Martina Tomaschowski, Vice President Marketing & PR, Empolis
Die richtige Information zur richtigen Zeit zur richtigen Person auf verschiedensten Zielplattformen – vor dieser klassischen Herausforderung des Content- und Knowledge Management stehen heute sehr viele Unternehmen. Doch insbesondere in Branchen, in denen sich die relevanten Informationen sehr schnell ändern und in denen absolute Genauigkeit und Qualität unabdingbar sind, ist die effiziente und zuverlässige Steuerung von Inhalten entscheidend für den Markterfolg.
So sehen sich große Prüfungsgesellschaften und Netzwerke mittlerer Wirtschaftsprüfungsgesellschaften einer gewaltigen Menge an relevanten Inhalten gegenüber, die sehr komplex sind, sich ständig ändern und oftmals nur eine begrenzte Gültigkeit besitzen – Gesetze, Regularien, Gerichtsurteile, Interpretationen, Kommentare, Tabellen, unternehmensspezifische Compliance- Regelungen usw. Verschärfend kommt hinzu, dass mittelständische Unternehmen immer häufiger international tätig sind und selbstverständlich von ihrem Prüfer erwarten, auch bei Auslandsbezug umfassend in jeder Bestimmung normensicher geprüft zu werden. Gleichzeitig ist der Wettbewerb unter den Prüfungsgesellschaften sehr hart und die Preise befinden sich im Sinkflug. Kein Wunder also, dass in diesem Sektor immer mehr auf effizientes Content- und Knowledge Management gesetzt wird, um dieser Zwickmühle aus wachsenden Anforderungen und gleichzeitig schmelzenden Margen entgegenzutreten.
Verwaltung und Bereitstellung von prüfungsrelevanten Inhalten
Vor diesem Hintergrund hat Empolis spezifisch für den Bedarf großer Prüfungsgesellschaften eine Lösung zur geregelten Inhaltsbereitstellung und Publikation auf verschiedene Zielplattformen entwickelt, mit der den steigenden qualitativen und quantitativen Anforderungen für die Erstellung, Verwaltung und Bereitstellung von prüfungsrelevanten Inhalten begegnet werden kann. Ziel ist es, mit dieser unternehmensweiten Lösung weltweit sowohl Mitarbeiter als auch in abgestufter Form Kunden mit qualitätsgesichertem Wissen zu versorgen.
Das Besondere an dieser Lösung ist, dass sie Content- und Knowledge Management intelligent miteinander kombiniert – Stichwort „Smart Information Management“. Allgemein gesprochen werden hierbei die in einem Component Content Management System erstellten und verwalteten Inhalte mit dem in einem Knowledge Management System hinterlegten oder generierten Wissen (beispielsweise über Produkte, Kunden, deren Profile, Lieferanten uvm.) zu intelligenten, smarten Inhalten kombiniert, um so einen Mehrwert aus Information zu schaffen. Inhalte werden also nicht „nur“ mit Metadaten ausgezeichnet, sondern zusätzlich in einen wissensbezogenen Kontext gestellt. Sobald sich die Wissensbasis im Laufe der Zeit ändert, kann dies zur Folge haben, dass bestimmte Inhalte plötzlich anders als in der Vergangenheit bewertet werden. Folglich müssen sie dann entweder aktualisiert oder gelöscht werden. Dies leistet das System im Sinne von Smart Information Management automatisch.
Autorisierter Content – tagesaktuell und sprachunabhängig
Die Lösung ist in der Lage, sämtlichen Zielgruppen (Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, Rechtsanwälte und Mitarbeiter im Prüfungsprozess) jederzeit und sprachunabhängig, autorisierte und tagesaktuelle Informationen in höchster Qualität bereitzustellen und dabei Zugriffsrechte und Sicherheitsrichtlinien korrekt zu berücksichtigen. Zudem wird die zeitliche Gültigkeit von Gesetzen und Regeln automatisiert umgesetzt. Auf diese Weise erhalten beispielsweise Vorschriften, die einer zeitlichen Begrenzung unterliegen, nach der entsprechenden Frist den Status „Abgelaufen“ und werden aus dem Informationspool entfernt.
Technisch realisiert wird dies über den sogenannten „Content Broker“. Dieser übernimmt die Inhalte aus den verschiedenen Quellen (wie SEC, IFRS, AICPA, GASB usw.), automatisiert Updates und erledigt die dynamische Publizierung und Verteilung von relevanten Inhalten. Natürlich werden hierbei auch die von den Redakteuren freigegebenen Informationen aus internen Quellen dynamisch berücksichtigt und automatisch in die entsprechenden Dokumente eingefügt. Bezüglich der Dokumentart kann es sich neben Texten auch um Bilder, PDFs oder andere Dateiformate handeln. Auch Versionierungen werden automatisch beachtet. Im Falle einer irrtümlichen Freigabe kann der entsprechende Inhalt auch wieder „zurückgerufen“ werden und steht dem Informationspool anschließend nicht mehr zur Verfügung.
Publikationssystem – Komfort durch formularbasierten Editor
Das System ist so ausgelegt, dass das Publikationssystem und das Redaktionssystem voneinander entkoppelt sind. So ist gewährleistet, dass das Publikationssystem auch dann noch zur Verfügung steht, wenn das Redaktionssystem einmal – beispielsweise durch das Aufspielen eines Upgrades – gewartet wird. Ebenso ist die Zugriffskontrolle entkoppelt, d.h. das Publikationssystem greift über die Content-Broker-API und eine verschlüsselte und authentifizierte Verbindung direkt auf den veröffentlichten Content zu.
Externe Redakteure können sich direkt in das System einloggen und ihre Inhalte effizient einbinden. Hierzu wurde ein „formularbasierter Editor“ entwickelt, mit dem die Fachredakteure sehr intuitiv arbeiten können. Der Nutzer merkt dabei gar nicht, dass er unmittelbar XML-Inhalte bearbeitet, da der Editor seine Inhalte im Hintergrund übersetzt. All dies trägt dazu bei, den Redaktionsaufwand so gering wie möglich zu halten.
Der Content Broker verwaltet permanent und hoch performant Daten-Updates. Die unterschiedlichen Publikationssysteme können so jederzeit eine Anfrage stellen wie „liefere mir alle für mich relevanten Dokumente seit gestern“ und erhalten die entsprechenden Dokumente, bei denen man jederzeit sicher sein kann, dass die Inhalte korrekt und gültig sind. Dabei wurde ein Hauptaugenmerk auf die flexible Ausgabe der jeweiligen Informationen gelegt. Unterschiedlichste Zielformate wie beispielsweise Intranet, Web oder Smartphone wurden berücksichtigt, um den Prüfern wirklich jederzeit und in jeder Situation das benötigte Wissen vermitteln zu können. Da die Lösung Cloud-basiert ist, reicht also ein Webbrowser und eine Internetverbindung, um jederzeit und unkompliziert Zugriff auf die benötigten Inhalte zu bekommen. Die Inhalte können darüber hinaus auch in interne Portale ‒ beispielsweise auf Basis von SharePoint ‒ publiziert werden.
Fazit
Für Wirtschaftsprüfungsgesellschaften amortisiert sich die Einführung einer solchen Lösung in weniger als 18 Monaten. Die mit Prüfungshandlungen betrauten Mitarbeiter können so qualitativ hochwertige Arbeit in kürzerer Zeit erbringen. Gleichzeitig reduziert das System spürbar die Kosten für Recherche und Redaktion.
Martina Tomaschowski, Vice President Marketing & PR, Empolis. Empolis-Lösungen befähigen Unternehmen und Organisationen, die exponentiell wachsende Menge strukturierter und unstrukturierter Daten zu analysieren, zu interpretieren und automatisiert zu verarbeiten. Sie nutzen damit ihr Wissenskapital, um unternehmenskritische Geschäftsprozesse zu optimieren. Entscheider, Mitarbeiter und Kunden erhalten so stets situations- und aufgabengerecht genau die Information, die für sie relevant ist.
