Trendwende bei der Nutzung digitaler Ablagesysteme

    Der Mehrwert von elektronischen Akten wird von deutschen Unternehmen immer häufiger geschätzt. Das geht aus einer aktuellen Umfrage des Enterprise Content Management-Experten SAPERION hervor. Das Berliner Softwarehaus befragte über 300 Teilnehmer zu ihrem Umgang mit elektronischen Doku-menten. Rund 50 Prozent der Befragten setzen die digitale Ablage bereits ein. Weitere 15 Prozent planen die Einführung dieser Art der Dokumentenverwaltung in einem konkreten Projekt.

    Der Umfrage zufolge wird das Potential jedoch gerade im Bereich der digitalen Personalakte noch nicht voll ausgeschöpft. Trotz der offensichtlichen Vorteile, wie der Zeitersparnis bei Ablage, unternehmensweiter Suche und Verwaltung von Dokumenten sowie der Einsparung von Kosten, scheuen sich noch einige Unternehmen vor dieser Umstellung. Laut Dr. Martin Bartonitz, Produktmanager bei SAPERION, liegt das vor allem an der Unsicherheit hinsichtlich der Ein-haltung von Datenschutzbestimmungen: „Doch anders als bei Papierakten lässt sich bei der elektronischen Variante der Kreis der Personen, die Zugriff auf die Daten und Dokumente bekommen, festlegen. Das heißt, der verantwortliche Personalsachbearbeiter hat die Möglichkeit, bestimmten Anwendern den Zugriff zu gewähren oder zu entziehen.“

    Ein weiterer Vorteil einer digitalen Lösung ist die automatisch gesetzes-konforme Speicherung der Dokumente, wie vom Datenschutzgesetz gefordert. Auch hier spielt die Vergabe von Zugriffsrechten eine wichtige Rolle. Jede Bearbeitung wird protokolliert. Darüber hinaus ist die automatische Einhaltung gesetzlicher Vorschriften auch hinsichtlich geltender Aufbewahrungsvorschriften sichergestellt. Bartonitz resümiert: „Neben der nahtlosen Integration in die führenden Personalmanagement-Systeme, wie zum Beispiel SAP HCM, Varial, Infor oder perbit, bietet die elektronische Personalakte eine Reihe von weiteren wichtigen Funktionen, die bei der Einhaltung von Regeln unterstützen. Auch Unternehmen mit hohen Compliance-Anforderungen brauchen sich keine Sorgen zu machen.“

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    www.saperionblog.com