Trend geht zur digitalen Personalakte auf dem Tablet und zu HR-DMS

    München, im Juni 2013 – Die HR Conference der aconso AG hat auch in diesem Jahr wieder ihr Ziel erreicht. Zusammen mit namhaften Experten, Partnern und aconso-Beratern erschloss das Premium-Branchenevent fundiert und auf solider Basis die aktuellen Trends im Personalumfeld:

    Schneller, einfacher, übersichtlicher – Relaunch der Digitalen Personalakte

    Ein deutlich erkennbarer Trend weist nach wie vor in Richtung Digitalisierung – womit die Digitale Personalakte noch immer hoch im Kurs steht, mittlerweile auch als mobile Lösung auf Tablet-PC und Smartphone.

    Nach 12 Jahren hat aconso die Digitale Personalakte einem grundlegenden Relaunch unterzogen. Anwender der neuen Version 4.0 der Digitalen Personalakte kommen nun schneller und komfortabler zum gewünschten Dokument. Dazu sind weniger Mausklicks beziehungsweise Fingertipps notwendig. Dank neuer HTML 5-Technologie hat sich außerdem die Performanz weiter verbessert, Dokumente lassen sich schneller als zuvor laden. Zur besseren Übersicht und Lesbarkeit verzichtete aconso darüber hinaus auf Frames. Eine klare Linienführung, selbsterklärende Icons und damit intuitive Bedienbarkeit standen im Mittelpunkt der Entwicklung. Weiterhin stehen dem Nutzer zwei Oberflächendesigns zur Auswahl: Ein SAP-Farbschema sowie ein neutrales aconso-Farbschema. Auf Wunsch erhält der Kunde auch ein personalisiertes, auf die Corporate Identity angepasstes Design.

    Zentraler Zugriff via Dashbord

    Ein weiterer auch im Personalumfeld deutlich erkennbarer Trend ist die automatisierte Dokumenterzeugung und verarbeitung. Viele Dokumente wie Personalanschreiben, Zeugnisse, Beurteilungen, Anträge etc. werden noch immer mit Word und Textbausteinen via Copy and Paste erstellt. Das wird sich künftig auch im Personalbereich ändern müssen. Auch diesen Trend hat aconso erkannt. Ulrich Jänicke, Vorstand der aconso AG, forderte deshalb in seinem Vortrag mehr Effizienz und Prozessoptimierung beim Dokumentenmanagement: „Jeder Personalprozess beginnt und endet mit einem Dokument. Eine effiziente Unterstützung bei der Dokumenterzeugung sowie digitale Prozess-Workflows sind künftig auch im Personalbereich nicht mehr wegzudenken.“ Die auf der HR Conference vorgestellten Zahlen in Sachen Prozessautomatisierung sprechen für sich: Immerhin kennen 72 % der Personaler das Thema, 58 % der Befragten wollen solche Systeme künftig nutzen, aber nur 25 % haben diese bereits im Einsatz (Quelle: Haufe-Studie „Automatisierte HR-Prozesse für mehr Effizienz“, 1.8.2011). „Der Bedarf ist extrem groß“, prognostiziert der aconso-Vorstand.

    Erstmals war deshalb das neue HR-Dashboard zu sehen: Neben dem zentralen Zugriff auf Dokumenterzeugungs-, Prozess- und Aktenfunktionalitäten in Verbindung mit SAP HCM bietet es eine Benutzeroberfläche, die Anwender ganz individuell an ihre Anforderungen anpassen können. „Die Anwender unseres Dashboards können die Bedienoberfläche gemäß ihrem Geschmack oder ihren persönlichen Vorlieben gestalten“, führt Ulrich Jänicke weiter aus. „Das ist vor allem im Hinblick auf neue User-Generationen wichtig, die den Umgang mit iPhone und iPad gewohnt sind und andere Oberflächen für antiquiert halten.“

    Personalakten in der Cloud?

    Dem Zeitgeist entsprechend bietet die aconso AG ihr Produktangebot seit vielen Jahren auch der Cloud an. Mit der sogenannten Controlled Cloud-Lösung liegen die Personalakten und Dokumente auf einer von aconso betriebenen Plattform sicher im eigenen Rechenzentrum in Deutschland. Das Unternehmen kümmert sich dabei um den reibungslosen Betrieb der Software, um Updates und die Administration sowie um die datenschutzkonforme Speicherung und rechts- und revisionssichere Archivierung der Dokumente. Der Zugriff auf die Daten erfolgt standortunabhängig, einfach, schnell und verschlüsselt über Webbrowser per VPN-Zugang. Die Zugriffsrechte sind dabei über ein ausgefeiltes Berechtigungskonzept genau geregelt. Schon heute nutzt ein erheblicher Teil der rund 6000 Anwender bei mehr als 140 Kunden in den Personalabteilungen die aconso-Lösungen in der Cloud.