Collaboration: Integration von E-Mail und Geschäftsanwendungen

Autor – Andreas Richter, VP Marketing Europe, GROUP Business Software

Immer mehr Unternehmen setzen auf Social Business – und die Grundlage hierfür stellen flexible Plattformen wie IBM Connections oder Microsoft SharePoint dar. Mit ihnen profitieren Unternehmen von schlanken Geschäftsprozessen und der Vereinfachung vieler Abläufe dank leistungsfähiger Web-Technologien: Dies beginnt bei der zentralen Ablage von geschäftsrelevanten Inhalten, reicht über die bessere Koordination teambezogener Aktivitäten und die zielgerichtete Abstimmung von Prozessen bis hin zur Integration von Geschäftsanwendungen.

Social Business-Plattformen machen sich dabei die Funktionen sozialer Netzwerke zunutze und ermöglichen Mitarbeitern beispielsweise eigene Communities zu gründen, in denen sie gemeinsam an Themen und Wikis zur gemeinsamen Wissensverwaltung arbeiten können. In Blogs teilen sie Ideen und Erfahrungen miteinander, während Aktivitätsfunktionen helfen, Teams besser zu organisieren und Projekte in einzelne, planbare Schritte zu strukturieren. Da jeder Mitarbeiter über ein eigenes Profil verfügt, in dem auch seine Kompetenzen durch entsprechende Verschlagwortung getaggt werden, lassen sich im Handumdrehen die richtigen Ansprechpartner aus allen Unternehmensbereichen finden.

Geschäftsanwendungen mit Social Business-Plattformen verbinden

Moderne Collaboration-Umgebungen in Unternehmen sind längst nicht mehr monolithisch aufgebaut. Das betrifft nahezu alle Bereiche – beginnend bei Messaging bis hin zu den eigentlichen Geschäftsanwendungen. Unternehmen entscheiden sich daher immer öfter für unterschiedliche Anbieter und nutzen so die spezifischen Stärken der verschiedenen Plattformen. Das bringt Vorteile mit sich, aber auch neue Herausforderungen. So sehen sich Unternehmen zunehmend mit unterschiedlichen Anwendungswelten konfrontiert, die es intelligent miteinander zu verbinden gilt.

Dabei liegt der Fokus nicht nur auf dem Zusammenspiel von IBM- und Microsoft- Lösungen, sondern auch auf der Integration verschiedener Systeme: Gemeint sind hier beispielsweise die E-Mail-Kommunikation oder auch Geschäftsanwendungen. Denn nur wenn alle geschäftskritischen Systeme eine Kopplung mit den neuen Plattformen erfahren, lässt sich auch ein messbarer Mehrwert und eine erhöhte Akzeptanz von Social Business realisieren. Dank neuer Lösungen wie GBS iQ.Suite Connect, die als Bindeglied zwischen diesen Umgebungen fungieren, wird diese Kopplung jetzt möglich. Sie übernehmen beispielsweise die Integration des meist genutzten Kommunikationsmediums E-Mail mit den führenden Social Business-Plattformen.

Zentrale Ablage von E-Mail-Anhängen

Um E-Mail-Anhänge automatisch in Social Business-Plattformen wie IBM Connections und Microsoft SharePoint zu transferieren und dort im Rahmen einer zentralen Ablage für Mitarbeiter verfügbar zu machen, wird der entsprechende Anhang automatisiert aus der E-Mail entfernt und durch einen Link zur Ablage in der Social Business-Plattform ersetzt. Dateianhänge von E-Mails können damit unter Mitarbeitern deutlich einfacher geteilt werden. Flexibel konfigurierbare Richtlinien zur automatischen Klassifizierung sorgen außerdem dafür, dass nur Anhänge geschäftsrelevanter E-Mails in die Collaboration-Plattformen überführt werden.

Mitarbeiter erhalten demnach über eine Plattform zentralen Zugriff auf Dateianhänge. Darüber hinaus wird auf diese Weise eine redundante Speicherung der Dateien in beiden Systemen – E-Mail und Social Business – von vorherein vermieden. Auch führt die Entfernung der Anhänge zu einer Entlastung der E-Mail-Server und damit der gesamten Infrastruktur. In Kombination mit kompatiblen, leistungsfähigen Anti-Virus- und Anti-Spam-Lösungen können Unternehmen zudem sicherstellen, dass grundsätzlich nur saubere E-Mail-Anhänge auf ihrer Collaboration-Plattform abgelegt werden.

Social Apps mobilisieren Geschäftsprozesse

Auch Web-Anwendungen profitieren von der zentralen Ablage von E-Mail-Anhängen. Als Werkzeuge zur schnellen und intuitiven Erstellung von Social Business-Anwendungen werden dabei Lösungen wie beispielsweise der GBS AppDesigner eingesetzt, die auch den Zugang von Fachanwendern zur Entwicklung von Geschäftsanwendungen ermöglichen. Er erfolgt idealerweise ohne Programmierkenntnisse über eine webfähige, leicht verständliche Drag & Drop-Oberfläche, die auch einfache Workflows abbilden kann. Das Ergebnis sind auf die Bedürfnisse des eigenen Unternehmens zugeschnittene webbasierte Anwendungen, die bestehende Geschäftsanwendungen flexibilisieren und nahtlos in die etablierten Collaboration-Plattformen integrieren. Anwender müssen so ihre Arbeitsumgebung nicht mehr verlassen.

Diese Social Apps sind darüber hinaus Smartphone- und Tablet-fähig und damit für den mobilen Alltag gerüstet. Insbesondere dieser Punkt ist im Hinblick auf die Mobilisierung von Geschäftsprozessen entscheidend, denn in vielen Unternehmen zählen Mobilgeräte zur Grundausrüstung der Mitarbeiter. Damit steigt die Notwendigkeit, Tablets sowie Smartphones in ein entsprechendes Mobile Business-Konzept einzubinden.

Fazit

Das Zusammenspiel aus E-Mail und anderen Geschäftsanwendungen mit Social Business formt aus unterschiedlichsten Anwendungswelten und Collaboration-Umgebungen eine Einheit, die Mitarbeiter in die Lage versetzt, die für ihre Arbeit notwendigen Informationen von den unterschiedlichsten Geräten aus zentral abzurufen und zu speichern.

Andreas Richter, VP Marketing Europe bei GROUP Business Software. GBS ist führender Anbieter von Lösungen und Services für die IBM- und Microsoft Collaboration-Plattformen. Mit den Competence Centern Security, Modernization, Mobility und Portal & BPM befähigt GBS seine Kunden, die Herausforderungen von heute und morgen schneller, einfacher und effizienter zu bewältigen. Weltweit vertrauen mehr als 5.000 Kunden und 4 Millionen Anwender auf die Expertise von GBS.

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