitungsstrecken wie Invoice und BANF, Filesystem, Formatkonverter, etc.) zu integrieren.
SharePoint-Infrastruktur – entscheidend für Ausbaupotenzial
Auf SharePoint zu setzen ist mehr als eine Infrastrukturentscheidung, wenn Unternehmen das Konsolidierungs- und Ausbaupotenzial erkennen. Die Unternehmen treffen eine Plattformentscheidung für die Informationslogistik der nächsten Jahre und tragen der starken Durchdringung der Office-Plattform an den Clients damit Rechnung.
Somit gehört zu Beginn eine SharePoint-Infrastruktur auf eine solide Basis, eine detaillierte Planung ist hier Pflicht. Darin sind die aktuellen IT-Rahmenbedingungen, die fachlichen und technischen Anforderungen aufzunehmen. Eine Test-, Entwicklungs- und Produktivumgebung ist für zukünftige Szenarien sehr vom Vorteil, um die Abhängigkeit und die Qualität ausführlich zu evaluieren. Kapazitätsplanung, Berechtigungen, Authentifizierung, Lastverteilung und vor allem Backup sind detailliert zu vorzubereiten.
Bei bestehenden Installationen ist darüber hinaus die Frage sehr interessant, ob SharePoint auch für zukünftige Szenarien ausbaufähig ist. Wie sieht die bestehende Infrastruktur seitens der Topologie aus? Wurde diese nur rudimentär aufgesetzt und „läuft“ mittels setup.exe oder wirklich nach Best Practice eines Infrastrukturspezialisten im Advanced Modus? Der SharePoint-Healthcheck kann hier wesentliche Informationen preisgeben. Zu beantworten ist zudem die Frage, ob wichtige Ausbaustufen noch umsetzbar sind und ob bereits alle Anwender darauf abgebildet wurden. Hier gibt es jede Menge Fallstricke, die durch Erfahrung zu verhindern sind. Denn dass SharePoint nicht performant ist, ist ein hartnäckiges Gerücht – mit etwas RAM für den SQL kann man sehr viel erreichen.
Interne Kommunikationsstrategie – überzeugend durch strukturiertes Projektmanagement
Wie schon bei der Unternehmensstrategie ist es essenziell, dass die Geschäftsführung die Kommunikationsstrategie aktiv mitträgt und dementsprechend internes Projektmarketing betreibt. Nicht vergessen werden sollte darüber hinaus die rasche Einbindung der Anwender, um diese bereits in den ersten Entscheidungsphasen mit zu involvieren. Auf diese Weise ist die Unternehmenskultur als sehr wichtiger Bestandteil mit an Bord (Betriebsrat nicht vergessen!). Darüber hinaus ist es zwingend notwendig, gute Projektleiter und erfahrende Lösungsarchitekten mit den entsprechenden Skills einzusetzen. Die richtige Einführungsstrategie wendet sich zudem zunächst an Mitarbeiter, die sich für die Technologie und Innovationen begeistern lassen.
Bild: Aktive Einbindung des Menschen innerhalb des Unternehmens mittels Informationslogistik
Das bedeutet aber nicht, dass die Administration dezentralisiert wird und jede Abteilung ihre eigenen Dinge entwickeln und schon gar nicht programmieren sollte (SharePoint würde dies sogar ermöglichen). Vielmehr hat es sich bewährt, die Potenziale in einem Unternehmen zu erarbeiten und dann in die richtigen Hände für die Verteilung der internen Botschaft zu legen. Mit etwas Technik-Affinität sind engagierte Mitarbeiter dann auch die richtigen, um die SharePoint-Anwendung als KeyUser weiter zu entwickeln und voranzutreiben.
Ebenfalls essenziell ist, dass die SharePoint-Strategie dauerhaft von einem festen Team fachlich und technisch betreut wird, um zukünftige Erweiterungen unter idealer Berücksichtigung implementieren zu können. Dadurch stellt sich in der Regel der gewünschte „Selbstläufer“-Effekt ein. Die User akzeptieren und nutzen die SharePoint-Umgebung, erkennen unternehmerische Verbesserungspotenziale und haben weniger Angst oder Bedenken, wenn dann ein wirklich „dickes“ Thema wie z.B. EIM auf SharePoint-Basis angegangen wird.
In diesem Zusammenhang ist es wichtig darauf hinzuweisen, dass SharePoint und Revisionssicherheit natürlich möglich ist. Dazu gibt es schon diverse Zertifizierungen von bekannten Wirtschaftsprüfern und auch nach IDW PS880. Auch sollten die vielfachen Migrationen von traditionellen ECM-Suites nach SharePoint hier keine Frage mehr offen lassen. Oder es könnte zumindest die komplette Prozessschicht mittels SharePoint realisiert werden und das bestehende Archiv dient weiterhin als revisionssicheres Backend. Nicht zu vergessen eine einheitliche Information Gouvernance: Diese muss eindeutig definiert werden – zusätzlich zu einem internen Kontrollsystem bezüglich der individuellen Compliance-Anforderungen.
SharePoint-Prozesse und -Produkte
Für die Wertschöpfung eines Unternehmens sind effiziente und effektive Geschäftsprozesse unerlässlich. Schlanke und transparente Prozesse auf Basis von SharePoint sorgen für Kosteneinsparungen, deutliche Effizienzsteigerungen und gewährleisten so die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen. Um hier einen schnellen Erfolg erzielen zu können, kann mittlerweile im SharePoint-Umfeld auf standardisierte Lösungen und Geschäftsanwendungen gesetzt werden.
So lassen sich beispielsweise komplexe Workflows und (Mobile)-Formulare schnell und einfach designen (hier bietet sich NINTEX als Drittanbieter an). Die vorausgehende Modellierung innerhalb SharePoint mittels Prozessportal bietet SIGNAVO an, um alle Beteiligten am Prozess teilhaben zu lassen. Werden darüber hinaus noch solide Geschäftsanwendungen benötigt wie Vertragsmanagement, Eingangsrechnungsbearbeitung, Qualitätsmanagement oder Personalakte, gibt es von der Produktlinie „ecspand“ bewährte Lösungen. Diese sind mittels Templates und Wizards schnell installiert und bieten im Standard ein sehr umfangreiches Set an fachspezifischen Funktionen. Aber auch individuelle Anwendungen, die auf den Fachbereich zugeschnitten sind, können durch Frameworks sehr schnell umgesetzt werden, ohne gleich in die individuelle Programmierung einsteigen zu müssen.
Florian Laumer, Senior Consultant SharePoint Solutions, Henrichsen AG. Die HENRICHSEN AG ist Pionier im Dokumenten- und Enterprise Content Management mit mehr als 20 Jahren Erfahrung in der intelligenten Verknüpfung von Informationen und Prozessen.
Wissensarbeit im Jahr 2020 ist das Motto des diesjährigen HENRICHSEN SolutionDay am 12. Juni 2012. Mehr Informationen unter www.henrichsen.de/de/events/.
