Social Intranet, Collaboration, Wissensmanagement, Activity Stream, MySite
Stefanie Eckart, Communication & Marketing Manager bei der IPI GmbH
SharePoint hat bereits in der 2010er Version gezeigt, dass der Trend zum Thema „Social“ erkannt wurde und brachte Blogs, Wikis, Ratings, Kommentarfunktionalitäten sowie eine persönliche MySite mit. Ein „internes Facebook“ konnte damit aber noch nicht ohne Zusatztools erstellt werden. Das ändert sich nun mit der neuen Version SharePoint 2013. Diese ergänzt die Plattform mit einigen Funktionalitäten, die eine soziale Zusammenarbeit deutlich erleichtern: einem Community-Site-Template, einem persönlichen Activity-Stream, neuen Like-/Feedbackfunktionalitäten sowie einem Punktesammelsystem für Anerkennung und Motivation.
Die „Social“-Funktionalitäten
Die neue MySite und der Activity-Stream
Die Funktionalitäten der MySite wurden im Vergleich zu SharePoint 2010 deutlich erweitert. So ist es in der neuen Version möglich, adressierte Posts an Personen sowie private Nachrichten zu senden. Durch den neuen „Like“-Button können die Mitarbeiter ein schnelles Feedback und damit neue Motivation erhalten.
Der Activity-Stream wird in Social Intranets zum zentralen Einstiegspunkt jedes Mitarbeiters. Dieser wird dort über Neuigkeiten aus den eigenen Teams und Communities informiert und erhält einen schnellen Überblick über Aktuelles aus seiner Arbeitswelt. Jeder Nutzer kann eigene Statusmeldungen, Bilder und Videos veröffentlichen und umgekehrt auch von Kollegen abonnieren. Der neue Activity-Stream lehnt sich funktional stark an Facebook und Twitter an und bietet vergleichbare Funktionen wie „#” als Schlagwortmarkierung und “@” als Personenmarkierung und -adressierung. Filterfunktionalitäten helfen dabei, sich nur Beiträge zu den eigenen Interessensgebieten anzeigen zu lassen. So lässt sich auch die Informationsflut in größeren Unternehmen für den Einzelnen erheblich reduzieren.
Bild 1: MySite
Das Community-Site-Template und Reputationssystem
Mit dem neuen „Community-Site“-Template wurde die Zusammenarbeit in Communities in SharePoint 2013 stark optimiert. Im Mittelpunkt der Community-Site stehen eine Diskussionsliste und der aktuell angemeldete Anwender. Der Anwender sieht immer seine aktuelle Anzahl an Beiträgen, Antworten, deren Bewertung und den eigenen Reputationsstand. Beteiligte Akteure können ihre Inhalte gegenseitig bewerten und anhand einer definierten Bewertungsskala verschiedene Bewertungsrankings durchlaufen. So kann eine echte Social Community aufgebaut werden, in der Mitarbeiter schnell und einfach kommunizieren und Dokumente austauschen können.
Mitarbeiter streben danach, ein positives Feedback über ihre Arbeit zu erhalten. Dieses gibt Bestätigung und Motivation für das eigene Handeln und ist in einem Social Intranet durch einfache Rating-Funktionalitäten oder auch ein Belohnungs-Punktesystem umsetzbar. In SharePoint 2013 steht ein Reputationssystem zur Verfügung, das vom Verantwortlichen der Seite gepflegt werden kann. Bewertungsmöglichkeiten und die verschiedenen Stufen eines auf Punkte basierenden Reputationssystems können eingestellt werden. Das Buzzword hierzu lautet Gamification, also die Steigerung von Nutzungsmotivation durch den Einsatz von Spielkonzepten. Ein Beispiel hierfür findet sich im Innovationsmanagement: SharePoint kann dabei zur Ideenbörse werden, bei der ein Mitarbeiter auf Ideen wie auf Aktien setzen kann.
Bild 2: Community-Site
Mobile Ansichten
Das Thema „Mobile“ hat mit den sogenannten „Device Channels“ erstmals Einzug in die SharePoint-Welt gehalten. In SharePoint 2013 können damit eigenständige Designs (Master Pages, CSS etc.) für einen definierten Browser bereitgestellt werden. Auf diese Weise lässt sich die Anzeige einer SharePoint-Seite für verschiedene Geräte (z.B. IOS, Android, Blackberry) steuern. So können Mitarbeiter auch außerhalb des Firmenintranets Zugriff auf ihre SharePoint-Plattform erhalten und aktiv am Social Intranet partizipieren – ort- und zeitunabhängig, versteht sich.
Erfolgsfaktoren eines Social Intranets
Bei der Vielzahl an Möglichkeiten, ein „Social Intranet“ zu gestalten, sollten jedoch auch Fragen nicht zu kurz kommen wie: Kommen die Mitarbeiter überhaupt mit all diesen Funktionalitäten zurecht? Wie reagiert der Betriebsrat? Oder: Wie können die Basisfunktionen eines Intranets wie die Verteilung von Unternehmensneuigkeiten überhaupt integriert werden? Welche Tools und Funktionen eignen sich wofür? Und wie erreicht man, dass die Anwender das Social Intranet auch wirklich annehmen?
Kein Unternehmen sollte ein Social Intranet ins Leben rufen, nur weil dies gerade der Trend ist. Aus unserer Projekterfahrung konnten wir folgende Faktoren ermitteln, die einen langfristigen Erfolg eines Social Intranets begünstigen:
- Zieldefinition und Planung
Unter Beteiligung der Endanwender und Fachabteilungen ist vor Projektstart genau zu ermitteln, welche Anwendungsfälle sich durch Social Media-Tools unterstützen und optimieren lassen. Nur wenn Social Media-Tools den Arbeitsprozess erleichtern, werden Mitarbeiter zur Nutzung motiviert. - Veränderung der Unternehmenskultur
Soziale Funktionalitäten verändern nicht automatisch die Unternehmenskultur, doch sie können ein Umdenken unterstützen. Dieses muss stattfinden, um die vielfältigen Potenziale optimal zu nutzen. Eine Kultur der Transparenz, des Dialogs und der Offenheit ist die Basis für eine breite Akzeptanz der technischen Möglichkeiten. - Ganzheitliche Integration
Ein Fehler wäre es, Web-2.0-Funktionen als separate Tools im Unternehmen einführen zu wollen. Anwender akzeptieren in erster Linie Funktionalitäten, die als selbstverständliche Bausteine in die Kommunikation und in die Arbeitsumgebung integriert sind. SharePoint ist für Social Intranets daher ideal geeignet, weil die Plattform oftmals schon für alle tagesaktuellen Arbeitsabläufe und für die Zusammenarbeit der Mitarbeiter untereinander genutzt wird. - Schrittweises Rollout
Anwender sollten nicht von Beginn an mit zu vielen Funktionen und Möglichkeiten überfordert werden. Auch ein zu harter Cut oder Paradigmenwechsel sind nicht immer zu empfehlen. Es bietet sich daher an, mit den sozialen Funktionen zunächst konkreten Problemen und Schwachstellen im Unternehmen entgegenzuwirken. - Pilotanwender finden
Pilotanwender sind in mehrerer Hinsicht wichtig, um die Einführung von Sozialen Funktionen in Intranets zu stützen. Es ist wichtig, sowohl Social Media affine wie auch die skeptischen Mitarbeiter für die neuen Funktionen zu gewinnen. Pilotanwender können mit ihren positiven Erfahrungen und Erfolgsstories ihre Kollegen begeistern, diesen bei der Nutzung helfen und so zum unternehmensweiten erfolgreichen Einsatz beitragen. Auch firmeninterne „Patenschaften“ können eine Annäherung an die neuen Kommunikationstools ermöglichen – dabei übernimmt ein internetaffiner Mitarbeiter die Verantwortung für die Einführung eines internet-unerfahrenen Mitarbeiters in das Social Intranet. Zu welcher Gruppe man zählt, entscheidet man natürlich selbst. - Einführungskampagne
Eine Einführungskampagne für neue, soziale Funktionalitäten im Intranet kann ebenso die Akzeptanz eines Social Intranet erhöhen. Dabei muss sichergestellt werden, dass das Intranet beim Going-Live bereits über genügend Inhalte und Aktivitäten verfügt – also bereits „lebt“. - Kontinuierlicher Ausbau
Häufig kristallisieren sich im konkreten Anwendungsfall weitere spezielle unternehmensspezifische Anforderungen heraus, an die bei der ursprünglichen Planung noch niemand gedacht hat. Erweitert man die Möglichkeiten für die Nutzer auf Basis dieser Erkenntnisse, wird das Gesamtkonzept sinnvoll ergänzt und kontinuierlich ausgebaut.
Werden diese Faktoren bei der Konzeption und Einführung berücksichtigt, so sind ersten Weichen für den Erfolg gestellt.
Praxisbeispiel: Wissensmanagement als Teil des Social Intranets
Das Wissen und die Ideen der Mitarbeiter eines Unternehmens sind zu entscheidenden Wettbewerbsfaktoren geworden. Dabei kommt es darauf an Informationen effektiv zu verteilen, Expertenwissen schnell und einfach auszutauschen und die Zusammenarbeit in Projektteams auf einer Plattform zu organisieren. Diese Anforderungen wurden im sogenannten „Knowlege Center“ als Teil eines Social Intranets auf Basis von SharePoint realisiert.
Das Konzept ermöglicht es, Mitarbeiterwissen wiki-artig zu erfassen und so das intern verfügbare Know-how sowohl zu dokumentieren als auch zu erweitern. Jegliche Informationen und Dokumente sowie auch die Anwender selbst werden dabei vernetzt. Über Tags und Taxonomien werden die Informationen im Knowledge Center thematisch strukturiert. Auf diese Weise steht den Mitarbeitern umfangreiches Wissen in Form von Artikeln, Dokumenten, Hyperlinks, Grafiken, Fotos, Multimedia und mehr zu einem Thema zur Verfügung. Relationen verbinden Themen und schaffen Querverweise. Ein besonderer Nutzen entsteht vor allem durch die bessere beziehungsweise erneute Verwendung der digitalen Ressourcen, wie zum Beispiel kunden- oder prozessbezogene Informationen.
Bild 3: Themenseite eines Knowledge Centers
Die typischen Tools eines Social Intranets kommen auch hier zur Anwendung: So ist es möglich, Artikel von den Anwendern gemeinsam zu diskutieren und zu bewerten. Mitarbeiter mit den gleichen Interessen können findensich sehr einfach, miteinander verbinden und bei Bedarf auch standortübergreifend austauschen. So lassen sich – speziell in größeren Unternehmen, wo sich nicht alle Mitarbeiter persönlich kennen – Ansprechpartner und interne Experten für bestimmte Themen leichter ausfindig machen.
Fazit
Betrachtet man die Erfolgsfaktoren von Social Intranets, wird schnell sichtbar, dass die Technologie beim diesem Thema nur eine untergeordnete Rolle spielt. Dennoch bietet eine stabile technologische Plattform wie SharePoint bereits viele Standardfunktionalitäten, die den Aufbau eines Social Intranets vereinfachen. Zudem kommt es darauf an, dass die Softwarelösung leicht bedienbar und integrierbar ist. Der Buchtitel von Steve Krug „Don’t make me think“ (= „Lass mich nicht nachdenken müssen“) sollte die Maxime zur Entwicklung von Social Intranets sein. Umso schneller der Nutzer erkennt, was er tun muss, um an sein Ziel zu kommen, umso besser wird er das Intranet akzeptieren. Obwohl SharePoint viele nützliche Funktionalitäten mitbringt, ist und bleibt die Technologie nur ein Teil des großen Ganzen. Für einen langfristigen Erfolg bedarf es einer konsequenten Umstellung der Unternehmensprozesse und einer Kultur, die auf Vertrauen und Informationstransparenz setzt.
